ホテルの勤怠管理を効率化する方法とは？おすすめの勤怠管理システムも紹介

ホテル業界が抱える勤怠管理の課題

ホテル業界が抱える勤怠管理の課題についてそれぞれ解説します。

24時間体制勤務への対応

ホテルでは24時間体制でお客様対応が必要なため、早番・中番・遅番など細かいシフトが組まれます。特に日をまたぐ勤務の管理は複雑になりがちであり、大きな負担となっています。

多様な雇用形態の管理

ホテルは、正社員だけでなく、派遣社員やアルバイト、パートなどさまざまな雇用形態の従業員が勤務します。雇用形態によって、給与が固定給の場合もあれば、時間給の場合もあります。さらに時間給は、職種や勤続年数、能力によって細分化されているケースが多く、深夜・早朝勤務では割り増しがあるなど複雑です。

頻繁に発生するシフト変更

多くの従業員が働くホテルでは、急な体調不良などによりシフト変更が頻繁に発生します。その際は、他日の勤務調整や人員補充が必要になり、対応に大きな手間がかかります。

ホテルの勤怠管理には勤怠管理システムがおすすめ

ホテル従業員の複雑な勤怠管理の課題を解決するためには、勤怠管理システムの導入がおすすめです。

勤怠管理システムとは

勤怠管理システムは、従業員の勤怠を管理するためのシステムです。紙の出勤簿やスプレッドシートによる管理と異なり、日々の出退勤記録を効率的かつ手間をかけずに管理できます。

また、従業員の勤怠状況をリアルタイムで確認できるほか、シフト作成や有給休暇管理、残業申請などの便利な機能が搭載されているものが多いです。そのため、勤怠管理システムを導入すれば勤怠管理業務の効率化が大幅に進みます。

クラウド型とオンプレミス型の違い

勤怠管理システムは、さまざまな製品が販売されていますが、大きく分けると2つのタイプがあります。
1つ目の「クラウド型」は、インターネットに接続してシステムを利用するタイプの勤怠管理システムです。そのため、自社で勤怠管理用のサーバーを用意する必要がありません。また、インターネット環境があればどこでも利用できるため、テレワークなどで遠隔地からアクセスすることも可能です。
もう1つの「オンプレミス型」は、自社サーバーにソフトウェアを導入して運用する方法です。オンプレミス型には主に2種類あり、0から自社開発するカスタマイズ型は機能や仕様を自由に設計できる一方、既製品をインストールするインストール型はカスタマイズ性は限定的ですが、比較的コストを抑えられます。
いずれもクラウド型に比べると導入コストはかかりますが、セキュリティ性の高さや、自社の運用に合わせた柔軟な対応が可能な点がメリットです。

勤怠管理システム導入のメリット

勤怠管理システムを導入するメリットを、ホテルの現状を交えながら解説します。

複雑なシフト作成・管理の手間を削減できる

勤怠管理システムを使うことで、複雑な勤務形態や従業員の希望、法律などに則ったシフト作成が可能になります。手動で行う場合に比べて効率が向上し、人的ミスも減らせます。また、急なシフト変更にもシステム上で柔軟に対応できるため、管理の負担を軽減することが可能です。

勤務時間の把握がしやすい

ホテルにはフロント、客室清掃、レストランなど多様な職種や部門があり、それぞれ異なるシフト管理が必要です。これらを把握するのは勤怠管理者にとって大きな負担となります。
そこで勤怠管理システムを導入すると、各部門の従業員の勤務時間や勤怠状況を一元的に管理でき、把握にかかる手間を大幅に削減できます。

労働基準法などの法令や法改正に対応できる

勤怠管理システムは労働基準法に準じたシフト作成や管理が可能です。また、システムは定期的にアップデートされるため、法令改正があってもスムーズに最新のルールに対応できます。これにより、法改正に気づかず旧ルールで管理してしまうミスも防ぎやすくなります。

多角経営にも対応可能

ホテル業界では複数のホテルや異なる事業を展開する企業が多くあります。その点、勤怠管理システムなら、単一のホテルだけでなく経営する他のホテルや事業所の勤怠管理も一元化できます。本社でまとめて管理する際も、多数の従業員の複雑な勤怠を適切に管理できるでしょう。

従業員の満足度向上につながる

休み希望がシフトに反映されなかったり、給与計算に誤りがあったりすると、従業員の職場への不満やモチベーション低下を招く可能性があります。そこで勤怠管理システムを導入すれば、そのような人的ミスを減らせるため、従業員の満足度の向上につながります。

給与計算システムなどとの連携も可能

給与計算システムを導入している場合、勤怠管理システムと連携して労働時間や休日などのデータを自動で取得できます。これにより集計の手間が減り、ミスによる給与トラブルを防げます。
また、他にも人事管理システムや労務管理システムなど、さまざまな関連システムと連携に対応しているものもあります。導入時には、自社の使用システムと連携可能かどうかを確認しましょう。

