従業員の勤務状況を把握する!~アラート機能編~|勤怠管理システム『タッチオンタイム』 | 勤怠管理システム『タッチオンタイム』
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従業員の勤務状況を把握する!~アラート機能編~

こんにちは。「Touch On Time」サポートセンター担当 中村です。

こちらのブログでは、Touch On Timeの知って得する便利機能などを中心に、システムに関する色々な機能をご紹介させて頂きます。

勤怠管理をする中で、残業や休日出勤が多くなってしまっている従業員など、特に注意して確認したい勤怠データをリスト化して、確認したい!といった事はございませんか?

今回は、こういった特に注意して確認したい勤怠データをルール化して、アラート表示をする『アラート機能』のご案内をさせていただきます。

では、具体的な設定方法を見ていきましょう!

1.アラート機能を追加する

【管理者画面】
設定画面より、「その他」に入り、「オプション」を選択します。
勤怠管理設定内の「アラート機能」を「使用する」を選択し、ご登録をお願い致します。

2.アラートのルール登録

機能を追加しましたら、具体的なルールを登録します。設定画面より、「一覧」に入り、「アラート設定」を選択します。

今回は、例として、月の残業時間35時間超過を設定してみましょう。
時間に関する警告ルールの場合には、「時間アラート登録」を選択し、編集画面を開きます。

アラート名 アラート登録の名称
対象基準 時間アラート「時間数」日数アラート「日数」が表示されます
対象期間 日別・週別・月別よりご選択可能
※今回は月の残業時間なので、「月別」を選択します
アラート対象勤怠 アラートの対象とする勤怠項目を選択します
※今回は残業・深夜残業を対象とします
アラート 対象とした勤怠項目の集計値に対して、
○○時間○○分(超過・以上・以下・未満)の条件設定をします
※今回は35時間超過を条件として設定します
表示色 条件に該当する集計項目を何色で表示させるかの設定をします
※今回はパレットより、赤を選択します

最後にこちらのアラート登録を適用する、雇用区分と所属を選択し、登録で完了です。

3.画面での確認方法

アラート登録をしましたら、実際に画面で確認してみましょう。
今回は対象期間が「月別」のアラートなので、「月別データ」にて確認ができます。
該当のデータがある場合に、該当項目が色付けされ、視覚的に分かりやすく表示されます。

また、「アラート」にてルールを選択して、表示させますとアラート別に、該当従業員のみ一覧で確認することも可能です。こちらの画面ですと、対象データがより分かりやすくなります。

以上が、設定と確認方法です。


今回はアラート機能のご案内でしたが、いかがでしたでしょうか?

ご案内では時間でのアラート表示を例にしましたが、『休日出勤○○日以上』や、『遅刻早退回数○○以上』など、日数アラートを使った登録も有効ですので、是非御社に合わせたルールのご登録で本機能をご活用いただければと思います。

次回のテーマは「従業員の勤務状況を把握する!Part2 年別データ」をご案内する予定です。
『どの月の残業時間が多いのか?』『年間の有休取得状況を確認したい!』といった時に便利な機能になりますので、是非次回もご覧ください!