勤怠管理の必要性や方法を解説！勤怠管理システム導入時の選定ポイントも

勤怠管理とは

勤怠管理とは、従業員の出退勤時刻、労働時間、残業、有給休暇の取得状況などを正確に記録・把握し、適切に運用・管理することです。企業が法令や就業規則を順守し、労働時間の適正化や賃金計算の正確性を保つ上で、欠かせない役割を担っています。

労働基準法への対応はもちろん、従業員の健康管理や職場のコンプライアンス強化にも直結するため、組織全体の労務管理の土台となる重要な業務といえます。

勤怠管理が必要な理由

勤怠管理が企業にとって欠かせないのには、明確な理由があります。ここでは、勤怠管理が必要とされる代表的な4つの理由について具体的に解説します。

労働基準法で定められた企業義務のため

労働基準法により、企業に勤務する従業員には「1日8時間・週40時間」の勤務条件が設けられています。そして企業は、法定労働時間が適正に守られているか、また勤務に対して従業員への賃金が適正に支払われているかどうかを把握しなくてはなりません。

また、昨今では働き方改革関連法により「長時間労働の是正」や「多様で柔軟な働き方の実現」「公正な待遇の確保」などが義務化されているため、法令に対応するためにも、勤怠管理が必要です。
参考：労働時間・休日｜厚生労働省

従業員に正確な給与を支払うため

企業には、従業員が勤務した時間に対して給与を支払う義務があります。しかし、勤怠管理が不十分だと勤務時間が正確に把握できないため、適切な給与の支払いが困難です。同様に、残業代は保険料や税金の支払い計算のためにも必要な情報なので、正確に管理する必要があります。

正確に給与が支払われない場合、従業員との間でトラブルに発展する恐れもあるため、トラブルを防ぐためにも適切な勤怠管理が重要です。

従業員の健康維持のため

過度な長時間勤務は、従業員の心身の健康を損ねるだけでなく、最悪の場合過労死に発展する危険性があります。そのため、企業は勤怠管理によって従業員が過度な労働をしていないか把握し、場合によっては対処もしなければなりません。

従業員のモチベーションを維持するため

長時間労働や給与の支払いミスが続くと、従業員のモチベーションは確実に低下します。モチベーションの低下は、生産性や仕事の質の低下、さらには離職にもつながる恐れがあるため注意が必要です。勤怠管理を適切に行うことで、働きやすい環境を整え、従業員の意欲とパフォーマンスを維持することが可能になります。

勤怠管理で把握する項目

勤怠管理では、従業員の勤務実態を正確に把握することが重要です。次のような項目が管理できているか、自社の状況をあらためて確認してみましょう。

始業・就業時間・休憩時間

1日の勤務状況を把握するためには、何時に業務を開始して、何時に業務が終わったのかを正確に記録する必要があります。時間は1分単位で正確に記録しましょう。また勤務時間を把握するためには、休憩時間の記録も必須です。

時間外・深夜・休日労働時間

通常の勤務時間に発生する賃金の他に、時間外労働や深夜業、休日出勤に対しても企業は割増賃金を支払う必要があります。そのため、時間外や深夜、休日に勤務した時間の記録も大切です。

出勤日・欠勤日

休日を適切に取得できているかも勤怠管理で把握しなければいけない項目です。休日出勤があった場合には、従業員の健康管理とともに、代休を取得できているかもセットで確認してください。

有給取得日数・残日数

有給休暇の取得を促すのは、使用者の義務でもあります。また、2019年4月1日に施行された働き方改革関連法により、年間で5日間の有給休暇取得が義務化されました。有給休暇を取得できているか把握するためには、勤怠管理が必要です。
参考：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省

各勤怠管理方法のメリット・デメリット

勤怠管理にはいくつかの具体的な方法があります。それぞれのメリット・デメリットを見てみましょう。

紙（出勤簿）

紙の出勤簿による勤怠管理では、従業員が日々手書きで勤怠管理に必要項目を記録します。アナログな方法ではありますが、誰でも簡単に記録でき、一覧管理することも可能です。
しかし、自己申告による記録のため、ミスや改ざんによるトラブルが起きやすく、近年普及しているリモートワークではこの管理方法が困難というデメリットもあります。

タイムカード

タイムカードによる勤怠管理では、従業員がタイムレコーダーに専用の記録用紙（タイムカード）を挿入して、勤務開始時間や終了時間などを記録します。カードを入れるだけで記録できるため、デジタル方式の操作が苦手な従業員でも問題なく使用できるでしょう。

