インタビュー 大佛クリーニング様

クラウド型勤怠管理システム シェアNo.1の実績

導入インタビュー

手作業と締日からの解放
労働時間の効率化に成功しました

会社名 有限会社大佛
業種 :クリーニング
利用者数 :約 60 名
施設数 :工場 1 拠点、店舗 8 拠点
使用タイム
レコーダー
:工場:タッチオンタイムレコーダー
 店舗:レジ(DUKE310)
導入前の
管理方法
:タイムカード

事業紹介

羊のブランドキャラクター「ホワイト・カールくん」が目印の大佛様は、東京都の武蔵野・小金井エリアを中心に展開するクリーニング店様です。

クリーニング店のイメージを一新した、白を基調にしたスタイリッシュな雰囲気の「スタイリッシュカール」店の展開、匂いの気になる剣道防具の専門クリーニング「剣洗」、お手入れの仕方がわかりにくい登山用品専門クリーニング「山洗」の立ち上げなど、さまざまな創意工夫をされているクリーニング店様です。

そんな大佛様は勤怠の締め集計に苦労されていたそうです。特に「応援勤務」というスタッフ応援派遣の集計処理が非常に手間だったそうですが、タッチオンタイムの導入でこれらのお悩みが一気に解決できたそうです。

今回は店舗・生産統括部長の関谷様にタッチオンタイムの導入前後のお話を中心にお伺いしました。

タイムカード管理で締めに約4日間かけていた

-以前はどのような管理を行っていましたか?

店舗も工場もタイムカードで管理をしていました。

締日になったらタイムカードを各拠点から回収し、タイムカードの内容をチェックする一般的な管理方法だったと思います。タイムカードの回収後は、打刻漏れや誤りがないかしっかり確認してから表計算ソフトで集計。その後、集計した勤怠管理情報をもとに給与計算を行っていました。実は集計から給与支払いの計算完了までに、約4日分くらいの人員を割いていました。

クリーニング業に限ったことではないと思いますが、「応援勤務」という勤務方法があります。これをタイムカードで管理するのがとても大変で、この集計に多くの時間を費やしていました。

管理方法の見直しきっかけは労基の一斉立入り監査

-なぜ勤怠の管理方法を変えようと思ったのですが?

きっかけは労基監査でした。関東圏だけかもしれませんが、クリーニング業界に対して一斉立入り監査が入ったんです。監査自体は問題なかったのですが、管理自体を見直すきっかけになりました。

いいきっかけだったかもしれない、と語る席や部長

先ほども触れましたが、応援勤務が多く、タイムカード集計が煩雑でした。しかしスタッフの給与に関わるためミスもできないので、正確に処理するために慎重に集計していました。結果的になんだかんだで4日くらいかけていました。しかもその時間のほとんどが、私や社長の作業時間だったんです。これは明らかに改善の余地があると思いました。

また、漠然とした不安もありました。応援勤務のせいで複雑になったタイムカードの集計ミス。私や社長が拘束されていることで、やるべき仕事ができていないのではないかという不安。これらを解決するためにも管理方法の見直しは必然でした。

さらに、もっと単純な話で言うと、タイムカードを物理的に持ち運びすることのリスクへの不安もありました。具体的には紛失です。打刻の記録はタイムカード上にしかないため、それを紛失してしまった場合、あとは打刻した本人の記憶に頼るしかありません。「タッチオンタイム」を導入するまでは当たり前のことでしたが、今振り返って考えると、危うい状態だったと思います。

導入リスクがないから「タッチオンタイム」のお試しを実施

-なぜタッチオンタイムを試してみようと思ったんですか?

そもそもの出会いは、ある営業の方からの紹介でした。レジ連動型の本部管理システムを取り扱っているテラオカという会社です※1。その方に前述の労基監査のことや現場の悩みを相談したところ、「勤怠はシステム化できる。タッチオンタイムというものがある。」と紹介されました。

レジで打刻できるタッチオンタイム
▲店舗で利用するレジで打刻できる

話を聞けば、なかなか良さそうな仕組みだと思いましたが、システムと聞くと難しそうな印象があります。本当にうちの会社で使えるのか不安でしたので、営業の方に不安に思っていることをそのままぶつけてみたところ、無料で1ヶ月間お試し利用ができるということじゃないですか。しかも、レジで打刻することもできると※2

これはリスクなしで試せるからまずはやってみようと思いましたね。うちに合わなければ断ればいいだけでしたし。

そしてもし導入するとなれば、レジで打刻することにすれば新たな機材購入が必要ないので、導入コストも抑えられるから良いと思いました。

さっそく30日間のお試しを実施したところ、自分が抱えていた悩みは解決できそうでしたのでテスト終了後、そのまま契約することにしました。

※1…テラオカはデジジャパンと同じ寺岡精工グループの一員です。
※2…クリーニング専用POSレジ「DUKE」シリーズ

4日間かかっていた集計は半日程度になり、とてもラクになった

-実際に導入してみていかがでしたか?これまでと比べてどう変わりましたか?

