打刻とは？管理を怠った場合のリスクや打刻漏れを防ぐための対処法について解説

打刻とは

打刻とは、従業員が出勤や退勤などの勤務時間を記録する行為です。従来は紙のタイムカードを使う方法が主流でしたが、現在ではICカードや勤怠管理システムなど、さまざまな手段で行われています。企業によっては、出勤や退勤だけではなく、休憩の前後に打刻を求めるケースもあります。

法改正への対応も欠かせない取り組み

打刻の指示をはじめとする勤怠管理を行う際は、法改正にも都度対応できるようにしましょう。例えば、2019年に労働安全衛生法が改正された影響によって、企業には客観的な記録によって労働時間を把握する義務が課されました。

また、年次有給休暇取得の義務化によって、使用者は時季を指定して年5日の有給休暇を従業員に取得させる必要があります。こうした法改正への対応は、勤怠管理の仕組みを見直す良い機会ともなり、適切な労務管理の実現につながります。

※参考：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省
※参考：年5日の年次有給休暇の確実な取得わかりやすい解説｜厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署

打刻が必要な理由

ここでは、打刻が必要な理由について解説します。

労働時間を把握するため

打刻は、従業員が「いつ働き始め、いつ働き終えたのか」を記録するために行います。記録がなければ、企業は従業員の実際の労働時間を正確に把握できません。タイムカードや勤怠管理システムを通して打刻をすることで、実際の労働時間を適切に把握できます。

給与を正しく支払うため

労働時間の記録は、給与計算を行うために必要な情報です。正しい打刻情報がなければ、勤務実績に応じた正確な賃金の支払いができなくなり、未払い残業や過払いのリスクが発生します。こうした給与に関するトラブルが大きくなると、法的な問題に発展する可能性もあるため注意が必要です。

残業時間を把握するため

残業時間を把握するためにも打刻は必要です。2019年に労働基準法が改正されたことで、36協定を結んでいたとしても月45時間・年間360時間を超える長時間労働は認められなくなりました。

過度な残業は従業員の心身に負担をかけ、モチベーション低下や過労につながるだけでなく、法律に違反するリスクも生じます。正確な打刻によって労働時間を管理することは、こうした法的リスクや健康リスクの防止にもつながります。

※参考：時間外労働の上限規制わかりやすい解説｜厚生労働省

打刻をする方法

従業員の出退勤時間を記録する「打刻」には、いくつかの方法があります。それぞれに特徴があるため、コストや手間、正確性の観点から選択することが重要です。

Excel

打刻をする方法の1つは、Excelによる打刻です。関数やマクロを使って出勤・退勤時刻を手入力し、労働時間を計算します。

Microsoft Officeを使っている場合には、コストをかけずに始められる点がメリットです。しかし、集計作業に負担がかかる、不正入力がしやすいなど、運用上の課題が多い点を押さえておきましょう。

タイムカード

タイムカードは、タイムレコーダーに紙のカードを挿入して打刻をする方式です。カードを機械に差し込むだけで打刻が完了するため、手間が少ないシンプルな方法といえるでしょう。
ただし、カードの管理や集計作業は人による対応が必要であり、処理に時間がかかる点がデメリットです。また、不正行為や改ざんをしやすいなどの課題が多くあります。

タイムレコーダー ICカードタイプ

近年は、ICカードを利用した打刻方法が普及しており、専用のリーダーにカードをかざすだけで、出退勤の記録を残せます。手間が少なくミスも起こりにくいのが特徴です。

管理者はリアルタイムで出退勤状況を確認できるため、勤怠の把握や労働時間の集計がスムーズに行えます。また、従業員それぞれがカードを持っているため、不正行為が行われにくい点もメリットです。

勤怠管理システム

勤怠管理システムは、パソコンやスマートフォン、タブレットなどから打刻できるシステムで、場所を問わず勤怠情報をリアルタイムで管理できます。

打刻機能に加え、残業や休暇の申請・承認、シフト管理、有給休暇の管理、労働時間の自動集計など、勤怠管理に関するさまざまな機能を備えています。そのため、導入すれば集計ミスや不正打刻の防止だけでなく、業務効率の向上にもつながります。ただし、システムの導入や運用には一定のコストがかかる点は注意が必要です。

打刻の管理を怠った場合のリスク

打刻の管理を怠ると、業務効率の低下や給与計算の誤り、さらには法律違反といったさまざまなリスクが生じます。ここでは、打刻の管理を怠った場合のリスクについて解説します。

業務負担が増える

従業員の出退勤の記録が抜けていたり、ミスがあったりすると、その都度、担当者が本人に確認したり、手作業で補正したりしなければなりません。事務処理の手間が積み重なることで、業務効率が著しく低下し、ほかの重要な業務に支障をきたす可能性もあります。

未払いが発生する

打刻情報が正確に管理されていないと、本来支払うべき給与や残業代が正しく計算されず、未払いが生じるリスクがあります。未払いが続けば、従業員から請求を受ける可能性があり、場合によっては労働基準監督署への申告につながります。
さらに、未払いが公になると、企業の社会的信用が損なわれ、調査や是正指導の対象となるリスクも高まります。