勤怠管理システム導入の際に注意すべきポイント

勤怠管理システムには多くのメリットがありますが、トラブルなく運用するためには以下のポイントに注意する必要があります。

従業員への事前説明が不可欠

勤怠管理システムを導入する際、従業員はこれまでの勤怠管理と異なる運用に戸惑うことがあります。勤怠管理システムの運用には、従業員の理解が不可欠であるため、事前説明を怠らないようにしてください。
打刻方法や各種申請方法を直接説明する場を設けるなどして、現場目線で不安なことがないように細やかなフォローをしましょう。

管理者には研修を実施する

従業員への説明に加え、勤怠管理を担当する管理者向けの研修も行うことをおすすめします。多機能なシステムを効果的に活用し、業務を効率化するためには、操作方法の説明だけでなく、実際にシミュレーションを行うと理解が深まります。

操作性・打刻方法・サポート体制など必要な機能・オプションを見極める

勤怠管理システムは、製品ごとに操作性や打刻方法、サポート体制、その他機能などに違いがあります。導入後に自社で必要な機能が搭載されていないというトラブルを防ぐためにも、どのような機能やオプションが必要か、あらかじめ把握しておきましょう。例えば、対応している打刻デバイスや残業時間・有給休暇の管理機能、シフトの作成や管理機能、勤怠情報のCSV出力機能など、必要な機能があるかどうか見極めてください。

他システムと連携できるか確認する

勤怠管理システムは一般的に給与計算システムなどの他システムと連携可能ですが、連携できる範囲は製品によって異なります。導入前に自社の既存システムと問題なく連携できるかを確認しておくことが重要です。

ホテル業界におすすめの勤怠管理システム

最後に、ホテル業界の複雑な勤務形態に対応できるおすすめの勤怠管理システムを紹介します。

タッチオンタイム

出典：kintaisystem.com

タッチオンタイム（Touch On Time）は、独自に開発したタイムレコーダーと、専属担当による電話サポートが特徴の勤怠管理システムです。シフト制や三交代、変形労働時間制、裁量労働制などの複雑な勤務形態にも標準機能で対応できます。

初期費用は無料で、月額は1人あたり300円と低コストです。追加費用なしで全ての機能が利用できるため、各種申請や休暇管理などの勤怠管理業務を効率化できます。また、専属担当が初期設置柄から運用まで手厚くサポート。もちろんサポートは無料で受けられるので、システムの利用に不慣れな担当者でも安心です。

また多様な労働環境に対応するため、指紋認証とICカード打刻に対応した独立型端末「タッチオンタイムレコーダー」や、顔認証打刻システム「Facee（フェイシー）」を提供しています。これにより、24時間体制や多様なシフトがあるホテル業界でも、正確で効率的な勤怠管理が実現できます。

ジョブカン勤怠管理

出典：jobcan.ne.jp

ジョブカン勤怠管理は、利用プランが多く、必要な機能を選んで無駄なコストをかけずに勤怠管理ができるシステムです。操作はシンプルで、ITに不慣れな従業員も利用しやすいでしょう。
異なる勤務形態や雇用形態にも柔軟に対応できるため、ホテル業界の複雑な勤怠管理をサポートできます。主要な給与計算システムとの連携も可能なので、給与計算の業務改善を検討している企業にもおすすめです。

KING OF TIME

出典：kingoftime.jp

「KING OF TIME」は20年以上の実績を持つ信頼の勤怠管理システムです。ICカードや指静脈・顔認証による多様な打刻に対応し、変形労働時間制など複雑なシフト管理も可能です。休暇・残業申請はシステム上でやり取りでき、法改正や給与計算連携にも対応しています。

ジンジャー勤怠

出典：jinjer.com/kintai/

ジンジャー勤怠は、日本語のほか5か国語に対応しており、外国人雇用の多いホテル業界でも導入しやすい勤怠管理システムです。24時間365日対応のAIチャットサポートがあるため、夜間や早朝などの勤務時間でも、トラブル時にすぐ対応できます。

まとめ

ホテル業界では24時間体制の勤務に加え、多様な雇用形態の従業員が在籍していることが一般的です。そのため勤怠管理は複雑になりやすく、アナログな手法ではミスや管理負担の増加につながります。業務の正確性と効率を高めるためにも、勤怠管理システムの導入を検討することが重要です。

クラウド勤怠システム市場シェアNo.1※の「タッチオンタイム（Touch On Time）」は、ホテル業界の勤務形態にも柔軟に対応できる勤怠管理システムです。
初期費用は不要で、月額料金は1人あたり300円です。コストを抑えながら導入でき、さらに全ての機能を追加料金なしで利用できたり、専属スタッフによる手厚いサポートを受けられるので、勤怠管理システムの利用に不慣れな担当者でも安心して利用できます。まずは無料トライアルから始めて、操作性や機能性をお試しください。
※2023年 富士キメラ総研調べ 勤怠管理SaaS市場 利用ID数