介護業界向けの勤怠管理システムとは？導入メリット・選び方・おすすめのシステム5選を解説

介護業界向けの勤怠管理システムとは

介護業界向けの勤怠管理システムとは、複雑な勤務形態や多様な働き方に対応し、勤怠管理業務を効率化するためのシステムです。従来のExcel管理では、手入力や転記作業に手間がかかり、ミスの原因にもなっていましたが、システム導入により、打刻データの自動収集や労働時間の自動集計が可能になります。

また、長時間労働を防ぐアラート機能や、2交代・3交代制といった複雑なシフトへの対応機能、給与計算との連携機能を備えているシステムもあります。このようなシステムを活用すれば、煩雑な勤怠管理作業を大幅に削減し、スタッフが本来の介護業務に専念できる環境を整えることが可能です。

介護業界の勤怠管理における課題点

介護業界における勤怠管理は、複雑な勤務形態から多くの課題を抱えがちです。具体的には、以下のような点が挙げられます。

労働時間の正確な把握がしづらい

介護業界では、夜勤や日をまたぐシフト、訪問介護による直行直帰など、多様で柔軟な勤務形態が一般的です。こうした働き方により、すべての従業員の労働時間を正確に把握するのが難しくなっています。

また、勤務時間や勤務場所が日によって異なるため、従来のタイムカードでは対応が困難であり、特に残業や休日出勤が発生した場合には、把握や管理がさらに煩雑になります。

シフト作成の負担が大きい

介護現場におけるシフト作成は、担当者にとって大きな負担になりがちです。24時間体制のなかで法令を遵守しながら、従業員の希望にも配慮する必要があり、調整には多くの時間と労力が求められます。

さらに、シフト調整は業務の合間に行われることが多く、業務過多による心身の負担増にもつながっています。

給与計算が複雑で間違いやすい

介護事業所では、フルタイムやパートなど雇用形態の異なる職員が多数在籍しており、それぞれの勤務時間や時給、各種手当、社会保険の有無などを踏まえた正確な給与計算が必要です。これらの条件をすべて反映させるには高度な管理が求められ、作業の煩雑化とともに計算ミスのリスクも高まります。

介護業界向け勤怠管理システムを導入する6つのメリット

勤怠管理システムの導入は、日々の業務効率化や従業員の負担軽減につながります。具体的に6つのメリットを見ていきましょう。

1. 従業員の勤怠情報をリアルタイムに一元管理できる

出退勤や残業、有給取得状況など、従業員の勤怠データをリアルタイムで一元管理できます。これにより、長時間労働の早期把握や有給取得の促進が可能となり、労務管理の質が向上します。従来のExcelや出勤簿での集計作業も不要となり、業務効率の大幅な改善が可能です。

2. 複雑なシフト作成の手間を削減できる

勤怠管理システムには、従業員の希望をもとにシフトを自動作成する機能が搭載されています。希望提出もシステム上で完結するため、転記ミスのリスクがなくなり、担当者の作業負担の軽減が可能です。これにより、よりコアな業務に集中する時間を確保しやすくなります。

3. 多様な勤務形態に対応できる

介護業界では、交代制勤務や訪問介護など、働き方が多様化しています。そこで勤怠管理システムを導入すれば、夜勤・日勤のシフト管理から、訪問先でのモバイル端末による打刻まで幅広く対応可能です。どのような勤務形態でも正確な記録と管理が行えるため、業務の属人化を防ぐことにもつながります。

アラート機能で打刻漏れを防止できる

勤怠管理システムには、打刻漏れがあった際に自動で通知するアラート機能があります。従業員は自身のミスにすぐ気づける上、管理者も都度画面を確認する必要がありません。結果として、打刻漏れを未然に防ぐと同時に、管理にかかる手間やコストの削減にもつながります。タイムカードによるアナログな確認作業に比べ、格段に効率的です。

5. 人員配置の最適化で業務改善ができる

勤怠情報をシステムで可視化することで、各スタッフの稼働状況や負担が明らかになります。そのデータをもとに業務の再配分を行えば、特定の従業員に業務が偏る事態を防ぎやすくなります。職場全体のバランスが整うことで、業務効率が高まり、現場の負担軽減にもつながるでしょう。

6. 給与計算を自動化できる

勤怠データをCSVファイルで出力し、給与計算システムに取り込むことで、給与計算の自動化が実現します。勤務時間や残業、手当などを手入力する手間が省けるため、複雑な条件にも正確に対応可能です。これにより手作業による入力ミスを防ぎ、担当者の負担も軽くなります。作業時間を短縮できれば、他のコアな業務にもリソースを割けるようになるでしょう。

介護業界向け勤怠管理システムの選び方

介護業界特有の複雑な勤務形態に対応できる勤怠管理システムを選ぶことが重要です。以下の4つのポイントを重視して選んでみてください。

複雑なシフト作成に対応できるか

介護施設のシフトは、2交代・3交代制や複数職種の兼務など、複雑化しています。そのため、勤怠管理システムを選ぶ際はこうした多様な働き方に対応できるかが重要なチェックポイントです。自施設のシフト体制に合わせて柔軟に作成・管理できる機能があるかを確認しましょう。

