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有給取得義務化に向けて。休暇取得を促す!失効前通知機能

こんにちは。「Touch On Time」サポートセンター担当 中村です。

こちらのブログでは、Touch On Timeの知って得する便利機能などを中心に、システムに関する色々な機能をご紹介させて頂きます。

今回は、『休暇取得を促す!失効前通知機能』のご案内です。

有給休暇の取得を促進したいが、なかなか取得率が上がらない。毎年付与・繰越している休暇が、有効期限切れで失効してしまっていることにも気づいていない従業員が多い、といったことはありませんか?

今回ご案内する『失効前通知機能』は、休暇の有効期限「○日前」に従業員側にメールにて通知を行うことができる機能です。

従業員側で有休の残数は把握されていても、有効期限までは把握されていないことが多いかと思います。
有休取得促進に役立つ機能ですので、早速設定方法を確認してみましょう。
※本機能を使用していただく上で、前提として有休を減算タイプで利用いただいていること(有休の付与登録をされていて残数管理をされていること)が必要条件となります。

では、具体的な設定方法を見ていきましょう!

1.失効前通知機能の設定

まずは有効期限の何日前に通知を届けるのか設定しましょう。

【管理者画面】
設定画面より、「スケジュール」を選択し、「休暇区分設定」に入ります。
該当の休暇(今回であれば有休)をクリックし、編集画面に入ります。
「付与休暇の失効前通知」を「使用する」にしていただき、何日前に通知をするか入力の上、登録をします。

今回は、180日前、90日前、60日前にそれぞれ設定をしました。※通知日は最大3パターンご登録が可能です。

2.従業員のメールアドレスの登録

次にメール通知をする為に、従業員のメールアドレスを登録します。設定方法は以下の手順です。

設定画面より、従業員を選択の上、従業員設定に入ります。
該当所属・雇用区分をご選択の上、表示ボタンを押しますと、従業員の一覧が表示されます。こちらより、メールアドレスを登録したい従業員をクリックし、編集に入ります。
「メールアドレス」にて従業員のアドレスをご入力の上登録します。※メールアドレスは1人最大2件まで登録可能です。
2件目のご入力は「予備のメールアドレスを登録する」にチェックを入れ、ご入力ください。
設定は以上です。

以上の設定で、登録したメールアドレス宛に設定した失効日前の休暇がある場合には、メールにて通知がされるようになります。

なお、配信されるメールは、以下の内容で指定日の午後12時半頃(固定)に配信されます。

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件名:勤怠 花子さんの休暇の失効日が近づいています。
本文:勤怠 花子さんの休暇の失効日についての詳細は以下のとおりです。

休暇種別:有休
失効する日数:10.0日
失効までの残り日数:2日
有効期限:2016年09月10日

※失効する日数には、取得予定・申請中の休暇も含まれます。
※このメールは、送信専用のアドレスで送信されています。
返信できませんのでご了承ください。
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いかがでしたでしょうか?

従業員へ休暇取得を促す『失効前通知機能』を、是非ご活用してみてください。