タイムカードがない会社のリスクと対策方法とは

タイムカードがない会社は違法？

タイムカードがない会社が違法とは限りません。ただし、勤怠管理を怠り、労働時間を把握していない場合などは、違法と判断される可能性があります。

タイムカードがなくても違法ではない

タイムカードを使っていない会社であっても、それだけで違法と判断されることはありません。ただし、労働安全衛生法第66条の8の3に基づき、事業者は従業員の労働時間を把握する義務があります。
そのため、Excelや勤怠管理システムなど、客観的な方法で労働時間を正確に記録し、適切な勤怠管理を行うことが重要です。
※参考：労働安全衛生法第66条の8の3｜e-Gov 法令検索

勤怠管理を怠ると違法になるケースもある

勤怠管理の方法としてタイムカードやシステムを導入していても、記録を意図的に改ざんした場合は労働基準法違反です。また、労働時間を正しく把握していたとしても、その記録を保管していなければ違法となります。
なお、従業員が始業・終業時刻を自己申告する方法は、客観性に欠けるため注意が必要です。やむを得ず導入する場合は十分な説明や実態調査を行い、労働時間の把握に努める必要があります。
※参考：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省

勤怠管理に関する企業の法的義務について

企業には勤怠管理を適切に行う法的な義務があり、労働時間の把握や記録保存、残業時間の上限管理など、守るべき項目が存在します。

客観的な労働時間把握が義務

2019年4月の労働安全衛生法改正により、企業は従業員の労働時間を客観的に把握する義務を負うようになりました。労働安全衛生規則第52条の7の3に基づき、客観的な把握にはタイムカードや勤怠システムなどの導入が必要とされています。なお、曖昧な勤怠管理は、労働安全衛生法第66条の8の3により違反となる可能性があります。
※参考：労働安全衛生規則第52条の7の3｜e-Gov 法令検索
※参考：労働安全衛生法第66条の8の3｜e-Gov 法令検索

勤怠記録の作成・保存義務は5年

2020年4月の労働基準法改正により、タイムカードなどによる勤怠管理の記録の保存期間は3年から5年へ延長されました（第109条）。労使間でのトラブルを未然に防いだり、万が一問題が起きた際の証拠として活用したりする目的があります。
経過措置として、現在は3年間の保存でも差し支えないとされていますが、今後のために早めの対応が必要です。
※参考：労働基準法第109条｜e-Gov 法令検索
※参考：改正労働基準法等に関するQ&A｜厚生労働省

時間外労働の上限規制

労働基準法第32条では、原則として1日8時間・1週40時間を超える労働は認められていません。ただし、労使間で36協定を結び、労働基準監督署に届け出ていれば、協定の範囲内で残業や休日出勤を命じることが可能です（同法第36条）。
上限を超えて働かせたり、届け出を怠ったりした場合には違反となり、企業にとっては指導や是正勧告の対象になるおそれがあります。
※参考：労働基準法第32条｜e-Gov 法令検索
※参考：労働基準法第36条｜e-Gov 法令検索

タイムカードにはデメリットもある

紙のタイムカードは一見便利に見えても、実際には運用上のデメリットがあります。打刻忘れが発生したり、記録が不正確になったりすることもあり、注意が必要です。

正確に労働時間を把握しにくい

タイムカードでは、始業・終業時刻のみを自己申告で記録するケースが多く、休憩時間や残業、有給休暇などの管理が曖昧になりがちです。打刻忘れや誤打刻が発生すると、実際の労働時間とのずれも生じやすくなります。
また、外出先や出張中など、タイムカードが設置されていない場所では打刻できないため、勤怠管理が不正確になる原因にもなります。

残業代の改ざんが起こりやすい

タイムカードはタイムレコーダーに通すだけで、誰でも簡単に操作できるため、残業代の改ざんが行われても気づきにくいのがデメリットです。勤務時間と記録が一致しないケースが発生しやすく、退勤時刻を故意に遅らせるといった不正が起こることがあります。
例えば、退勤打刻をせずに無駄話をして残業代を稼ぐことも可能で、正確な管理が難しくなります。

テレワークに対応できない

タイムカードは、出社を前提とした勤怠管理方法であり、テレワークや直行直帰など柔軟な働き方には対応できません。打刻のためだけに出社を強いられる可能性もあり、本来不要な出勤が発生するのもデメリットです。

打刻待ちの列ができやすい

タイムレコーダーは設置場所が限られるため、始業前に打刻待ちの列ができることがあります。全員が時間通りに打刻するには、待ち時間を見越した行動が必要になるなど、業務効率に影響することもあります。