リアルタイムで勤怠を把握できるか

訪問介護や夜勤など、勤務時間が不規則になりがちな介護現場では、勤怠状況をリアルタイムで確認できる機能が欠かせません。働きすぎによる法令違反や体調不良を未然に防ぐには、常に正確なデータを把握できる体制が必要です。勤怠状況を即座に確認できるかどうかをチェックしましょう。

多様な勤務形態に対応できるか

介護現場では、シフト勤務のほかに内勤・外勤や常勤・非常勤など、さまざまな働き方が存在します。こうした多様な勤務形態を正確に管理できるシステムを選ぶことが大切です。さらに、タイムカードだけでなくパソコンやスマートフォンなど、勤務場所や状況に応じて複数のデバイスから出退勤を記録できる柔軟性の有無も重要なポイントです。

複雑な手当を自動計算できるか

一般的に、介護業界では残業や深夜手当が発生します。勤怠管理システムを導入すれば、残業・深夜手当の基礎となる勤怠データを正確に自動集計できます。結果として、給与計算にかかる作業時間が短縮され、担当者の負担軽減につながるでしょう。

介護業界向けおすすめ勤怠管理システム5選

数ある勤怠管理システムのなかから、特に介護業界で実績のあるものを5つ厳選しました。以下でそれぞれの特徴を紹介します。

1.タッチオンタイム

「タッチオンタイム」は市場シェアNo.1※を誇る勤怠管理システムです。パソコンやスマートフォンでの打刻に加え、多様な労働環境に対応できるよう、自社開発のタイムレコーダーを利用できます。

指紋・ICカード認証・パスワード認証の3通りで打刻が出来る独自の打刻端末「タッチオンタイムレコーダー」や、お手持ちの端末で使える顔認証打刻「Facee(フェイシ―)」など、状況に合わせた打刻方法が選べます。テレワークはもちろん、シフト制や三交代、変形労働時間制といった多様な働き方にも、標準機能で柔軟に対応できる汎用性の高さが特徴のシステムです。
※2023年 富士キメラ総研調べ 勤怠管理SaaS市場 利用ID数
タッチオンタイム

2.KING OF TIME

「KING OF TIME」は多彩なタイムレコーダーやシフト管理はもちろん、リアルタイムでの人件費予算と実績の管理まで実現するクラウド型勤怠管理システムです。残業管理から給与計算ソフトとの連携まで、勤怠に関わるあらゆるデータを一元管理ができるため、業務効率を劇的に向上させることができます。
KING OF TIME

3.ジンジャー勤怠

「ジンジャー勤怠」は、多様な働き方を支えるクラウド型勤怠管理システムです。複雑な休暇や勤務形態にも柔軟に対応しており、介護業界のような不規則なシフト管理を効率化できます。また、給与計算ソフトとの連携やAIによる残業予測、英語・ベトナム語など多言語対応といった豊富な機能で、企業の勤怠管理を強力にサポートします。
ジンジャー勤怠

4.ジョブカン勤怠管理

「ジョブカン勤怠管理」はスマートフォン・パソコン・ICカードなど多彩な打刻方法に対応したクラウド型勤怠管理システムです。打刻データや有給休暇の情報は自動で集計され、複雑なシフト表も簡単に作成できます。GPS機能も利用可能で、介護業界をはじめ多くの現場で導入実績があります。
ジョブカン勤怠管

5.MOT勤怠管理

「MOT勤怠管理」は介護・福祉業に特化した勤怠管理システムです。2交代・3交代制といった複雑なシフトにも柔軟に対応し、打刻データを自動で集計します。会計データへの変換も可能で、勤怠管理から給与計算までの手間と時間を削減し、業務を大幅に効率化できます。
MOT勤怠管理

まとめ

介護業界は複雑なシフトや多様な勤務形態により勤怠管理が難しくなっています。勤怠管理システムを導入することで、打刻や労働時間の自動集計、シフト作成や給与計算の効率化を実現させましょう。

市場シェアNo.1※のクラウド勤怠管理システム「タッチオンタイム」は、初期費用0円、月額300円／人からと導入しやすく、スマートフォン打刻による直行直帰の正確な記録が可能で、柔軟なシフト作成・管理機能も充実しています。また、給与計算システムとの連携により、月末の煩雑な作業も大幅に削減可能です。

また、30日間の無料トライアルと手厚い電話サポートもご用意しているので、ITが苦手な人でも安心して利用できます。介護業界特有の勤怠管理にお悩みなら、まずは「タッチオンタイム」の資料請求や無料トライアルで、その使いやすさと機能性をぜひ体験してみてはいかがでしょうか。より詳しい情報を希望する場合は、気軽にお問い合わせください。
※2023年 富士キメラ総研調べ 勤怠管理SaaS市場 利用ID数