保育園の勤怠管理見直しに！勤怠管理システム導入のメリットやシステムの選び方

保育園における勤怠管理の現状と課題

まずは、保育園の勤怠管理の現状や課題について解説します。

保育士の人手不足や業務負担により生じる勤怠ミス

近年、保育士の離職率の高まりにより、人手不足に悩んでいる保育園が少なくありません。保育士の不足は、保育士1人あたりが担当する園児の数が増えるだけでなく、付帯業務の負担も増えます。その結果、日々の業務に追われて勤怠管理が疎かになり、勤怠管理ミスが起こる場合があります。

保護者対応や保育計画など付帯業務が多いため残業が多い

保育士の仕事は、園児たちの世話だけではありません。例えば、連絡ノートの記入といった保護者対応や、保育計画の作成、日誌の記入などの付帯業務があります。しかし、それらの業務は保育時間に終えることが困難な場合も多く、残業して作業することも珍しくありません。

こうした長時間労働が続くと、保育士の心身に負担が蓄積され、離職や人材不足を招く一因にもなります。加えて、勤怠管理が不十分なままだと、過重労働を正確に把握できず、適切な対策が取れないおそれもあります。

複数の勤務形態によるシフト管理の複雑化

保育園では、正社員やパート、短時間勤務など多様な勤務形態の職員がいるため、それぞれに合ったシフト管理が必要です。勤務時間帯や休憩時間、勤務日数の違いを考慮しながら、効率よくシフトを組むのは非常に手間がかかります。

また、急な欠勤や変更が発生した場合も対応が必要で、シフト調整に柔軟に対応できる仕組みが求められます。

複数の施設を本社で管理しているため管理が困難

保育園は、1つの法人が複数の施設を運営している場合があります。その場合、勤怠の記録は各現場で対応し、集計作業は本社の勤怠管理者がまとめて対応するケースが珍しくありません。
そのため、各施設で運用方法が微妙に異なったり、記入ミスなどによる確認作業があったりすると、勤怠管理の手間が増え、多くの時間を要することになります。

勤怠管理方法は厚生労働省令により定められている

2019年4月に施行された「働き方改革関連法」により、労働安全衛生法が改正され、客観的に労働時間を把握することが義務化されました。

これまでも労働基準法で「各事業場ごとの賃金台帳の調製」「労働日数や労働時間などの情報の記入」が定められていましたが、違反しても罰則はなく、努力義務の範囲でした。

しかし今回の法改正によって、労働時間を正確に把握しないことは法令違反となり、是正勧告の対象となりました。具体的には、労働時間の把握方法として次の3つが認められています。

• タイムカード
• パーソナルコンピュータ等の電子計算機の使用時間（ログインからログアウトまでの時間）の記録
• 事業者（事業者から労働時間の状況を管理する権限を委譲された者を含む。）の現認等の客観的な記録

参考：労働者を雇用する事業主・人事労務担当者の皆さまへ｜出雲労働基準監督署

適正な勤怠管理には勤怠管理システムの導入がおすすめ

保育園で勤怠管理システムを導入すると、生体認証やICカードでの打刻が可能になり、記入ミスや不正を防ぎやすくなります。

また、クラウド型のシステムであれば、インターネット環境があればどこからでもアクセスできるため、複数の施設の勤務管理をスムーズに行うことが可能です。法制度の改正にも自動で対応するため、法律に違反するリスクの軽減もできます。

さらに、給与計算や人事システムとの連携も可能であり、データの一元管理を実現すれば、業務全体を効率化させることが可能です。

保育園で勤怠管理システムを導入するメリット

保育園で勤怠管理システムを導入すると、次のようなメリットがあります。

打刻機能で勤務時間が正確に記録できる

勤怠管理システムを使用した打刻には、勤務する保育士の負担を減らせるだけでなく、正確に管理できるメリットがあります。万が一、打刻漏れや修正が必要な場合にも、容易に修正ができるため安心です。

勤怠管理にかけていた時間を削減できる

勤怠管理システムは打刻だけでなく、シフト作成や有給休暇管理、残業時間の自動集計などの機能を複数備えています。手作業や目視での確認作業を減らせるため、勤怠管理者が費やす時間を大幅に削減できます。

自動集計機能があるため負担が減る

勤怠管理システムは、始業・退勤・休憩時間を入力するだけで、自動的に勤務時間を計算します。毎月の各保育士の勤務時間も自動集計できるため、手作業で集計したり計算したりする手間を大幅に減らせます。

シフト作成を自動化できる機能がある

勤怠管理システムの機能を活用すれば、シフト作成の自動化も可能です。これまで保育士にシフト希望を聞いて集計し、それぞれの勤務形態を踏まえながらシフト調整していた作業の手間がかからなくなります。

