無料の勤怠管理システムの選び方と活用ポイント｜おすすめ有料版との比較も解説

無料の勤怠管理システムのメリット・デメリット

無料の勤怠管理システムにはどのようなメリット・デメリットがあるのか解説します。

勤怠管理システムで選べる打刻方法

勤怠管理システムにはさまざまな打刻方法があります。出社がメインの会社であれば物理的な打刻方法、出張や営業先への直行が多い場合はスマートフォンの打刻機能など、会社の特徴に合わせて選択するとよいでしょう。

物理的タイムレコーダーと連携した打刻

従来のタイムレコーダーの感覚で利用できる物理的なデバイスによる打刻方法です。たとえば、共有パソコンをタイムレコーダーのように活用する方法では、特定の位置にパソコンを設置し、従業員がログイン後に打刻を行います。従業員が少なければパソコン1台で済み、導入コストを抑えられます。

また、指静脈認証や顔認証などを使用して本人確認を行う生体認証打刻は、従業員が多い会社や工場に有効です。ログイン操作が不要なため、スマートフォンやパソコンの操作に不慣れな高齢者の方や外国人従業員にも使いやすく、認証精度が高いため不正打刻の防止にもなります。

タブレット・スマートフォンでの打刻

従業員が個人の端末や会社支給の端末で、場所を問わずに打刻できる方法です。営業先への直行・直帰が多い従業員にとって非常に便利で、出社せずにリアルタイムで勤怠管理を行えます。

最大の特徴はGPS機能による位置情報の記録です。どこで打刻したかが明確になるため、不正打刻を防止できます。なかには、指定した範囲でのみ打刻を許可する設定が可能なものもあります。ただし、従業員への事前説明と、プライバシーに配慮した運用を心がけることが重要です。

ICカードを活用した簡単打刻

カードリーダーとICカードを使用した、最もシンプルで導入しやすい打刻方法です。社員証カードのような既存のICカードをそのまま活用することもできるため、追加コストを抑えて導入できます。

カードリーダーにICカードをタッチするだけのため、操作が複雑ではありません。交通系ICカードを使用する場合は、打刻と同時に交通履歴を読み取る設定にし、交通費精算まで一括で処理できるものもあります。

その他の便利な打刻

その他、多様な働き方に対応するため、さまざまな打刻方法が用意されています。チャットツール連携では、普段使用しているLINEやSlackから直接打刻でき、コスト削減と利便性を両立できます。

Web打刻は、管理者ページから直接打刻する方法で、特別な機器が不要です。Bluetooth打刻は通信をオンにしてエントランスを通過するだけで自動打刻され、打刻忘れを防げます。指定番号への電話で打刻できる通話打刻は、スマートフォンの操作に不慣れな従業員でも利用できます。

無料の勤怠管理システムの比較項目

無料の勤怠管理システムを選ぶ際は、いくつかの重要な比較項目があります。自社の運用に照らし合わせて、できるだけ影響の少ないものを選ぶとよいでしょう。

クラウド型かオンプレミス型（インストール型）かの違い

勤怠管理システムには、クラウド型とオンプレミス型（インストール型）の2種類があります。クラウド型はインターネットを介して利用できるため、場所を問わず勤怠管理が可能です。法改正への対応も自動で行われ、システムのアップデートも不要なため、運用の手間を大幅に削減できます。

一方、オンプレミス型は自社のサーバーにインストールして使用するため、セキュリティ面で優位性があります。インターネット環境が不安定な工場や現場では、オンプレミス型の方が安定した運用が可能です。

データ保存期間と容量の違い

多くの無料の勤怠管理システムでは、勤怠データの保存期間が数か月から1年程度に制限されています。また、保存できるデータ容量にも上限があり、定期的にバックアップを取る運用体制が求められます。

労働基準法では勤怠データの5年間保存が義務付けられているため、無料の勤怠管理システムを使用する場合は、定期的なCSVデータの出力と別途保管が必要です。なかには無料ながらも5年間のデータ保存に対応するシステムもあります。

利用可能な人数制限の違い

無料の勤怠管理システムは、利用できる従業員数に上限があるのが一般的で、多くのサービスでは3〜5名までに制限されています。なかには10名や30名といった人数まで利用可能なサービスもあります。

