勤怠管理はスプレッドシートでもできる？作成手順や注意点も解説

勤怠管理とは

勤怠管理は、従業員の就業状況を確認するためのものです。出勤や退勤の時間、休憩時間、労働時間、休日などの記録を取り、その内容が適正かどうかを判断します。また、適正な人材配置を検討し、組織を見直す際にも役立てられる場合もあります。なお、勤怠管理は、労働基準法によって定められた、企業の使用者の義務です。

Googleスプレッドシートとは

Googleスプレッドシート（以下、スプレッドシート）は、Googleが提供する表計算ソフトウェアです。クラウドベースのため、ブラウザ上で作業できます。また、従来のようにソフトを購入してインストールして使用するのではなく、Googleアカウントがあれば、誰でも簡単かつ無料で利用できます。

スプレッドシートでできる作業は、おもに表の作成やデータ集計、分析、計算などです。Microsoft Excelとも互換性があるため、Excelで作成したファイルをスプレッドシートで開いたり編集したりできます。

スプレッドシートによる勤怠管理は可能

勤怠管理をデジタル式にしたい場合、まずは導入コストがかからないスプレッドシートを利用したいと考える人は少なくないでしょう。結論からいえば、スプレッドシートを使用した勤怠管理は可能です。

クラウド上で操作するため、指定のURLにアクセスすれば、複数人が同時に作業できます。また、パソコンやスマートフォンでインターネット環境を利用すればアクセスできるため、複数の場所からの使用も可能です。

勤怠管理用のスプレッドシートを作成する手順

勤怠管理用のスプレッドシートの作成には、さまざまな方法が考えられるでしょう。ここでは、一般的な作業手順を簡単に紹介します。

1.管理表に必要な項目の整理をする

まずは、管理表に記載する必要項目を整理します。勤怠管理表に記載する項目に決まりはありません。記載する項目の一例は、以下の通りです。

• 従業員氏名
• 勤務日数
• 勤務時間
• 時間外労働の有無（時間）
• 深夜労働時間
• 休日　など

なお、賃金台帳としての利用を考える場合は、基本給や各種手当など、賃金計算の基礎となる事項なども記入します。

2.設定項目シートを作成する

設定項目シートは、勤怠管理表の年月や従業員の稼働日、休日などを設定するシートです。設定項目シートの入力内容は、この後作成する勤怠入力シートや勤怠管理シートに反映する情報となるため、必要な情報を漏れなく入力しましょう。

3.勤怠入力シートを作成する

勤怠入力シートは、従業員が実際に日々の勤務時間や出勤・退勤・休憩時間などを記入するためのシートです。また、出勤・退勤・休憩時間をそれぞれ入力すると、実働時間が自動で表示されるように関数を設定しましょう。管理の手間や計算ミスの軽減につながります。

4.勤怠管理シートを作成する

勤怠管理シートは、設定項目シートと勤怠入力シートの情報を合わせて反映するように設定し、各従業員の勤務状況を管理できるようにします。
毎月の勤務時間、出勤日数、時間外労働時間だけでなく、有給残日数も一目で分かるようにするなど、自社の勤怠管理に必要な情報を盛り込みましょう。

勤怠管理用のスプレッドシート作成に役立つ操作

勤怠管理用のスプレッドシートの作成では、関数をはじめとする機能を効率よく使用するのがポイントです。役立つ操作の一例を紹介します。

労働時間や残業時間の自動計算

勤務時間の自動計算には、TIME関数を使用するのがよいでしょう。例えば、出勤時刻をA1のセル、退勤時刻をB1のセルに記載する設計にします。そして、休憩時間が60分の場合は、空欄のセルに「B1-A1-TIME(1,0,0)」と関数を組めば、そのセルに休憩時間を除いた勤務時間が自動で表示されます。
また、残業時間の自動計算は、IF関数とTIME関数を組み合わせて自動計算が可能です。

条件付き書式

条件付き書式を活用すれば、休日や残業を色分けできます。必須の操作ではありませんが、色分けすれば勤怠状況がより分かりやすくなります。管理表が見やすくなれば、作業効率が上がったり、ミスを減らしたりできるでしょう。

スプレッドシートによる勤怠管理のセキュリティ対策

スプレッドシートで勤怠管理をする場合には、適切なセキュリティ対策も検討しましょう。

アクセス権限

勤怠情報は、従業員の個人情報であるため、誰もが自由に閲覧できる状態にしておくのはおすすめできません。対策として、勤怠管理をする部署では全データへのアクセスができるようにし、その他の管理者は自部門のデータのみが操作できるように、アクセス権限を設定しましょう。

データ保護

スプレッドシートは、誰もが自由にアクセスして編集できるため、操作ミスによってデータが消失するリスクもあります。入力欄をはじめ、随時編集する必要があるセル以外は、データ保護を設定して、編集できないようにするとよいでしょう。

共同編集機能の活用

管理者ごとにデータを管理していると、データの整合性が取れなくなるリスクが高まります。しかし、複数の管理者で同じデータを編集できる環境を整えておけば、データの整合性が取りやすくなり、ミスやトラブルを回避できるでしょう。

