知っとく!勤怠管理

なぜ勤怠管理システムはクラウド型がよいのか?

企業における勤怠管理業務は、効率面やコスト面などでさまざまな課題を抱えています。時短勤務などの変形労働制を代表として、多様な業務時間が増えるほどに勤怠管理は複雑になっていきます。

複雑化する勤怠管理問題の対応策のひとつが、クラウド勤怠管理システムの導入です。より円滑な勤怠管理を実現するクラウド勤怠管理システムについて、基本的な機能、サービス内容、メリット、なぜクラウド勤怠管理システムが対応策となるのかをご紹介します。

クラウド勤怠管理システムの概要

クラウドとは、利用者がインターネットを通じて必要なタイミングで利用できるオンデマンドのサービスのことです。インターネットが使える環境であればどこからでも利用可能です。利用者はソフトウエアをインストールしたりする必要がないため、気軽に低コストで利用できるサービスとして導入されています。

クラウド勤怠管理システムの主なサービス

クラウド勤怠管理システムはサービスごとに独自の機能を備えている場合もありますが、基本的な機能の面では共通しています。

  • 打刻機能
  • 出勤管理
  • シフト管理
  • 各種申請管理
  • 集計機能
  • グループスタッフ管理
  • 通知機能

勤怠管理に必要な機能を網羅することで効率性を高められるのが、クラウド勤怠管理システムです。サービスごとの独自の機能としては、工数管理機能、勤怠のリアルタイム管理、海外対応、残業超過アラート、GPS機能などが挙げられます。サービスによってはオプションで機能を拡張できるものもあります。

クラウド勤怠管理システム導入のメリット

クラウド勤怠管理システムを導入することにはさまざまなメリットがあります。企業にとってどのような点がメリットとなるのかを見ていきましょう。


●出勤・退勤時刻の正確性を高める

クラウド勤怠システムを導入した場合、タブレット、スマートフォン、ICカードなどで出勤・退勤時間を打刻します。また、勤怠管理システムでは、指紋や指静脈などの生体情報を認証に用いた打刻システムや、当人だけが持ち歩くICカードをタイムカード代わりに使う方法など、さまざまな方法で不正打刻を防ぐことができます。さらに、打刻記録はデータ化されるため、手作業でのデータ転記による入力ミスもありません。

また、直行や直帰が多い営業担当の勤怠管理についても、管理が簡単になります。GPS機能のある携帯電話やスマートフォンと連携できる勤怠管理システムを使えば、外出先のどこからでも打刻させることができます。従業員の私物の携帯電話などからの打刻も可能です。 GPSによって、打刻した時にいた場所の位置をチェックすることが可能なので、虚偽報告も防げます。


●給与計算システムとの連携

業務時間や雇用形態ごとの割増賃金計算を、出勤・退勤時刻のデータをもとに効率的に計算します。記録されたデータは給与計算システムに出力できるため、給与計算や明細の発行もスムーズに行えます。また、手作業による給与計算に比べてミスがなくなること、作業を効率化できること、タイムカード代や発送費などの消耗品費、タイムカードの保管がないため倉庫代がかからない、などさまざまな効果が見込めます。


●バージョンアップ・法改正対応などが無償

法律や社内規定の改正による変更も、クラウド勤怠システムなら簡単に対応できます。オンプレミス型の場合は自社内でサーバーを保有するため、法改正の対応、システム部門の人件費などの運用コストが発生します。しかし、クラウド型なら運営会社がシステムを管理しているので、法改正に対しては無償アップグレードなどの対応を提供しているサービスが多く、システムの変更も簡単に行えます。システム全体を一斉に変更することはもちろん、サービスによっては未来の設定変更予約も可能です。


●蓄積データを活用できる

蓄積・集約されたデータは、企業にとっての貴重なデータ資産となります。部署ごとの比較や季節ごとの変動に注目すれば、人員の需要予測や効率的な配置への気づきにつながります。


●利用料の形態が多様

クラウド勤怠システムは、サービスごとに利用料の形態が異なります。ライセンス方式で初期投資のみ、初期投資なしの月額料金のみなど、企業の要望に合わせたさまざまな形態があります。クラウド勤怠システムであれば、利用料の形態に関わらずサーバーやソフトウエアを購入し、自社で勤怠管理システムを構築する場合よりも低コストで導入可能です。


