クリニック向け勤怠管理システムおすすめ7選｜よくある課題や選び方も解説

クリニックの勤怠管理における課題

クリニックの勤怠管理では、以下のような課題を抱えているケースが多くあります。

勤務形態が複雑

クリニックには医師や看護師、事務員など複数の職種のスタッフがおり、勤務形態もさまざまです。一般的な企業と比べて勤務パターンが複雑な場合が多く、勤怠管理が煩雑になりやすいという特徴があります。

入院施設のあるクリニックでは夜勤や当直があったり、複数の拠点があったりと、勤怠管理はさらに複雑になるでしょう。

医師の働き方改革への対応が必要

医師の長時間労働を是正すべく、2024年4月から「医師の働き方改革」が実施され、勤務医の時間外労働は原則、年間960時間までとなりました。時間外労働の上限規制の猶予期間が終了し、医療業界にも適用されるようになった形です。

また、その他にも勤務間インターバルの基本ルールを順守する必要があり、クリニックではこれまで以上に厳格な勤怠管理が求められています。
参考：医師の働き方改革の制度について｜厚生労働省

一般的な勤怠管理システムでは対応しづらい

前述のとおり、クリニックの勤務形態は複雑で、一般的な企業とは管理すべき項目も異なるケースも少なくありません。企業向けの勤怠管理システムを導入してもマッチしないことが多いため、できる限りクリニックの勤務実態に合ったシステムを選定する必要があります。

クリニックが勤怠管理システムを導入するメリット

クリニックが勤怠管理システムを導入すると、次のようなメリットが期待できます。

• 複雑な雇用形態や勤務形態に対応できる
• 勤務時間を正確に管理し、法令を順守できる
• 担当者の負担が軽減される
• シフト表や様式9の作成も効率化できる
• 過重労働を防止し、職員の健康を守れる

これらのメリットにより、勤怠管理システムは単なる打刻や集計にとどまらず、シフト作成や法令対応など、クリニック運営に欠かせない業務全体の効率化と精度向上をサポートします。

クリニックが勤怠管理システムを選ぶ際に確認すべきポイント

クリニックが勤怠管理システムを選ぶ際は、次のようなポイントをチェックしてみてください。

システムの型

勤怠管理システムは、「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類に分けられます。

クラウド型は、インターネットを通じて利用する勤怠管理システムのことです。紙の出勤簿やスプレッドシートによる管理とは異なり、日々の出退勤記録を手入力に加え、パソコンやスマートフォンでのクリック打刻、専用リーダーを用いた生体認証やICカード認証でも行えます。これにより、手間をかけずに勤怠実績の入力が可能です。
さらに、従業員の勤怠状況をリアルタイムで確認できるほか、シフト作成や有給休暇の管理、残業申請などの機能も搭載されており、勤怠管理業務の大幅な効率化が期待できます。

一方でオンプレミス型は、そこからさらに、自社でゼロからシステムを開発する「カスタマイズ型」と、既製品をパソコンにインストールして利用する「インストール型」に分かれます。
カスタマイズ型は導入費用が高額ですが、自社のニーズに合うシステムを柔軟に開発できます。インストール型はカスタマイズ型と比べて柔軟性は低いものの、インターネット不要で利用でき、導入コストも低めです。

クリニックに適した機能の有無

クリニックの勤務形態や業務に対応するため、次のような機能が搭載されたシステムを選ぶとよいでしょう。

シフト作成機能

シフト作成機能を活用すれば、シフト表の作成業務を効率化できます。職員ごとの希望シフトや勤怠状況を把握しやすく、的確な割り振りが可能です。
また、製品によっては日付・部門などの条件を指定してシフト表を表示させたり、職員間でのシフト表の共有もできます。

様式9の作成機能

様式9とは、病院での入院基本料を算定する際に必要となる「勤務実績表」のことです。看護師や看護補助者の勤務時間を正確に記録し、提出するための書類になります。
勤怠管理システムで様式9を作成できれば、勤務時間の記録から転記する手間が省け、作業効率が大きく向上するでしょう。しかし、対応できるシステムは業務特化型のシステムなので、導入費用が高額になる点に注意が必要です。

多様な打刻機能

クリニックに導入するなら、多様な打刻機能に対応した勤怠管理システムがおすすめです。例えば、スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末からの打刻が可能なら、訪問診療先からでも打刻ができます。また、生体認証やGPSを使った打刻に対応しているシステムを導入すれば、不正打刻の防止にもつながるでしょう。

研修管理機能

クリニックでは、医師や看護師に研修を受けてもらうことが多くあります。研修管理機能が搭載されているシステムなら、研修の出席記録やスケジュールなどを一元管理することが可能です。職員ごとの受講状況をリアルタイムで把握でき、未受講者に受講を促す際にも役立ちます。

ただし、前述の通り、対応できるシステムは業務特化型に限られるため、導入費用は高額になりやすいでしょう。

システムの操作性

クリニックで働く職員は多忙なため、忙しい合間でも難なく操作できるシステムを選ぶことも大切です。シンプルで分かりやすく、直感的に操作できるシステムが適しています。可能であればトライアルを活用し、職員に実際の操作感を試してもらうとよいでしょう。

他のシステムとの連携性

給与計算システムなど、他のシステムと連携できるかどうかも重要なポイントです。既存システムとの連携が可能な製品を導入すれば、クリニックの業務全体の効率化を図れます。費用面の余裕がある場合は電子カルテや看護・介護支援システムとの連携も可能かどうか、確認しましょう。

