勤怠管理システムの賢い選び方「後悔しないための5つのポイント」|勤怠管理システム『タッチオンタイム』 | 勤怠管理システム『タッチオンタイム』
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勤怠管理システムの賢い選び方「後悔しないための5つのポイント」

勤怠管理システムを選ぶときに後悔しないためのポイントをご紹介します

手作業での勤怠管理を行うのであれば、さまざまなケースにも柔軟に対応できますが、システムは手作業ほど柔軟ではありません。「このくらいは当然できるだろう」などと思い込み、導入してから「こんなはずじゃなかった…」と後悔しても間に合いません。

そこで今回は、勤怠管理システムを選ぶ際に、押さえておきたい5つのポイントをご紹介します。

ポイント1:自社の勤務ルールとの相性

ポイント1:自社の勤務ルールとの相性

勤怠管理システムを導入する際に気を付けたいのが、自社では「普通」と思っていたことが、実は「普通」ではない場合がある、ということです。

たとえば出勤・退勤の回数は1日1回が一般的ですが、企業によっては1日に複数回の出退勤を行うこともあるそうです。しかし、多くの勤怠管理システムは1日1回の出退勤記録しか残せないことが多く、導入してから「知らなかった!」と驚かれることもあるそうです。

こうした自社の勤務ルールに対応できることが、勤怠管理システム選択の必須条件になります。さらに、そのために追加料金が発生するかどうかも確認しておきたい点です。導入に当たっては、自社の勤務ルール、勤怠管理の方法を整理、必要な条件を洗い出して、それに沿った勤怠管理ができるかどうか、チェックしましょう。

ポイント2:打刻のシステムやツール

ポイント2:打刻のシステムやツール

タイムカードの勤怠管理では、打刻方法について考えたこともないかもしれません。しかし、勤怠管理システムでは打刻システムがいろいろあり、システムによって打刻操作の難易度が異なります。

たとえばICカードなどでタッチ…そこで打刻終了するシステムもあれば、メニュー画面が開き、出社なのか、退社なのか、休憩時間の開始なのか終了なのか、項目を選ぶことを求められる場合もあります。パソコン操作に慣れている人にとってはなんでもない操作ですが、パソコン操作が苦手な従業員ではその操作が難しいケースもあります。

打刻を行うツール、いままでならタイムカードに当たるものもいろいろです。ICカードや指静脈、携帯電話やスマホを使う方法なら、不正打刻を防止できます。

どんな打刻ツールが使えるのか、自社のスタッフが簡単に確実に打刻できるシステムかどうかしっかりチェックしましょう。

ポイント3:手軽なクラウド型か、自社開発型か

ポイント3:手軽なクラウド型か、自社開発型か

以前の勤怠管理システムは、自社でサーバーなどを設置して、システムをオーダー、社内で運用する自社開発型のシステムが主流でした。ところが最近ではネット環境さえあれば利用できる、クラウド型の勤怠管理システムが増えています。

自社開発型の勤怠管理システムは、比較的システムのカスタマイズ性が高く、システムを最適なものにしやすい利点があります。ただし、導入時の費用は高額で5年以上使わないと、クラウド型よりも高くつくと言われています。また、導入や保守をスムーズに行える、システムに詳しい要員が社内にいたほうがいいでしょう。従業員数が数万人以上いたり、情報を社外に出せないなどの制約がある企業には、自社開発型の勤怠管理システムが向いています。

一方、クラウド型はランニングコストがかかるものの、導入や運用にかかる時間や手間が少なく、導入が比較的手軽です。何より既に多くの企業が利用している実績やノウハウが詰まっているという利点があります。

自社には自社開発型とクラウド型のどちらが向いているのか、比較検討しましょう。

ポイント4:サポートの経費や範囲

ポイント4:サポートの経費や範囲

サポートについても事前にチェックしておくことが大切です。

自社開発システムの場合、開発元の企業と保守契約をしなければならず、別途、経費が発生します。クラウド型の場合には、サポートは月々の利用料に含まれているのが一般的です。

サポートに関して、対応の曜日や時間だけ見るのではチェックが足りません。

サポートをどこまでやってもらえるのか、そのサポートの範囲の確認が重要です。システムトラブルへの対応や操作方法に関するサポートのみでいいのか、それとも労務知識が豊富なサポート担当者に、それぞれの会社の独自の就業規則に合わせた設定方法などまでサポートしてもらいたいのか、自社がどこまでサポートを求めるのか、かかる費用と併せて考えたい点です。

ポイント5:トライアルの有無

ポイント5:トライアルの有無

先にもご紹介したように、勤務ルールは会社によってさまざまです。

そのため事前にいろいろ考えて大丈夫と判断して導入しても、いざ、実際に使ってみると、「こんなはずじゃなかった…」が発生しがちです。実際に利用してみないと、どのような問題が発生するのか、その問題に対応できるシステムかどうか、わからない面があります。

クラウド型では手軽に導入できる反面、導入後に問題に気づくことが少なくありません。クラウド型の勤怠管理システムの契約期間は1ヶ月単位のものもあれば、半年あるいは一年契約のものもあります。

特に勤務ルールが独特な場合は、導入した勤怠システムが自社に合わず、うまく機能しないリスクもありますので、本導入前に必ず「トライアル導入」をして、本当に使えるのか確認しましょう。

まとめ:勤怠管理システム選びで後悔しないための5つのポイント

  • ポイント1.自社の勤務ルールとの相性
  • ポイント2.打刻のシステムやツール
  • ポイント3.手軽なクラウド型か、自社開発型か
  • ポイント4.サポートの経費や範囲
  • ポイント5.トライアルの有無

多くのメリットをもたらす勤怠管理システム。

経理システムなどとは違いシステムの利用者が多いため、一度導入してしまうと、なかなか変えることができないようです。ですので、後悔することにならないよう、事前にしっかりポイントを押さえているかチェックして、自社にあった勤怠管理システムを選んでください。

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