スプレッドシートの共同編集機能を活用すれば、複数人での閲覧・編集が可能になります。ただし、先述の通り、アクセスできる人の制限やデータ保護の対策が必要です。

スプレッドシートで勤怠管理をする際の注意点

スプレッドシートを活用した勤怠管理は、導入コストもかからず、気軽に始められます。しかし、注意点もあるため覚えておきましょう。

手動管理によるミスが起こる可能性がある

スプレッドシートによる勤怠管理は、出勤時刻や退勤時刻を手入力します。そのため、誤った時刻を入力したり、他の従業員の欄に記載してしまったりすると、正確なデータが取れなくなります。入力ミスを早期発見するためには、管理者によるチェックが欠かせません。

データ改ざんや打刻漏れなどのリスクがある

入力する時刻は、あくまで従業員の申告した情報です。そのため、故意に実際とは異なる時刻を入力することがないとは限りません。また、故意ではなくても入力自体を忘れてしまうケースもあるでしょう。

スプレッドシートの機能に限界がある

勤怠管理はスプレッドシートでも対応可能ですが、スプレッドシート自体が勤怠管理向けにつくられたものではありません。そのため、使用しているうちに、どうしてもスプレッドシートの機能ではカバーできないと感じたり、手間に感じたりすることがあるでしょう。

勤怠管理にはクラウド勤怠管理システムのタッチオンタイムがおすすめ

スプレッドシートでの勤怠管理に感じる悩みをカバーするには、クラウド勤怠管理システムのタッチオンタイムがおすすめです。

クラウド勤怠管理システムとは

クラウド勤怠管理システムとは、インターネット上で利用する勤怠管理システムのことです。

勤怠管理に特化したシステムツールのため、紙の出勤簿やスプレッドシートによる勤怠管理と違い、日々の出退勤記録を、手入力の他、パソコンやスマホ上でのクリック打刻、専用リーダーを使用して生体認証やICカード認証で打刻することができるので、手間をかけずに勤怠実績の入力ができます。

さらに、従業員の勤怠状況をリアルタイムで確認することも可能であり、シフト作成や勤怠管理に含まれる有給休暇の管理、残業申請などができる便利な機能が多く搭載されているので、勤怠管理業務を大幅に効率化することができます。

クラウド勤怠管理システム導入のメリット

クラウド勤怠管理システムは、インターネット環境があればどこからでもアクセスできるため、テレワークや外出先での打刻・確認もスムーズに行えます。これは、管理者が手作業で集計や確認を行う必要があるスプレッドシートでの運用と比べて、大きなメリットがあります。

また、法改正時には、提供会社によって自動でシステムがアップデートされるため、自社で仕組みを見直す必要がありません。スプレッドシートでは法改正ごとに手動対応が必要になり、対応ミスのリスクも高まります。

さらに、多くのクラウド勤怠管理システムでは、給与計算ソフトや人事システムとの連携機能が用意されており、データの一元管理や自動反映が可能です。一方でスプレッドシートの場合、別システムへの転記作業が発生するため、手間やミスが発生しやすいのが課題です。このように、クラウド勤怠管理システムを導入するメリットは数多くあります。

タッチオンタイムの特徴

タッチオンタイム（Touch On Time）は、勤怠管理に特化したシステムで、独自に開発したタイムレコーダーと、専属担当による電話サポートが特徴です。

初期費用は無料で、月額は1人あたり300円と低コストですが、追加費用なしですべての機能が利用できるので、各種申請や休暇管理などの勤怠管理業務をまるごと効率化できます。
また、電話によるサポートや専属のサポート担当制といった、一般的には追加費用が発生するサポートメニューも無料で利用できるので、忙しい中小企業の総務人事担当者におすすめです。

通常のパソコンやスマ－トフォン打刻の他、さまざまな労働環境でも打刻環境を整えられるよう、タイムレコーダーを自社開発しており、指紋とICカード打刻が可能な独立型端末「タッチオンタイムレコーダー」やお手持ちの端末で利用できる顔認証打刻「Facee(フェイシ―)」があります。
テレワークはもちろん、シフト制や三交代、変形労働時間制、裁量労働制などの複雑な勤務形態にも標準機能で対応できる高機能なシステムです。

タッチオンタイム導入のコスト

タッチオンタイムは、多彩な機能を兼ね備えていますが、コストパフォーマンスのよさも特徴です。

初期費用は0円のため、気軽に導入できます。月額費用は1人300円のため、低コストで運用可能です。プランは1種類のみで分かりやすく、「加入しているプランが異なるため、利用できない機能があった」ということもありません。

まとめ

勤怠管理は、導入費用のかからないスプレッドシートでの運用も可能です。しかし、手入力によるミスが発生したり、スプレッドシートでは勤怠管理に必要な機能がカバーできなかったりする場合もあります。

導入費用をかけずにスプレッドシートよりも負担やミスのない勤怠管理をしたい場合は、クラウド勤怠管理システム市場シェアNo.1※のタッチオンタイムの導入がおすすめです。初期費用0円で月額費用は1人300円。利用制限はなく、専属サポートや電話サポート費用も0円で、全ての機能を活用できます。まずはお気軽にお問い合わせください。
※2023年 富士キメラ総研調べ 勤怠管理SaaS市場 利用ID数