タイムカード以外の勤怠管理方法とは？勤怠管理システムの選び方も解説

タイムカードを使った勤怠管理の問題点

タイムカードは、従来から多くの企業で採用されている勤怠管理方法です。しかし、タイムカードを使った勤怠管理には、以下のような問題点があります。

管理や集計の手間が大きい

タイムカードを使った勤怠管理では、従業員の打刻情報を手作業で集計しなければなりません。給与計算システムへの転記も手入力で行うため、従業員数が多い企業ほど管理・集計に多くの手間がかかります。

人的ミスが起こりやすい

管理・集計の手間が大きいことで担当者に負担がかかると、入力ミスや集計ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすくなります。入力や転記がすべて手作業である以上、人的ミスを完全になくすことは困難です。
また、人的ミスを防止するためダブルチェックなどの対策を行うと、担当者の作業負荷がさらに増してしまうでしょう。

打刻漏れや不正打刻を見過ごしやすい

タイムカードを使った打刻は、打刻漏れが起こりやすい傾向があります。しかし、担当者が打刻漏れに即座に気づくことは難しく、あとから情報を修正するために余計な手間がかかります。
また、タイムカードは打刻時間を操作しやすいため、遅刻や残業時間をごまかすための不正打刻も容易です。監視体制の強化にも限界があり、完全に防ぐことは困難といえるでしょう。

多様な働き方に対応しづらい

タイムカードを使った打刻には、専用のタイムレコーダーが必要です。タイムレコーダーが設置されている場所でしか出退勤時刻を記録できないため、リモートワークをはじめとした多様な働き方に対応しづらいというデメリットがあります。
また、従業員の作業場所が複数ある場合は、タイムレコーダーを拠点ごとに設置しなければならず、コストがかさんでしまいます。

残業時間や有給休暇の管理が難しい

タイムカードの役割は、あくまで出退勤時刻や休憩時間の記録です。従業員からの残業や有給休暇の申請には別途対応する必要があり、管理が複雑化しやすくなります。
また、タイムカードを使った勤怠管理では、打刻データを集計してはじめて勤怠状況が可視化されます。労働時間や残業時間をリアルタイムに把握することができないため、残業が多い従業員に適切なアプローチがしにくい点がネックです。

タイムカード以外の勤怠管理方法

タイムカード以外の勤怠管理方法は、おもに以下の4つです。

紙の出勤簿

紙の出勤簿を使った勤怠管理は、特別な道具が必要ないため導入コストを抑えやすいというメリットがあります。
ただし、紙の出勤簿は勤怠情報の修正が容易なため、不正が起こりやすいといえます。また、集計は手作業で行うためヒューマンエラーが発生しやすく、リモートワークにも対応できません。

Excel

Excelで勤怠管理用のシートを作成し、出退勤時刻や残業時間などを従業員に入力してもらう方法です。普段から業務でExcelを使用している企業であれば問題なく導入でき、紙の出勤簿と同様に導入コストを抑えられます。また、関数を活用すれば集計作業を自動化でき、自社のルールに合わせたカスタマイズも容易です。
ただし、従業員による勤怠情報の入力は手作業となるため、ミスを完全に防ぐことは難しいでしょう。

勤怠管理アプリ

スマートフォンやタブレットで出退勤の打刻ができる勤怠管理アプリは、場所を選ばず勤怠情報を記録できる点が大きなメリットです。後述する勤怠管理システムと比べると機能は簡易的ですが、リモートワークや直行直帰が多い職場でも、リアルタイムで正確な勤怠管理が行えます。

ただし、従業員の年齢層やITリテラシーによっては、アプリの操作に不安を感じるケースもあります。導入時には簡単な研修やマニュアルを用意するなど、スムーズな定着を促す工夫が必要です。また、個人情報を扱うため、アプリのセキュリティ面にも十分な対策を講じておきましょう。

勤怠管理システム

勤怠情報をオンライン上で一元管理できるのが、勤怠管理システムの特徴です。パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレットなど複数のデバイスから打刻が可能なため、場所や勤務形態を問わず柔軟に対応できます。打刻機能以外にも有給休暇や残業の申請・承認機能など、アプリと比べて多様な機能を利用できるケースが多いでしょう。
また、法改正への対応や36協定違反の防止、過重労働の抑制にも役立つため、コンプライアンスを重視する企業にとって導入の意義は大きいです。

タイムカードから勤怠管理システムに切り替えるメリット

勤怠管理をタイムカードから勤怠管理システムに切り替えると、以下のようなメリットを期待できます。

勤怠管理業務を効率化できる

勤怠管理システムなら、従業員の勤怠データを自動的に集計できます。タイムカードからの転記や労働時間、勤務日数の集計作業などが不要になり、勤怠管理業務を効率化できるでしょう。

従業員と人事労務の負担を軽減できる

勤怠管理システムでは、残業や有給休暇などの申請・承認フローをシステム上で行えるため、従業員の手間が軽減されます。また、手作業での転記・集計作業が不要になることで、人事労務部門の負担も減らせるでしょう。

