タイムカードの電子化とは？実現のメリットやシステムの選び方を解説

タイムカードの電子化とは？

タイムカードの電子化とは、これまで紙のタイムカードを使用していた勤怠管理をスマートフォンやパソコン、ICカードなどを用いて電子化することです。

電子化は、勤怠情報をデータ化するだけでなく、データ化した勤怠情報をもとに勤怠管理業務を効率化する目的もあります。

タイムカードの電子化が注目される理由

2019年4月に施行された「働き方改革関連法」により、企業には従業員の労働時間を客観的に把握する義務が課されました。これにより、従来の紙のタイムカードや手作業での集計では、記録ミスや不正によって正確性を欠く恐れがある点が課題となっています。

こうした背景から、打刻データを正確に記録・管理できる勤怠管理システムへの移行、すなわちタイムカードの電子化が注目され、多くの企業で導入が進んでいます。

※参考：働き方改革関連法のあらまし｜厚生労働省

タイムカードを電子化すべき企業の共通点

多くの企業でタイムカードの電子化導入が進んでいますが、導入を検討すべき企業には次のようなケースが当てはまります。

勤怠管理の負担を軽減し業務効率化をしたい場合

勤怠管理業務で従業員の勤務時間の集計作業に手間やコストがかかっている場合は、タイムカードを電子化して、業務効率を向上させるとよいでしょう。
また、電子化によって勤怠管理をシステム化すれば、管理業務の属人化を解消することも可能です

拠点が複数ある場合やテレワークを導入している場合

支店や拠点が複数ある場合やテレワークを導入している場合、従来のタイムカード管理では各拠点のカードを集約する作業に手間と時間、コストがかかります。

タイムカードを電子化すれば、各拠点や在宅勤務者の勤怠データをリアルタイムで一括管理でき、収集作業の手間を省きつつ効率的に勤怠管理を行えます。

タイムカードを廃止しペーパーレス化したい場合

近年、勤怠管理に限らず、多くの業務でペーパーレス化が進んでいます。タイムカードでの管理は、タイムカードを集めたり部署や月ごとにまとめたりするなどの手間がかかります。ペーパーレス化が進み、システム上で勤怠管理ができるようになれば、これらの手間も削減できるでしょう。

タイムカードを電子化するメリット

勤怠管理システムを導入し、タイムカードを電子化するメリットを具体的に解説します。

勤怠データをリアルタイムで把握できる

勤怠管理システムは、従業員それぞれの勤怠情報をリアルタイムで把握できます。システム上で当月の労働時間が分かるため、時間外労働時間も管理しやすく、上限規制の通達も出しやすくなります。
また、休日や有給休暇の残日数も把握できるため、取得の促しもできるでしょう。

打刻ミスや不正防止につながる

タイムカードやExcelでの勤怠管理では、打刻ミスや転記ミスによって実際の労働時間と記録に差異が生じることがあります。また、タイムカード打刻後に業務を行うなどの不正も見逃されやすい点が課題です。

勤怠管理システムを導入すれば、打刻データの自動集計やログ管理が可能となり、人的ミスや不正の発見・防止が容易になります。

リモート対応ができる

新型コロナの感染拡大や働き方の多様化をきっかけに、テレワークを導入する企業が増えました。勤怠管理システムを利用して、タイムカードを電子化すると、遠隔地からでも出退勤時間の打刻が可能になるため、リモート対応の多い職場の勤怠管理もしやすくなります。

集計作業の負担が減る

従来の勤怠管理は、タイムカードに打刻された出退勤時間を勤怠管理者がExcelに転記し、勤務時間の合計を計算する作業があります。そのため、従業員の数が多いほど、集計作業に多くの時間がかかります。
しかし、勤怠管理システムでは、労働時間や時間外労働時間、休日や有給残日数などが自動集計されるため、手間やミスを大幅に削減できます。

紙の保管コストが減る

労働関係に関する書類の保管期間は、労働基準法第109条により5年間（当分の間は3年間）の保管が必要です。そのため、タイムカードなどの紙で勤怠管理をする場合、管理の手間がかかるだけでなく、紙を保管する場所の確保や維持にコストがかかる場合があります。
勤怠管理システムによる勤怠情報の記録は、全てデータになるため、紙の保管に必要なコストを削減できます。

※参考：労働基準法第109条｜e-Gov法令検索

タイムカードを電子化するデメリット

タイムカードの電子化には、デメリットもあります。事前に理解し、対策を考えておきましょう。

導入にコストや時間・手間がかかる

勤怠管理システムの多くは、導入するために初期費用がかかります。また、導入するまでの適切なシステム選び、社内での検討など段階を踏む必要があるため、企業によっては利用開始までに多くの時間や手間がかかるでしょう。

従業員に周知する必要がある

勤怠管理システムの導入には、従業員に従来の勤怠管理方法からシステムに切り替えることを周知する必要があります。システムの使用方法だけでなく、一括管理をするためには、勤怠管理ルールの策定及び説明も必要です。