法律に違反する

労働基準法では、使用者に対して労働時間の適正な把握義務が課されています。打刻を怠り、労働時間を正確に管理していないと、法律に違反する可能性が出てくるでしょう。

また、従業員の過度な長時間労働を放置していると、損害賠償請求や刑事罰につながる可能性もあります。

打刻漏れが起こる原因

ここでは、打刻漏れが起こる原因について解説します。

タイムレコーダーの設置場所が適切でない

タイムレコーダーの設置場所が従業員の動線に合っていなかったり、アクセスが不便な場所にあると、出勤・退勤時に打刻を忘れる原因になります。

例えば、入り口から遠い場所や、混雑しやすい廊下の奥に設置されている場合、忙しい朝や退勤時に打刻をスキップしてしまうことがあります。

従業員に打刻の重要性が理解されていない

打刻の意義や必要性が十分に伝わっていないと、従業員は打刻を単なる形式的な作業と捉え、うっかり忘れたり軽視したりすることがあります。特に業務が忙しいタイミングでは、打刻を失念しやすくなります。

打刻の操作が手間である

打刻の操作が複雑だと、後回しにしてそのまま退勤してしまうなど、打刻漏れの原因になります。例えば、紙のタイムカードに毎回手書きで時刻を記入したり、端末の操作手順が多くて押すボタンが複数ある場合などです。

打刻漏れを防ぐための対処法

ここでは、打刻漏れを防ぐための対処法について解説します。

わかりやすい場所に設置する

タイムレコーダーを従業員用の出入り口やオフィスの出入り口など、従業員が通りやすい目立つ場所に設置すれば、打刻のし忘れを防ぎやすくなります。また、見えやすい場所に設置すれば、不正の抑止も期待できるでしょう。

運用ルールを定める

打刻の方法やタイミングに関して、企業として明確な運用ルールを定めることは、打刻漏れ防止の基本です。例えば「出社後5分以内に打刻を行う」といった具体的な行動基準を示すことで、従業員が迷わず正しく打刻できるようになります。

また、ルールを周知する際に、打刻の重要性や給与計算・労務管理への影響を併せて伝えることで、従業員自身が打刻の意義を理解し、意識的に実施するよう促せます。

勤怠管理システムを導入する

打刻漏れを防ぐには、勤怠管理システムの導入が有効です。勤怠管理システムには、打刻忘れを検知してアラートを出す機能が備わっています。また、スマートフォンやパソコンからどこでも打刻できるシステムであれば、テレワークや直行直帰といった柔軟な働き方にも対応できるでしょう。

おすすめの勤怠管理システム

ここでは、おすすめの勤怠管理システムを紹介します。

タッチオンタイム（Touch On Time）

出典：kintaisystem.com

タッチオンタイム（Touch On Time）は勤怠管理に特化したクラウド型のシステムで、独自開発のタイムレコーダーと専属担当による電話サポートが特徴です。

初期費用は無料、月額は1人あたり300円で、追加費用なしですべての機能が利用でき、各種申請や休暇管理など勤怠業務をまるごと効率化できます。また、電話サポートも無料で利用できるため、忙しい中小企業の総務・人事担当者に最適です。

タイムレコーダーは指紋やICカード打刻が可能な独立型端末「タッチオンタイムレコーダー」や、顔認証打刻「Facee(フェイシ―)」を提供しています。テレワークやシフト制、三交代、変形労働時間制、裁量労働制など、多様な勤務形態に対応可能です。

Money Forward クラウド勤怠

出典：moneyforward.com

マネーフォワード クラウド勤怠は、勤怠管理に加えて給与計算や人事情報との連携も可能な勤怠管理システムです。日々の出退勤記録に加え、休暇の申請や承認、シフトの作成なども同一システム上で一元管理できるため、管理者の業務負担を大幅に軽減できます。
スマートフォンやICカードから簡単に打刻ができるため、テレワークにも対応しています。

ジンジャー勤怠

出典：jinjer.com/kintai/

ジンジャー勤怠は、フレックスタイム制や裁量労働時間制など多様な働き方を取り入れている企業におすすめの勤怠管理システムです。従業員の労働時間をリアルタイムで把握できるため、健康管理や労働関係の法令順守にもつながります。

クラウド型のシステムであるため迅速にアップデートが行われ、法改正にも素早く対応可能です。

まとめ

打刻は従業員の労働時間を正しく把握し、適切な勤怠管理を行うために不可欠な作業です。打刻をスムーズに行うためにも、勤怠管理システムを導入して効率化を図りましょう。

勤怠管理システムの導入を検討しているなら、クラウド型勤怠管理システム「タッチオンタイム（Touch On Time）」がおすすめです。市場シェアNo.1※の実績を誇り、初期費用は無料、月額は1人あたり300円から導入できます。30日間の無料トライアルと電話サポートも用意しているので、ITに不慣れな人でも安心して利用できるでしょう。

さまざまな労働環境でも打刻環境を整えられるよう、タイムレコーダーを自社開発しており、指紋とICカード打刻が可能な独立型端末「タッチオンタイムレコーダー」やお手持ちの端末で利用できる顔認証打刻「Facee(フェイシ―)」で、労働条件に影響されることなく打刻が可能です。まずはお気軽にお問い合わせください。
※2023年 富士キメラ総研調べ 勤怠管理SaaS市場 利用ID数