タイムカードの代替手段は？

タイムカードのほかにも、労働時間を管理する方法はあります。例えば、Excelを使った記録やICカードでの打刻、専用の勤怠管理システムを導入するなど、働き方や社内環境に応じて選ぶことが大切です。

Excel

Excelを使った勤怠管理は導入コストを抑えやすく、Microsoftの公式サイトではタイムシートや欠勤管理表など豊富なテンプレートを無料で利用できます。関数を活用したり、ショートカットキーで作業を効率化したりできる点も魅力です。
ただし、入力内容の改ざんが容易なため、客観的な記録として不十分と判断されるおそれがあります。

タイムレコーダー （ICカードタイプ）

ICカードを使った打刻は、かざしたり挿入したりするだけで操作が完了するため、特別な研修を行わなくてもすぐに現場で活用できます。交通系ICカードや社員証、入館証など既存のカードを登録して使えるので、毎月のタイムカード作成の手間を減らしながら、打刻ミスや不正を防ぐことが可能です。
なお、導入するシステムによっては交通費の自動精算にも対応できます。

勤怠管理システム

勤怠管理システムとは、勤怠管理業務をサポートするシステムです。クラウド型のようなインターネット上で利用できるタイプは、スマートフォンやパソコンでのクリック打刻や、ICカード・生体認証による打刻が可能です。

また、クラウド型のほかにオンプレミス型（カスタマイズ型・インストール型）もあります。カスタマイズ型は、柔軟に機能を設計できる反面、導入や運用コストが高くなりがちです。インストール型は、費用が比較的抑えられますが、機能や仕様の自由度は限られます。

勤怠管理システムを導入するメリット

勤怠管理システムを導入すると、記録の正確性が高まり、作業の効率も向上します。人為的ミスを防いだり、給与計算を簡略化したりできる点もメリットです。

打刻漏れや改ざんを防げる

勤怠管理システムには、打刻漏れを防ぐためのアラート機能が備わっており、出勤・退勤の打刻を忘れた場合に即時通知が届くため、記録漏れを未然に防げます。
また、指紋・静脈・顔認証といった生体認証機能を活用することで、なりすましや代理打刻といった不正を防止することも可能です。本人確認を前提とした打刻により、改ざんのリスクを大幅に軽減できます。

労働時間をリアルタイムで把握できる

勤怠管理システムは、従業員の出退勤情報がリアルタイムで反映されるため、管理者は勤務状況や残業時間を即時に把握できます。これにより、過剰な労働が発生している従業員への早期対応が可能となり、長時間労働の防止や健康管理にもつながります。
また、インターネット環境があればどこからでも利用できるため、テレワーク中や外出先からでもスムーズに打刻や確認を行うことが可能です。

給与計算の負担が軽減する

勤怠管理システムを導入することで、タイムカードをもとに出退勤時刻を手入力する手間が省け、給与計算にかかる作業時間や人的コストの削減が期待できます。システムによっては、残業時間や深夜勤務の労働時間を自動で集計するだけでなく、割増賃金の計算を補助する機能を備えているものもあり、手計算ミスの防止にもつながります。
また、多くの勤怠管理システムは、給与計算ソフトと連携できる仕様になっており、データの反映や管理がスムーズになる点もメリットです。

勤怠管理システムを選ぶ際のポイント

勤怠管理システムを導入する際は、搭載されている機能の内容、操作のしやすさ、既存システムとの連携性などを確認しながら選ぶことが大切です。

必要な機能の有無

勤怠管理システムを選ぶ際には、自社の勤務形態や運用ルールに合った機能が備わっているかを確認する必要があります。フレックスタイム制や裁量労働制、変形労働時間制のような多様な働き方や、異なる雇用形態に対応できるかどうかも重要なポイントです。

別システムとの連携のしやすさ

勤怠管理システムを導入する際は、給与計算ソフトや労務管理システムとスムーズに連携できるかを事前に確認しておくことが重要です。既存のシステムと連携できれば、データの転記作業を省けます。
また、今後導入を検討しているシステムがある場合は、それらとの互換性や連携の可否についても調べておくことで、将来的な運用の幅が広がります。

誰でも使える操作性

勤怠管理システムは従業員が日常的に使うツールであるため、誰でも迷わず操作できるかどうかが重要です。打刻の手順が複雑だったり、画面が見づらかったりすると、業務全体の生産性が下がることも考えられます。
出社時にはICカードによる打刻、テレワーク中はパソコンやスマートフォンでの打刻など、勤務形態に応じた直感的な操作が可能であることが重要です。

まとめ

タイムカードがない会社は、労働時間の把握が曖昧になり、残業代未払いなどのトラブルが起こりやすくなります。勤怠管理は法的義務ですので、Excelや勤怠システムなど客観的な方法で正確に管理しましょう。

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