少人数のチームや創業直後のスタートアップには十分ですが、入退社に応じたメンバーの入れ替えができないシステムもあるため、導入前に運用ルールを確認しておくことが重要です。

操作性の違い

無料の勤怠管理システムは機能が限定されているため、スッキリとしたデザインで必要な情報を確認しやすく、管理者にも従業員にも優しい設計になっています。システムは人事担当者や管理者だけでなく、実際に毎日使用する従業員にも使いやすくあるべきです。トライアル期間があれば、実際の使用感を事前に確認してから選ぶことをおすすめします。

無料版と有料版の機能の違い

無料版では、基本的な打刻機能をメインとするシンプルなシステムが一般的です。残業超過を自動で警告するアラート機能、残業申請・承認などを管理するワークフロー機能、勤怠データをCSVで出力して給与計算ソフトと連携するデータ出力機能などが制限されやすい傾向にあります。

こうした機能は業務効率化や法対応に役立ちますが、日々の出退勤の記録と集計がメインなら無料版でも十分というケースもあります。なかには全機能を無料で使えるシステムもあるため、必要な機能が備わっているか事前に確認しておくと安心です。また、無料版ではサポート体制が制限されている場合が多く、画面上にバナー広告が表示されることもあります。

無料の勤怠管理システム3選

おすすめの無料の勤怠管理システムを紹介しましょう。

「HRMOS（ハーモス）勤怠」

株式会社ビズリーチが提供する勤怠管理システムです。30名以下の企業なら完全無料で利用でき、基本的な勤怠管理機能のほか、残業レポートや労働基準法対応の残業管理機能も無料で使用できます。有給休暇管理や届け出申請機能は有料オプションとなるほか、無料プランではデータ保存期間が1年に制限され、バナー広告が表示されます。

「Teasy（テイジー）」

残業ゼロを目指す」をコンセプトにしたクラウド型勤怠管理サービスです。5名以下なら完全無料のエントリープランを利用できます。基本的な勤怠管理機能のほか、負荷状況の可視化やチーム状況の共有など、働き方改革に特化した機能が充実しています。Web打刻やSlackアプリ打刻、ICカード打刻に対応し、リモートワーク時代のチーム勤怠管理に最適化されています。

「オツトメ」

ガラケー対応の無料の勤怠管理システムです。スマートフォンやタブレットでの操作がおもとなっているシステムが多いなか、幅広い世代が使えるところが魅力です。操作がシンプルであり、セキュリティ性が高い点もメリットといえます。ただし、休日の設定ができない点には注意が必要です。

勤怠管理システム導入時のポイント

勤怠管理システムを効果的に運用するには、導入時の準備と設定が重要です。ここでは、導入成功のための4つのポイントを解説します。

従業員への操作研修を行う

勤怠管理システムの効果を最大化するためには、現場の従業員に正しく活用してもらう必要があります。導入前にマニュアルを作成・配布し、説明会や研修を実施することが重要です。研修では、システムの基本的な操作方法や打刻の手順、申請・承認フローの流れを説明します。また、導入によるメリットや目的を伝えることで、従業員の理解が深まります。

トライアル期間を活用する

多くの勤怠管理システムでは無料トライアル期間が提供されています。この期間を有効活用し、自社の業務環境に適合するかを十分に検証しましょう。トライアル前には、自社の勤務形態や必須機能を整理し、評価担当者と評価基準を設定します。限られたトライアル期間で効率的に検証するため、事前に確認項目を明確化し、実務に近い運用テストを行うことが成功の鍵です。

集計作業の自動化を活用する

勤怠管理システムの最大のメリットは、従来の手作業による集計を自動化できることです。自動化により、計算ミスといったヒューマンエラーを防止するだけでなく、集計作業時間を大幅に短縮できます。また、法定残業や36協定超過のアラート機能によって、労務リスクも軽減できます。さらに、給与計算ソフトと連携すれば、給与計算業務をスムーズに進めることが可能です。

シフト管理やワークフローとの連携を行う

勤怠管理システムにシフト管理と承認ワークフローを一元化することで、業務効率が大幅に向上します。たとえば、連携によりシフトと実勤務の差異を自動で検出でき、残業申請・承認の効率化が図れます。また、人件費の最適化と正確な給与計算も実現し、労務リスクも低減します。ワークフロー機能では、申請通知やリマインド機能により、承認漏れを防止し、スムーズな業務進行が可能です