締日後の処理は変えていないが、業務効率は大きく改善した

とてもラクになりましたね。しかも正確です。システムに任せておけば、リアルタイムで勤務時間などを自動集計してくれます。打刻状況の確認や修正はスマホでもできるので、空き時間などにチェックできるのも便利です。手入力や確認作業で手間取っていたのが嘘のようです。

ちなみに、締日後の流れについては何も変えていません。(右表参考)しかし、集計にかかる時間は1/8程度に収まり約4日間かけていた、勤怠締めの一連の流れが半日程度で済むようになりました。具体的には、下記のような効果が現れたと思っています。

  • タイムカード回収の手間がない

    タイムカードは最初からデジタルデータです。物理的なタイムカードがないので
    回収不要で手間がかかりません。もちろん、紛失の心配もありません。

  • 打刻修正、早出・残業チェック

    勤怠状況は日々確認・修正できます。
    タブレットなどを用いればスタッフの目の前で行えるため、確認もしやすく手軽に処理できます。

  • 勤怠締め作業が自動集計でラク

    時間がかかる応援勤務もシステムが自動集計してくれます。

  • エクセルに勤怠データを入力

    勤怠データをエクスポートできるので、そのままエクセルなどの表計算ソフトに取り込めます。
    これにより3日間かけていた入力作業がほとんどなくなりました。

-特に楽になったと感じるのは、どういった作業ですか?

やはり応援勤務の管理ですね。応援勤務をするスタッフは担当店舗数分のタイムカードを用意していました。そして店舗ごとで打刻をしていたので、給与計算時には勤務時間をまとめなければいけないので大変でした。

それがタッチオンタイムを導入して一変しました。打刻情報は従業員ごとに一本化されています。スタッフごとにメインの所属店舗を設定するのですが、その店舗以外の店舗に勤務打刻があれば、自動的に応援勤務の扱いになるのです。ちなみに、店舗毎の労働時間集計画面を開くと、応援勤務分を含んだ労働時間集計がリアルタイムで計算されます。

タイムカード管理に慣れている自分にとっては「ここまでできるのか!」と驚いたものです。

コストダウン効果も

-コスト面ではいかがでしたか?

従来の管理方法と新しい管理方法のコストを比べたところ、コストダウン効果もあることがわかりました。主に集計にかけていた人件費が大きいと思いますが、タイムレコーダーならではのインクリボンやタイムカード代なども意外とかけていたみたいです。

労働時間のリアルタイム集計で「無駄」を発見

-タッチオンタイムの導入で予想外の導入効果があったと聞きました

タブレットで本部管理システムと勤怠管理システムをチェック
▲タブレットでどこでもチェック

レジ連動の本部管理システム「ASTEMPO」とタッチオンタイムの情報をチェックしている中で、人員配置と労働時間に無駄があることに気が付いたのです。つまり、スタッフの労働時間をうまく使えていなかったのです。

具体的な活用方法を工場と店舗に分けてご説明します。

まずは工場です。

ASTEMPO 仕上日別一覧速報
▲ASTEMPO 仕上日別速報

工場スタッフの管理には、ASTEMPOの仕上日別速報とタッチオンタイムを見比べています。仕上日別速報では、当日仕上がりの作業点数や翌日以降の作業点数をリアルタイムに確認することができます。タッチオンタイム上の出勤人数を考慮した上で、工場の人員配置や休憩、退勤予定時刻を指示できるようになりました。

その結果として、休憩もしっかりと取れるようになり、作業効率の低下を防ぎ、スタッフのモチベーション維持に繋がる、という効果が出ています。

次に店舗です。

ASTEMPO 店舗別一覧速報
▲ASTEMPO 店舗別一覧速報

店舗スタッフの管理には、ASTEMPOの店舗別一覧速報とタッチオンタイムを見比べています。店舗別一覧速報では、現時点の店舗での受付点数をリアルタイムに確認することができます。タッチオンタイム上の出勤人数を考慮した上で、比較的余裕のありそうな店舗から余裕のない店舗に応援スタッフを出したり、タグ打ち残業を防ぐため工場側でのタグ打ち体制を作ったりしています。

その結果として、全社レベルでの人員の有効活用、残業時間の削減という効果が出ています。

労働環境の改善はスタッフの不満解消の第一歩

-なぜ勤怠管理にここまで力を入れられているのですか?

労働環境は常に改善していきたいと考えています

人材不足に直面した昨今では、スタッフに辞めずに長く勤めていただきたいと考えています。そのためには、スタッフが納得して働ける環境を作るのが本部側の重要業務であると認識しています。

スタッフは会社から「どうしても人が足りないから残業してほしい」と言われたら、大半の方は嫌だと思いながら断れずに残業するのではないでしょうか。しかし、心の中では不満が積もってしまい、我慢の限界がきたら退職されてしまうでしょう。そうならないような環境を作りたいと以前から考えていました。

タッチオンタイムを導入して一年、管理画面をうまく使うことでそういった運営が出来るのではないかと思い実践してみました。その結果、今では全拠点が定時にあがれるような環境を作れるようになりました。

費用対効果を考えれば非常に安価なシステム導入だった

-タッチオンタイムのご評価はいかがでしょうか?

月々にかかる費用は非常に安価だと感じています。それは先程お話したような人材の平準化にも役立っているからです。また、サポート体制に驚きました。タッチオンタイムのサポートセンターは対応力が高く、他社の対応とは全く違います。そのサポートサービスが月額料金に含まれているのはとても助かります。

もちろん改善してもらいたい部分もあります。例えば、工場で使用しているタッチオンタイムレコーダーは非常に便利ですが、このタイムレコーダーだけで打刻内容が確認できるようになってほしいですね。そうでないと本当に打刻できたか確認できないので、スタッフが不安になってしまいますからね。

また、手当や交通費などの管理もタッチオンタイムで完結してしまいたいので、入力項目にバリエーションがあれば更に便利になると思っているので、ぜひお願いしたいですね。

インタビュー

有限会社大佛
店舗・生産統括部長
関谷 数馬

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