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勤怠管理システムの5つのメリットを知ろう!

勤怠管理はシステム化が進んでいない分野だ、という話を耳にする機会があります。給与や会計はシステム化が当たり前なのに、なぜなのでしょうか?

理由の1つに、「導入効果がわかりづらい」ことにあるのではないでしょうか。そこで今回は、勤怠管理をシステム化すると得られる、5つのメリットをご紹介したいと思います。

メリット1:勤務集計作業を大幅削減!

メリット1:勤務時間の集計作業を大幅削減!

勤怠管理システムを導入すれば、勤務時間集計が自動化されるため、作業時間が大幅に削減することができます。

たとえば少人数の会社で1か月の作業に15時間しかかからないとしても、時給1,200円、月間18,000円、年間216,000円もの経費がかかっています。各現場のマネージャーに入力作業を行わせたり、管理職に勤務表への書き込みをさせたりしている場合には、時給はさらに高くなり、経費はもっと多くかかります。

集計時間の短縮以外にも、給与ソフトへデータ連携ができる、打刻漏れがひと目でわかり打刻漏れ分の申請が行える、タイムカード代や発送費などの消耗品費、タイムカードの保管が必要ないため倉庫代がかからない、など様々な効果が見込めます。

メリット2:人件費や業務負荷をリアルタイム把握

メリット1:勤務時間の集計作業を大幅削減!

タイムカードを締め日に集めて、それから集計する手作業の月次の勤怠管理では、人件費の把握が常に遅れます。店舗経営などの現場では、売上の少ない店舗に無駄に人員を配置して過剰な人件費がかかっていたり、一方、忙しすぎる店舗では人手不足で無理にシフトを回し、その結果、過労のためにスタッフが倒れていたり…。人件費や業務負荷の把握が遅いために、タイムリーな判断ができずに、経営に支障をきたしていませんか?

勤怠管理システムを使えば、複数の拠点の就業状況を、正確かつリアルタイムに把握することが可能です。どこか過剰に人員配備されている部署や店舗はないか、過剰人員をどこに回すべきかなど、すばやい判断ができるようになり、無駄な人件費を削減することもできます。

メリット3:不正打刻を防止

メリット3:不正打刻を防止

タイムレコーダーのすぐ脇にタイムカードが置かれていませんか? 誰でもどのタイムカードでも取れる環境では、他人が代わりに打刻することも簡単なため、遅刻した同僚の分まで打刻するといった不正打刻が気軽に行えてしまうこともあるようです。たとえば、毎日30分遅刻する時給1,200円の社員が10名いたとすれば、月に20日間で1,200円×0.5×10×20=120,000円。ささいなことに見えて、実はこれほど多額の不正な給与を支払わされています。

勤怠管理システムでは、指紋や指静脈などの生体情報を認証に用いた打刻システムや、当人だけが持ち歩くICカードをタイムカード代わりに使う方法など、さまざまな方法で不正打刻を防ぐことができます。

メリット4:スマホ連携すれば、出先からの打刻も可能に

メリット4:スマホ連携すれば、出先からの打刻も可能に

直行や直帰が多い営業担当の勤怠管理はどうしていますか?電話での上司への報告や当人による勤務表記載任せが多いでしょうが、これでは不正確。虚偽報告があってもわかりません。イベントや展示会などの外勤も同様です。

GPS機能のある携帯電話やスマートフォンと連携できる勤怠管理システムを使えば、外出先のどこからでも打刻させることができます。従業員の私物の携帯電話などからの打刻も可能です。GPSによって、打刻した時にいた場所の位置をチェックすることが可能なので、虚偽報告も防げます。

メリット5:今後、義務化の可能性がある「有給」の管理を効率化

メリット5:今後、義務化の可能性がある「有給」の管理を効率化

厚生労働省の「平成26年就労条件総合調査結果」によれば、企業が付与した年次有給休暇日数は、労働者1人平均18.5日ありながら、労働者が取得した日数は9.0日で、取得率は48.8%と半数を割っています。

そこで政府は2020年までにこの有給休暇取得率を70%まで引き上げる目標を掲げており、厚生労働省は、規模を問わず全企業に対して社員に年5日分の有給休暇を取得させるよう、義務付ける労働基準法の改正案を国会に提出するなど、有給休暇消化の義務化を推進しています。未消化の社員が多い企業には罰則規定を設ける予定です。

勤怠管理システムの中には、有給管理を行えるものもあるため勤怠管理だけに限らず「導入メリット」があるといえそうです。

まとめ

コスト削減や不正打刻の防止、業務負荷の把握など様々なメリットを生み出す勤怠管理システム。ぜひ、導入を検討されてみてはいかがでしょうか?

弊社の勤怠管理システム「タッチオンタイム」のお客様導入事例ページにはこちらでは紹介しきれなかったメリットを感じていただいた事例もありますので、ぜひご覧ください!

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