有料の勤怠管理システムの選び方

有料の勤怠管理システムを選ぶ上で、確認しておきたいポイントを解説します。

自社の就業ルールや管理方法に合った機能か？

有料の勤怠管理システムでは広告表示がない、細かいカスタマイズが可能、高機能な連携、サポート体制の充実など、無料の勤怠管理システムでは利用できない機能やサービスがあります。しかし、求める機能や管理方法に合った機能でなければ意味がありません。自分たちが目指す管理ができる機能であるかどうかを確認しましょう。

従業員は打刻しやすいか？

打刻方法が複雑になればなるほど、従業員にリテラシーが求められ、その分打刻漏れが発生する可能性があります。そのため、打刻しやすいかどうかは重要な確認ポイントです。打刻機のなかには、常時パソコンに接続しているタイプのものもあれば、スマートフォンから打刻できるものもあるので、事前に従業員に対してヒアリングをすることをおすすめします。

サーバーとデータ保存は安定しているか？

朝9時など打刻が集中するタイミングは、サーバーにアクセスが集中しがちです。そのため、サーバーがデータを処理しきれずエラーが発生することがあります。そのような状況でも耐えられるシステムなのか、サーバーやデータ保存の安定性を確認しましょう。

【トライアル有】有料のおすすめ勤怠管理システム3つをご紹介

有料の勤怠管理システムのなかから代表的なものを3つ紹介いたします。いずれも無料トライアルがあるのでぜひお試しください。

「Touch on Time（タッチオンタイム）」

タッチオンタイム（Touch On Time）は、勤怠管理に特化したシステムで、独自のタイムレコーダー開発と、専属担当による電話サポートが特徴です。

初期費用は無料で、月額は1人あたり300円と低コストですが、追加費用なしですべての機能が利用できるので、各種申請や休暇管理などの勤怠管理業務をまるごと効率化できます。
また、電話によるサポートや専属のサポート担当制といった、一般的には追加費用が発生するサポートメニューも無料で利用できるので、忙しい中小企業の総務人事担当者におすすめです。

通常のPCやスマホ打刻の他、様々な労働環境でも打刻環境を整えられるよう、タイムレコーダーを自社開発しており、指紋とICカード打刻が可能な独立型端末「タッチオンタイムレコーダー」やお手持ちの端末で利用できる顔認証打刻「Facee(フェイシ―)」があります。

テレワークはもちろん、シフト制や三交代、変形労働時間制、裁量労働制などの複雑な勤務形態にも標準機能で対応できる高機能なシステムです。

「jinjer（ジンジャー）」

2016年にサービス開始した勤怠管理システムです。勤怠管理システム業界の標準的な機能を網羅しています。操作・導入も簡単で、チャット機能や管理側のマルチデバイスフル対応という機能も魅力です。30日間の無料トライアル期間があります。

「ジョブカン勤怠管理」

シフト管理に強い「ジョブカン勤怠管理」は、出退勤管理やシフト管理、休暇申請管理などが可能です。無料トライアル期間は30日となっていますが、無料のまま使用できるプランもあるので、トライアル期間終了後も有料か無料かを選択できます。なお、無料プランは人数制限やデータ保管期間が決まっているので注意が必要です。

それぞれの特色を理解して選択を

無料の勤怠管理システムのメリット・デメリットから、多様な打刻方法、導入時のポイント、有料勤怠管理システムとの違いや選び方まで詳しく解説しました。

コストを最小限に抑えたい企業や最低限の機能で十分な場合は無料の勤怠管理システムが適しています。一方、複雑な勤怠ルールを持つ企業や多拠点展開している企業、充実したサポート体制を求める場合は有料の勤怠管理システムがおすすめです。

勤怠管理システムタッチオンタイムは、市場シェアNo.1の実績があります。専属サポートや電話サポートが追加費用なしで利用でき、導入から運用まで安心して進められます。独自のタイムレコーダー（TOTレコーダー、Facee）はあらゆる職場にフィットします。

無料トライアル期間を活用し、実際の操作感や機能を確認して、自社に最適な勤怠管理システムを見つけましょう。