知っとく!勤怠管理!

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どれだけ便利?タイムカードと勤怠管理システムの比較

まだタイムカード管理?勤怠管理システムはいかがですか?

これまでの日本はタイムレコーダー(タイムカード)を使用したアナログな勤怠管理が一般的でした。

しかし、タイムレコーダーを使用した管理方法には数点のデメリットがあり、IT化や多様化が進んだ現代の働き方を考えると、この勤怠管理方法のままではスムーズな業務進行が難しくなってきました。

タイムレコーダーを使用したアナログな
勤怠管理の何がデメリットなのか?

  • タイムカードの集計に膨大な時間がかかる
  • タイムカードの保管に場所を取ってしまう
  • 他の人が打刻する、不正打刻が防げない
  • 給与計算や給与ソフトに手打ちで対応

これまでの勤怠管理方法では
対応が難しいこと

  • 多様化した就業ルールに対応できない
  • 従業員の勤務時間をリアルタイムに確認できない
  • 海外出張などに対応できない
  • 給与ソフトとのスムーズな連携が難しい
そこで今回は、タイムカードを使用した勤怠管理と、勤怠管理システムを比べると何が違うのか、どのように違うのかを簡単にご紹介したいと思います。
  タイムレコーダー・タイムカードの
勤怠管理の場合
勤怠管理システムを利用した
勤怠管理の場合
勤務時間の集計
タイムカードを元にした集計(Excelなど)は
非常に手間がかかる

勤務時間は自動集計で手間いらず
集計に必要な
人件費

集計に時間がかかるので、
その分の人件費が発生

自動集計のため、作業に人件費がかからない
ランニングコスト
タイムカード購入費、タイムカード保管費、タイムレコーダー故障時の対応費、集計にかかる人件費など、使い続けていくと費用がかさむ

システムによって金額は様々だが
高価なものもある
打刻漏れ時の対応
紙やメールでの申請のため煩雑

システム上で申請管理が行えるので便利
リアルタイム管理
締日以降にならないと
従業員の勤務状況がわからない

大抵の勤怠管理システムは
勤務時間をリアルタイムに自動集計
営業マンの勤怠管理
(外出先からの打刻)

メールなどでの自己申告制なら可能

携帯電話(スマホ)などを利用して
打刻可能。GPS機能つきのものも
不正打刻防止
運用上のルールなどで不正打刻を防ぐしかない

指紋認証などの打刻方法なら不正打刻を防止
海外での利用
メールなどでの自己申告制なら可能

国外でも国内と同じように管理することが可能
給与システム 連携
給与ソフトとの連携は考慮されていない

給与ソフトとの連携を考慮して作られている
アウトソーシング連携
勤務情報がアナログなので
アウトソーシングに不向き(費用がかさむ)

勤務情報をデータとして扱えるので
アウトソーシング向き
シフト管理
(スケジュール管理)

シフト管理と勤怠管理は
別物として扱われている

勤怠管理システムからシフト予定の作成が可能
タイムカード保管費
法律により3年間の保管が義務
タイムカードを保管するための場所代が必要

勤怠情報はデータなので保管費は不要

タイムカードを使用した勤怠管理とシステムを利用した勤怠管理の比較、いかがでしたでしょうか?

タイムカードは使いやすく、日本で広く使われていましたが、アナログな部分が多いため、ほとんどの業務をデジタルで行われるようになった現代には合わなくなっているのが実情です。

2016年からのマイナンバー導入により、総務部の業務も今まで以上にデジタル化されることが予想されるため、その一環としてタイムカードの勤怠管理方法から、システムを活用した勤怠管理方法を検討されてはいかがでしょうか?

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