●リアルタイムに人件費の確認ができる

タイムカードでは月が締まってから初めて集計を行いかかった人件費の計算が出来ますが、クラウドでは月の途中でも労働時間の集計ができるので、「今どのくらい人件費がかかっているか?」などの計算が出来ます。パート・アルバイトを抱える小売業やサービス業では特にありがたい仕組みです。そのため、どこかに過剰に人員配備されている部署や店舗はないか、過剰人員をどこに回すべきかなど、すばやい判断ができるようになり、無駄な人件費を削減することもできます。


●複数拠点の管理が容易

クラウド型勤怠管理システムであれば、どこにいてもWEBブラウザを使って同じデータを見ることができ、本社にいながら全国の営業所の勤怠情報をリアルタイムに閲覧することができます。そのため、飲食店で他の店舗へ出勤するときや出張で地方営業所へ出勤するときなどの勤怠も一括ですることができます。


●義務化された「有給」の管理を効率化

労働基準法が改正され、2019年4月より、年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者(管理監督者を含む)に対して、「年5日の年次有給休暇の確実な取得」が義務付けられました。未消化の社員が多い企業には罰則が科されることがあります。

勤怠管理システムの中には、有給管理を行えるものもあるため勤怠管理だけに限らず、「導入メリット」があるといえそうです。

勤怠管理システムの選び方

手作業での勤怠管理を行うのであれば、さまざまなケースにも柔軟に対応できますが、システムは手作業ほど柔軟ではありません。「このくらいは当然できるだろう」などと思い込み、導入してから「こんなはずじゃなかった…」と後悔しても間に合いません。では、勤怠管理システムを選ぶ際、どのような点に注意して選べばよいのでしょうか?


●後悔しないための5つのポイント

ポイント1:自社の勤務ルールとの相性

ポイント1:自社の勤務ルールとの相性

勤怠管理システムを導入する際に気を付けたいのが、自社では「普通」と思っていたことが、実は「普通」ではない場合がある、ということです。

たとえば出勤・退勤の回数は1日1回が一般的ですが、企業によっては1日に複数回の出退勤を行うこともあるそうです。しかし、多くの勤怠管理システムは1日1回の出退勤記録しか残せないことが多く、導入してから「知らなかった!」と驚かれることもあるそうです。

こうした自社の勤務ルールに対応できることが、勤怠管理システム選択の必須条件になります。さらに、そのために追加料金が発生するかどうかも確認しておきたい点です。導入に当たっては、自社の勤務ルール、勤怠管理の方法を整理、必要な条件を洗い出して、それに沿った勤怠管理ができるかどうか、チェックしましょう。


ポイント2:打刻のシステムやツール

ポイント2:打刻のシステムやツール

タイムカードの勤怠管理では、打刻方法について考えたこともないかもしれません。しかし、勤怠管理システムでは打刻システムがいろいろあり、システムによって打刻操作の難易度が異なります。

たとえばICカードなどでタッチ…そこで打刻終了するシステムもあれば、メニュー画面が開き、出社なのか、退社なのか、休憩時間の開始なのか終了なのか、項目を選ぶことを求められる場合もあります。パソコン操作に慣れている人にとってはなんでもない操作ですが、パソコン操作が苦手な従業員ではその操作が難しいケースもあります。

打刻を行うツール、いままでならタイムカードに当たるものもいろいろです。ICカードや指静脈、携帯電話やスマホを使う方法なら、不正打刻を防止できます。

どんな打刻ツールが使えるのか、自社のスタッフが簡単に確実に打刻できるシステムかどうかしっかりチェックしましょう。


ポイント3:手軽なクラウド型か、自社開発型か

ポイント3:手軽なクラウド型か、自社開発型か

以前の勤怠管理システムは、自社でサーバーなどを設置して、システムをオーダー、社内で運用する自社開発型のシステムが主流でした。ところが最近ではネット環境さえあれば利用できる、クラウド型の勤怠管理システムが増えています。