コスト

勤怠管理システムの導入にあたっては、初期費用や月額費用など、ランニングコストを事前に確認しておくことが重要です。利用人数や機能数によって料金が変動することもあるため、自院の規模や用途に合ったプランかを見極めましょう。

なお、小規模なクリニックには、人数に応じた従量課金制や、少人数なら無料で使えるサービスなどもあります。導入後に予算オーバーとならないよう、複数の製品を比較・検討することが大切です。

サポートの充実度

クリニックで勤怠管理システムを導入する際は、自院の勤務形態や就業ルールに合わせたカスタマイズが必要なケースも少なくありません。サービス提供事業者によるサポートが充実していれば、導入・運用においても的確な支援を期待できます。

【医療機関向け】クリニックにおすすめの勤怠管理システム7選

ここからは、医療機関に適した勤怠管理システムのなかからおすすめの製品を紹介します。

タッチオンタイム

クリニックが抱える勤怠管理の悩みとしては、「集計業務が効率化されていない」「複雑な勤務形態の管理が難しい」「リアルタイムで勤務状況が把握できず残業抑制ができない」といった点があります。タッチオンタイムはこうした課題を解決する勤怠管理に特化したクラウドシステムです。

勤務時間を自動で集計し、いつでもCSVでデータ出力できるため給与ソフトとの連携もスムーズです。また、複雑な勤務形態にも柔軟に対応し、打刻データはリアルタイムで反映されるため、「勤怠の見える化」を実現できます。負荷のかかっているスタッフを早期に把握し、適切な業務分散を促すことも可能です。

打刻方法も多様で、パソコンやスマホ、ICカード、指紋認証、顔認証などを利用でき、クリニックの勤務環境に合わせて選べます。
※2023年 富士キメラ総研調べ 勤怠管理SaaS市場 利用ID数
タッチオンタイム

ジョブカン勤怠管理

「ジョブカン勤怠管理」の特徴は、機能を自由に組み合わせて利用できる点です。自院にとって必要な機能だけを使ってカスタマイズできるので無駄がなく、費用も抑えられます。希望シフトの反映や、シフト表の自動作成にも対応しており、シフト管理の手間を大きく軽減できるでしょう。
機能制限付きの無料プランも用意されているので、まずは使用感を試してみることもおすすめです。
ジョブカン勤怠管理

Vicsell （R）病院向け勤怠管理II

「Vicsell （R）病院向け勤怠管理II」は、医療機関の勤怠管理に特化した製品です。9,999通りのシフトマスタを作成でき、部門ごとに登録することでシフト作成の業務効率が向上します。さまざまなタイムレコーダーに対応しているため、既存機器との連携が可能な場合もあります。
その他、給与計算システムや電子カルテとの連携が可能な点も魅力です。
Vicsell （R）病院向け勤怠管理II

CWS就業管理システム

「CWS就業管理システム」は医療機関向けに開発された製品で、医師の日直・当直や手術室の待機勤務など、病院ならではの勤務形態に対応しています。交代制勤務のシフト表や様式9の作成にも対応しており、電子カルテやオーダリングシステムとの連携も可能です。
長時間労働へのアラート機能も搭載されているので、長時間労働の是正に役立つでしょう。
CWS就業管理システム

ADVANCE勤怠クラウド Hospital Edition

「ADVANCE勤怠クラウド Hospital Edition」は、職員の打刻から勤怠チェック、集計・管理作業までを一元管理できる医療機関向け勤怠管理システムです。医療機関特有の複雑な勤務形態に対応し、看護・介護支援システムとの連携や、様式9の作成も可能です。

「クラウド型」と聞いて一般的に連想されるパブリッククラウドでの運用だけでなく、専用のクラウド環境での運用にも対応しています。
ADVANCE勤怠クラウド Hospital Edition

KING OF TIME

「KING OF TIME」は、勤怠管理だけでなく人事労務や給与計算などの一括管理ができるシステムです。パスワードや位置情報の他、追加料金を支払えばICカードや生体認証を使った打刻も可能です。

シンプルで分かりやすいインターフェースも魅力で、多忙な医療現場でも無理なく活用できるでしょう。サポート体制やセキュリティ対策が充実している点もポイントです。
KING OF TIME

CAERU勤怠 医療

「CAERU勤怠 医療」は宿直・日直やオンコール、半日公休など、医療現場ならではの勤務形態に対応しています。特定の業務回数もカウントできるため、各種手当の管理も容易です。
Excelなどで作成したシフト表をインポートすることもでき、リアルタイムの打刻データと照らし合わせた正確な予実管理が可能です。
CAERU勤怠 医療

まとめ

クリニックの勤怠管理に関する課題は、医療機関向け勤怠管理システムを導入することにより解決できる場合があります。必要な機能の有無やサポート体制、料金などを総合的に判断し、自院にとって最適な勤怠管理システムを導入しましょう。

勤怠管理システムをお探しなら、ぜひ「タッチオンタイム」を検討してみてください。タッチオンタイムは、市場シェアNo.1※の勤怠管理システムです。豊富な機能を追加料金なしで利用でき、専属スタッフが導入・運用を二人三脚でサポートします。お気軽にお問合せください。
※2023年 富士キメラ総研調べ 勤怠管理SaaS市場 利用ID数