システム選びを間違えると負担が増える

勤怠管理システムは、商品によって使用できる機能がさまざまです。そのため、システムの見極めを誤って自社に合わないものを選ぶと、勤怠管理がより複雑になったり、手間やコストが負担になったりする場合もあるでしょう。

電子化に必要な勤怠管理システム導入のためにするべきこと

タイムカードの電子化のために勤怠管理システムを導入する際には、次のポイントを参考にしてください。

導入目的を明確にする

自社に合った勤怠管理システムを導入するには、導入目的を明確にすることが大切です。「業務効率化をしたい」という大まかな目的ではなく、「勤怠管理の集計にかかる手間や時間を減らしたい」「打刻ミスや不正をなくしたい」「テレワークに対応したい」など具体的な目的を考えましょう。

必要な機能を把握する

導入検討時には、自社の勤怠管理に必要な機能を考えましょう。出勤・退勤時間が打刻できればよいのか、遠隔地からも打刻できるようさまざまなデバイスに対応しているものがよいのか、有給取得の把握や給与の集計にも役立てたいのかなど、自社の勤怠管理業務に合わせて検討してください。

予算を決める

勤怠管理システムの導入には費用がかかりますが、初期費用と運用費用のかかり方はシステムによって異なります。初期費用だけが必要なもの、運用費用だけが必要なもの、両方かかるものなど、さまざまなパターンがあります。
そのため、自社の予算や従業員数、企業規模を踏まえて、導入後にかかる総費用を事前に確認することが重要です。

運用ルールを決める

従来の勤怠管理から、勤怠管理システムを利用した勤怠管理に切り替える際には、運用ルールを決めて周知するようにします。

しかし、運用ルールを周知するだけでは、従業員の理解が深まらない可能性があります。そのため、導入目的やシステムの操作方法を分かりやすく説明するマニュアルを作成したり、説明会を実施したりしましょう。

勤怠管理システムを選ぶ際の注意点

勤怠管理システム選びの際には、以下の点に注意してください。

社内システムとの連携性はあるか

給与計算システムなど、すでに社内で利用しているシステムがある場合、勤怠管理システムと連携できれば、データの相互利用ができ、業務をより効率化できるでしょう。

逆に連携性がないと、勤怠管理システムのデータを別システムに手作業で移行する手間が発生するため、事前に連携性の有無を確認してください。

必要なセキュリティ体制があるか

勤怠管理システムに記録される情報は、従業員の個人情報や勤務・給与データなど重要な情報ばかりです。勤怠管理システムは、セキュリティ対策が万全でないと、情報漏えいリスクが高まります。

情報が外部に漏れると企業の信用を失いかねないため、十分なセキュリティ体制のあるシステムを選びましょう。

法改正に対応しているか

勤怠ルールにも関わる労働基準法の内容は適宜改正されています。そのため、勤怠管理システムが法改正に対応できないと、正しい管理ができなくなる恐れがあります。法改正があった際、自動で新しい法律に対応した状態にアップデートできるかどうかも重要なポイントです。

タイムカードの電子化にはクラウド勤怠システムのタッチオンタイムがおすすめ

タイムカードの電子化のため、勤怠管理システムを導入する際はタッチオンタイム（Touch On Time）をご検討ください。

初期費用は無料で、月額は1人あたり300円と低コストです。また、追加費用なしで全ての機能が利用でき、各種申請や休暇管理などの勤怠管理業務をまるごと効率化できます。電話によるサポートや専属のサポート担当制など、一般的には追加費用が発生するサポートメニューも無料で利用できるため、忙しい中小企業の総務人事担当者におすすめです。

さらに、通常のパソコンやスマートフォン打刻のほか、さまざまな労働環境でも打刻環境を整えられるようタイムレコーダーを自社開発しており、指紋とICカード打刻が可能な独立型端末「タッチオンタイムレコーダー」やお手持ちの端末で利用できる顔認証打刻「Facee（フェイシー）」も利用できます。

テレワークはもちろん、シフト制や三交代、変形労働時間制、裁量労働制などの複雑な勤務形態にも標準機能で対応できる高機能なシステムです。

まとめ

従来の紙のタイムカードによる勤怠管理から電子化することで、勤怠管理者の作業負担を大幅に軽減し、業務効率を向上させることが可能です。また、打刻ミスや不正の防止、複数拠点の一元管理、テレワーク対応など、多くのメリットがあります。

導入にあたっては、目的を明確にし、必要な機能や予算を踏まえて自社に最適な勤怠管理システムを選ぶことが重要です。

低コストで多機能、さらに手厚いサポートが受けられる「タッチオンタイム」は、こうしたニーズに対応できる勤怠管理システムの1つです。まずは下記リンクからお気軽にお問い合わせください。