タイムカードの保管期間は何年？法的ルールや保管方法、注意点を解説

タイムカードの保管（保存）期間は原則5年

労働基準法第109条では、労働関係の重要書類の保管期間について、以下のとおり定められています。

※引用：労働基準法第109条（記録の保存）｜e-Gov 法令検索

タイムカードも上記の重要書類に該当し、企業には「5年」の保管が義務付けられています。
以前はタイムカードの保管期間は「3年」と定められていましたが、2020年の法改正により「5年」に延長されました。

当面の保管期間は3年でも問題なし

タイムカードの保管期間は原則5年ですが、経過措置として当面の間は3年でも問題ないとされています。
しかし、経過措置期間はいずれ終了する可能性が高いため、そのときまでにタイムカードを5年間保管できる体制を整えておきましょう。
※参考：改正労働基準法等に関するQ&A｜厚生労働省

タイムカードの保管期間の数え方

ここからは、タイムカードの保管期間の数え方について解説します。

最後の記録日を起算日とする

タイムカードの保管期間は、「最後に記録をした日」が起算日です。例えば、1か月の賃金計算期間が1日から月末までの場合、4月分のタイムカードは4月30日から数えて5年間保管します。
ただし、「最後に記録をした日」よりも「賃金の支払い期日」が遅い場合は、後者を起算日とします。例えば、4月分の賃金が5月10日に支払われる場合は、5月10日が起算日です。
※参考：未払賃金が請求できる期間などが延長されています｜厚生労働省

派遣スタッフは契約解消日が起算日

自社で雇用する従業員とは異なり、派遣スタッフのタイムカードは派遣契約の終了日が起算日です。
派遣スタッフの勤怠情報は、直接的な雇用元である派遣会社の「派遣元管理台帳」で管理されます。派遣元管理台帳には、派遣契約の終了日まで勤怠情報が記録されるため、派遣先におけるタイムカードも同日を起算日とします。

タイムカードの保管が重要な理由

次に、タイムカードの保管が重要とされる3つの理由を解説します。

労働基準法で義務付けられているため

前述のとおり、タイムカードの保管は労働基準法で定められた企業の義務です。
タイムカードは、従業員の勤怠管理や給与計算に用いられる重要書類です。保管期間内にタイムカードを破棄したり、紛失したりした場合は罰則を科されるおそれがあります。法令遵守を徹底するためにも、タイムカードは適切に管理しましょう。

タイムカードの保管を怠った場合の罰則

労働基準法第120条の規定により、タイムカードの保管を怠った場合は30万円以下の罰金を科されるおそれがあります。タイムカードを故意に破棄、紛失した場合でなくても罰則の対象となるため、誤りが起きないような仕組みづくりが必要です。
※参考：労働基準法第120条｜e-Gov 法令検索

従業員とのトラブルを回避するため

タイムカードの打刻情報は、従業員自身が記録したものです。賃金計算のもととなる勤怠データの客観的証拠となるため、労務トラブルの防止に役立ちます。
万が一、従業員から未払い賃金を請求された場合にも、タイムカードのデータを提出すれば支給金額に誤りがないことを証明できるでしょう。

労働基準監督署の調査に必要なため

労働基準監督署による調査では、タイムカードの提出を求められることがあります。タイムカードは、おもに労働時間や賃金支給において不正がないかを調べるために使用されます。提出できない場合は指導の対象となるため、適切に保管することが大切です。

紙のタイムカードの保管方法

紙のタイムカードは、ファイルやボックスにまとめて保管するのが一般的です。必要なときに必要な情報を参照できるよう、期間や部署ごとにまとめて整理しておくとよいでしょう。定期的に点検し、整理整頓することも大切です。
また、タイムカードは従業員の勤務状況を記録した重要書類なので、保管場所にも気を付ける必要があります。鍵付きのキャビネットを使用するなど、セキュリティの高い保管場所を選びましょう。

タイムカードをデータとして保管するメリット

紙のタイムカードの保管には手間や労力がかかるため、データとして管理する方法がおすすめです。具体的には、以下のようなメリットを期待できます。

保管場所の確保が不要

紙のタイムカードを5年分保管するためには、まとまったスペースが必要です。
一方、タイムカードをデータとして保存する場合は、物理的な保管場所が不要となります。膨大な量のデータも難なく管理でき、保管場所のコストも削減可能です。

必要な情報を探しやすい

紙のタイムカードの場合、きちんと整理していても必要な情報を探し出すには時間がかかります。タイムカードをデータとして保存すれば検索性が向上し、必要な情報を迅速に探せるようになります。
サーバーやクラウド上でデータを保存するため、社内の情報共有も容易です。労働基準監督署による調査が行われた場合も、求められたデータをスムーズに提供できるでしょう。

紛失や盗難のリスクを減らせる

タイムカードをサーバーやクラウド上で保存すると、物理的なカードと比べて紛失や盗難のリスクを低減できます。また、セキュリティ性が向上することにより、情報管理の徹底に役立ちます。
誤ってデータを削除した場合や、災害による被害を受けた場合などもデータを復元できる可能性が高いでしょう

タイムカードの保管における注意点

タイムカードの保管においては、以下の4点に注意が必要です。

パートスタッフのタイムカードも保管が必要

タイムカードは、従業員の雇用形態に関係なく保管する必要があります。正規雇用の従業員や派遣スタッフと同様に、パートスタッフのタイムカードも保管しなければなりません。なお、タイムカードだけでなく出勤簿も雇用形態に関係なく保管しましょう。

管理監督者やみなし労働時間制の従業員は対象外

基本的に、タイムカードは全従業員分を保管する必要があります。ただし、管理監督者やみなし労働時間制の従業員については、労働時間に応じた賃金の支払いが発生しないため、タイムカードの保管義務はありません。
ただし、これらの従業員に対しても「労働時間の把握」は求められるため、タイムカードなどの勤怠記録を一定期間保管しておくことが望ましいとされています。

退職者のタイムカードも保管する

タイムカードは在籍中の従業員だけでなく、退職者の分も保管する必要があります。未払い賃金の請求は退職者も行えるため、トラブルを回避する意味でも、保管期間を過ぎるまではタイムカードを破棄しないよう注意しましょう。

7年間の保管が必要なケースもある

タイムカードの保管期間は原則5年、経過措置期間は3年が基本です。ただし、賃金台帳と源泉徴収簿を兼用している場合、賃金台帳の作成に必要なタイムカードも含めて7年間保管すべきと解釈される可能性があります。
賃金台帳と源泉徴収簿を兼用している企業は、念のため社労士や税理士などに保管期間について相談しましょう。

勤怠管理には『勤怠管理システム』もおすすめ

従業員の勤怠管理には、勤怠管理システムもおすすめです。クラウド勤怠管理システムなら、インターネット環境があればどこからでも出退勤の記録ができ、打刻情報をデータとして保存可能です。集計や確認も効率的に行えるため、タイムカードやExcelや、スプレッドシートでの運用と比べて担当者の負担も軽減されるでしょう。
また、システムの自動アップデートにより、法改正にも速やかに対応できます。仕組みの見直しや手動対応が不要なので、ヒューマンエラーのリスクも低減可能です。

さらに、給与計算システムや人事システムとの連携が可能な製品が多くあり、データの一元管理や業務全体の効率化を実現できます。勤怠データの転記作業が不要なため、ミスが起こりにくい点もメリットです。

まとめ

労働基準法により、タイムカードの保管期間は原則として5年と定められています。紙媒体の保管には手間や労力がかかるので、勤怠管理システムを導入するなどして、タイムカードをデータ保存できる体制を整えるとよいでしょう。

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