自社開発型の勤怠管理システムは、比較的システムのカスタマイズ性が高く、システムを最適なものにしやすい利点があります。ただし、導入時の費用は高額で5年以上使わないと、クラウド型よりも高くつくと言われています。また、導入や保守をスムーズに行える、システムに詳しい要員が社内にいたほうがいいでしょう。従業員数が数万人以上いたり、情報を社外に出せないなどの制約がある企業には、自社開発型の勤怠管理システムが向いています。

一方、クラウド型はランニングコストがかかるものの、導入や運用にかかる時間や手間が少なく、導入が比較的手軽です。何より既に多くの企業が利用している実績やノウハウが詰まっているという利点があります。

自社には自社開発型とクラウド型のどちらが向いているのか、比較検討しましょう。


ポイント4:サポートの経費や範囲

ポイント4:サポートの経費や範囲

サポートについても事前にチェックしておくことが大切です。

自社開発システムの場合、開発元の企業と保守契約をしなければならず、別途、経費が発生します。クラウド型の場合には、サポートは月々の利用料に含まれているのが一般的です。

サポートに関して、対応の曜日や時間だけ見るのではチェックが足りません。

サポートをどこまでやってもらえるのか、そのサポートの範囲の確認が重要です。システムトラブルへの対応や操作方法に関するサポートのみでいいのか、それとも労務知識が豊富なサポート担当者に、それぞれの会社の独自の就業規則に合わせた設定方法などまでサポートしてもらいたいのか、自社がどこまでサポートを求めるのか、かかる費用と併せて考えたい点です。


ポイント5:トライアルの有無

ポイント5:トライアルの有無

先にもご紹介したように、勤務ルールは会社によってさまざまです。

そのため事前にいろいろ考えて大丈夫と判断して導入しても、いざ、実際に使ってみると、「こんなはずじゃなかった…」が発生しがちです。実際に利用してみないと、どのような問題が発生するのか、その問題に対応できるシステムかどうか、わからない面があります。

クラウド型では手軽に導入できる反面、導入後に問題に気づくことが少なくありません。クラウド型の勤怠管理システムの契約期間は1ヶ月単位のものもあれば、半年あるいは一年契約のものもあります。

特に勤務ルールが独特な場合は、導入した勤怠システムが自社に合わず、うまく機能しないリスクもありますので、本導入前に必ず「トライアル導入」をして、本当に使えるのか確認しましょう。

「タッチオンタイム」のサービス紹介

タッチオンタイムは、多機能さと低価格での導入が魅力要素です。市場シェア率が高く、業種や規模を問わず多くの人々に利用されています。


●多機能で使いやすい

全業種に対応できるよう作られたシステムで、多様な集計を可能にする機能を豊富に備えています。高機能かつ使いやすいという点で、利用継続率が高いという特徴があります。


●初期投資を抑えられる

タッチオンタイムはクラウド型なのでサーバーを用意する必要ありません。利用料は1人あたり月額300円(税別)で、オプションによる追加料金も不要です。初期投資を抑えて導入したい企業への魅力要素です。


●独自のタイムレコーダー

タッチオンタイムレコーダーは、環境を問わず設置可能な高機能・低価格を実現した独自のタイムレコーダーです。打刻時にパソコン不要、3つの打刻方法(指紋認証・ICカード・ID+パスワード)、有線・無線・オフラインに対応、などの特徴があり、機能性の高さで注目を集めています。タッチオンタイムレコーダーには30日間の無料トライアルがあります。タッチオンタイムは、その他にも複数のタイムレコーダーがあります※タイムレコーダー以外に携帯電話やスマートフォン、パソコンなどからも打刻できます。


その他にも、勤務時間の自動計算、給与ソフトへのデータ移行、シフト管理、無料のサポートセンターなどの機能も充実しています。

勤怠管理の見直しに活用

クラウド勤怠管理システムは、企業における勤怠管理をより円滑に効率よく行うためのサービスです。導入が複雑に思えるサービスでも、利用してみるとクラウドによる勤怠管理の便利さが実感できるでしょう。機能面やコスト面が異なることを踏まえたうえで、それぞれの企業に合うサービスを見つけることが大切です。

サービスによってはトライアルを設けているものもあるため、まずは試すことから始めてみてはいかがでしょうか。

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