タイムカードのデメリットとしては、勤怠状況はタイムカードに記録されるだけで、管理者は、手入力でパソコンなどに記録し直す手間がかかります。また、タイムカードも紙の出勤簿と同様に、リモートワークの場合の対処法を考えなくてはなりません。

Excel

Excelを使えば、テンプレートを活用して手軽に勤怠表を作成できるため、導入コストを抑えられるというメリットがあります。

ただし、紙による管理と同様に自己申告による記録のため、ミスや改ざんによるトラブルが起きやすいのがデメリットです。また、Excelでは関数やマクロを使って集計処理を行う必要があるため、管理者には一定のスキルが求められます。
関連記事：Excelで勤怠管理をする方法は？メリットや注意点について解説

勤怠管理システム

勤怠管理システムは、従業員の出退勤や労働時間、有給取得などを自動で記録・集計できるツールです。パソコンやスマートフォンからの打刻はもちろん、生体認証やICカードによる打刻にも対応しており、社内外を問わずリアルタイムで勤怠情報を取得できるのがメリットになります。

また、厚生労働省が推奨する「客観的な記録」にも対応しているため、労働時間の正確な把握が可能で、労基法違反のリスクを下げられるという点でも信頼性が高い方法です。

導入・月額費用がかかる点は懸念材料ですが、手作業によるミスや集計工数の削減、申請・承認業務の効率化など、多くのメリットが期待できます。特に、複雑なシフト制やテレワークなど多様な勤務形態を導入している職場には、適した選択肢といえるでしょう。
参考：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省
関連記事：勤怠管理システムのおすすめ26選｜導入メリットや選び方を解説
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勤怠管理の不備で起こりうるトラブル

勤怠管理に不備があると、法令違反や未払い残業、従業員の不満・離職、健康問題などのトラブルが起こります。詳しくは以下の通りです。

未払い残業が発生する

適切に勤怠管理されていない場合、従業員に正確な給与が支払われていないことも考えられます。正しく給与が支給されていなければ、従業員から未払い分の給与支払いを請求される場合があり、トラブルに発展すれば訴訟問題に発展する恐れもあるでしょう。

従業員からの信頼損失

勤怠管理の不備によって給与の支払いが正確に行われなかったり、従業員の健康管理が不十分だったりすると、従業員の信頼を失う恐れがあります。信頼を失うと離職率が上がり、採用や教育にかかるコストが増えるため、企業の経営にも悪影響を及ぼします。

労働基準監督署から指摘が入る

労働基準監督署は、定期的な調査に加え、従業員からの申告や労働災害があった際には企業を調査する場合があります。万が一法令違反が発覚すれば、是正勧告や改善指導が入る可能性があるでしょう。

勤怠管理システムの選び方のポイント

自社で勤怠管理システムを導入する際は、次のポイントに注目して適したシステムを選びましょう。

必要な機能が備わっているか

勤怠管理システムは、種類によって備わっている機能や打刻に対応しているデバイスなどが異なります。まずは、勤怠を管理するために自社に必要な機能は何か洗い出しておくとよいでしょう。

コストに見合ったものか

勤怠管理システムの導入には、新たな予算が必要になることが多いです。導入前に、必要な機能が備わっているかを確認すると同時に、初期費用や月額費用などトータルコストをしっかり把握しましょう。

他のシステムと連携できるか

勤怠管理システムによって、連携できるシステムが異なります。そのため、現在利用している労務管理システムや給与計算システムを継続して利用したい場合は、それらのシステムとの連携の可否も事前に確認しておきましょう。

セキュリティ対策が万全か

勤怠データは企業にとって重要な情報のため、システムのセキュリティ対策は必須です。ウイルス感染や不正アクセスのリスクを避けるため、プライバシーマークやISMS認証の取得状況を確認し、安全性の高いシステムを選びましょう。

サポート体制があるか

勤怠管理システムの利用中に問題や疑問が生じた際、迅速に対応してもらえるかは重要です。導入時だけでなく、運用中のサポート体制がしっかりしているかどうかも必ず確認してください。

まとめ

勤怠管理は、労働基準法によって定められている企業の義務です。従業員に適切な給与の支払いをする目的の他、従業員の健康管理にも役立ちます。紙の出勤簿やExcelなどによる管理も可能ですが、手入力やアナログな方法では正確に管理できない恐れがあるため、勤怠管理システムの導入も検討してみてください。

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