勤怠情報をリアルタイムで把握できる

タイムカードでは、締め日に集計を行うまで、1か月の労働時間を把握することができません。一方、勤怠管理システムなら、従業員の勤怠情報をリアルタイムで把握できます。残業が多い従業員の業務量を調節するなど、状況に応じて必要な対応をとりやすくなるでしょう。
また、勤怠データの蓄積により、残業が多くなりがちな時期や部署なども把握しやすくなります。

ミスや不正のリスクを低減できる

勤怠管理システムの打刻機能を使えば、出退勤や休憩時刻をワンタッチで登録できます。タイムカードのように時刻を手作業で記録する必要がないので、記入ミスを防ぐことが可能です。

また、勤怠管理システムのなかには、ICカードを使った打刻や、指紋認証や顔認証などの生体認証に対応している製品もあります。他人に打刻を依頼する「代理打刻」や、遅刻のごまかしなどの不正も防ぎやすく、勤怠管理の正確性を高められるでしょう。

リモートワークにも対応しやすい

勤怠管理システムなら、パソコンやスマートフォンなどでいつでも、どこでも打刻ができます。自宅やカフェなどのオフィス以外からも出退勤の記録ができるので、リモートワークにも対応することが可能です。また、取引先でも打刻ができるため、営業職など外勤が多い職種にも適しているでしょう。

法令遵守を徹底できる

勤怠管理システムなら残業時間や有給休暇の取得状況を把握しやすく、製品によっては従業員に対してアラート通知を出すことも可能です。法改正にもシステム側のアップデートにより自動で対応できるため、法令遵守を徹底しやすくなります。

勤怠管理システムを選ぶ際のチェックポイント

勤怠管理システムを選ぶ際は、以下のようなポイントを比較するとよいでしょう。

導入・運用コスト

月額制や従量課金制など、勤怠管理システムの料金体系はサービスにより異なります。導入コストだけでなく、運用におけるランニングコストを考慮し、予算に合うシステムを選びましょう。

なお、コストを比較する際は「安さ」にとらわれず、導入により期待する効果を得られるかを重視し、費用対効果をチェックすることが大切です。

システムの型

勤怠管理システムは、クラウド型とオンプレミス型の2種類に大別されます。また、オンプレミス型は、さらにカスタマイズ型とインストール型に分かれます。それぞれの特徴は、以下のとおりです。

クラウド型

クラウド型とは、インターネットを介して利用するタイプの勤怠管理システムです。自社サーバーを用意する必要がなく、運用・管理やアップデートなどの手間もかからないため、手軽に導入できます。オンプレミス型と比べると導入費用がかかりにくく、導入までの期間も短く済みます。
ただし、自社のニーズに合わせたカスタマイズは難しく、外部サーバーを利用するためセキュリティ対策が必須です。

オンプレミス型（カスタマイズ型）

カスタマイズ型は、自社でゼロから開発するタイプの勤怠管理システムです。導入費用は高額になりがちですが、システムを自由に設計できるため、自社のニーズにマッチする勤怠管理システムを導入できます。

オンプレミス型（インストール型）

インストール型は、既製品をインストールして使用するタイプの勤怠管理システムです。カスタマイズ型と比べると柔軟性は劣るものの、導入費用が控えめで、インターネットがない環境でも利用できます。

機能

自社に必要な機能が搭載されているかどうかも重要です。自社の勤怠ルールや就業形態に必要な機能や、あると便利な機能などを洗い出し、重要度の高いものから優先してチェックしましょう。

使いやすさ・操作性

勤怠管理システムを定着させるためには、従業員にとって使いやすいシステムを選ぶことが大切です。可能であれば、導入前にトライアルを申込み、従業員に実際の使用感を試してもらうとよいでしょう。

勤怠管理システムならタッチオンタイムがおすすめ

勤怠管理システムを導入するなら、タッチオンタイムがおすすめです。富士キメラ総研の調査（2023年）で市場シェアNo.1となり、導入継続率99.7%を誇るクラウド型システムです。ICカードや指紋認証、さらにスマートフォンやパソコンを顔認証タイムレコーダーにできる「Facee」など、多彩な打刻手段に対応しています。シフト制やフレックスタイム制、リモートワークなどの働き方にも柔軟に対応可能です。

料金は1人あたり月額300円（税別）で、初期費用は不要になります。無駄なくコストを抑えて導入・運用できます。

まとめ

タイムカード以外の勤怠管理方法はいくつかありますが、なかでもおすすめが勤怠管理システムです。業務効率化やヒューマンエラーの防止、法令遵守の徹底など、さまざまなメリットを期待できます。

クラウド型勤怠管理システム「タッチオンタイム」は、導入継続率99.7％を誇り、1社ごとに専属のサポート担当がついて初期設定から運用まで丁寧に支援します。電話サポートも追加費用なしで、何度でも利用できるため、導入後も安心して使い続けることが可能です。

タイムカードからの切り替えを検討している場合は、タッチオンタイムの導入をぜひご検討ください。
※2023年 富士キメラ総研調べ 勤怠管理SaaS市場 利用ID数