また、シフト希望の提出が滞っている従業員へのリマインドや、完成したシフトの共有も勤怠管理システムからできるため、シフトに関わる作業を大幅に削減できます。

長時間労働の防止につながる

勤怠管理が不十分だと、保育士の残業時間をリアルタイムで把握できず、月末まで問題に気づかないことがあります。しかし、勤怠管理システムを導入すれば、勤務状況をすぐに確認できるため、早めの対応やフォローが可能となり、長時間労働の防止に役立ちます。

複数の施設を一元管理できる

複数の施設を運営している場合でも、勤怠管理システムを導入すれば、各施設の勤怠情報を本社でまとめて管理できます。各施設の残業時間を比較・分析することも可能なため、残業が少ない施設の取り組みを参考にしながら、残業が多い施設の労働環境を改善することが可能です。

給与計算システムと連携できる

勤怠管理システムは、他の業務システムと連携が可能なものもあります。勤怠データを自動で給与計算システムに反映できるので、これまで使っていた給与計算ソフトを引き続き活用しながら、計算業務の効率化が図れます。

勤怠管理システムの選定ポイント

保育園が勤怠管理システムの導入を成功させる上で重視したい、システム選びのポイントを紹介します。

操作しやすいか

勤怠管理システムは、勤怠管理にパソコンやタブレット端末を利用するのが一般的です。しかし、保育園の従業員には、デジタル端末に不慣れな世代がいる場合も少なくありません。そのため、全員がストレスなく利用できるようICカードリーダーなどの打刻専用のタイムレコーダーを導入することも検討しましょう。

保育園の勤務体系や就業規則にマッチした機能があるか

勤怠管理システムは、シフトパターンの設定や有給休暇の管理、パートタイマーや複数施設での勤務に対応できる機能など、搭載されている機能や対応範囲が異なります。園ごとの勤務形態や就業規則に合致しないと運用が難しくなるため、これらをしっかりカバーしているシステムを選ぶことが重要です。

別のシステムとの連携があるか

給与計算のシステムを導入している場合、勤怠管理システムと連携して作業すれば、給与計算の手間やミスの削減にもなります。しかし、勤怠管理システムによって、連携できるシステムは異なるため、連携が可能か確認しておきましょう。

サポートが充実しているか

勤怠管理システムでトラブルや疑問が発生したとき、従業員に専門的なIT知識がない場合、問題解決に時間や労力がかかります。導入後も安心して運用できるよう、電話やチャットで迅速に対応してくれる充実したサポート体制があるシステムを選ぶことが大切です。

保育園の勤怠管理におすすめの勤怠管理システム比較

最後に、保育園の勤怠管理におすすめの勤怠管理システムを紹介します。職場にマッチしたシステム選びの参考にしてください。

タッチオンタイム

タッチオンタイムは、62,000社以上の企業に導入されている勤怠管理システムです。ICカードやスマートフォン、パソコンによる打刻をはじめ、指静脈認証や顔認証（Facee）など多様な打刻方法に対応しており、保育園の設備や運用に応じて最適な手段を選べます。

また、パート・正職員など勤務形態が混在する保育園でも問題なく対応が可能です。さらに、初期設定から運用まで専属スタッフがサポートするため、ITに不慣れな場合でも安心して導入・運用が進められます。
タッチオンタイム

ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理には、豊富なカスタマイズ機能があります。そのため、保育園の就業規則に合わせたり、従業員が利用しやすい機能にしたりできるのが特徴です。また、勤怠管理のほかにも、給与計算、経費精算、労務管理、ワークフローのシステムもシリーズ展開しているため、必要に応じて一緒に導入すれば、勤怠管理以外の業務効率化もできるでしょう。
ジョブカン勤怠管理

ジンジャー勤怠

ジンジャー勤怠は、さまざまな端末から打刻でき、リアルタイムな勤怠状況を確認できます。シフト希望を反映させたシフト作成機能が充実しているため、勤務形態が複雑な保育園のシフト作成の手間を削減できるでしょう。24時間365日対応可能なサポート機能もあり、安心して利用できます。
ジンジャー勤怠

WEL-KIDS（ウェルキッズ）

WEL-KIDSでは、当日の職員の勤務状況が一目で分かる画面や、保育園の勤怠ルールに合わせたシフト作成がボタン1つでできる機能が利用できます。さらに、指導計画機能、登降園機能、連絡帳機能など勤怠管理以外にも業務の手間を削減できる便利な機能が豊富なのが特徴です。
WEL-KIDS（ウェルキッズ）

まとめ

保育園では、人手不足や業務量の多さにより、勤怠管理が後回しになってしまうケースがあります。適切な労働時間の把握や残業の抑制を実現するためには、勤怠管理システムの導入が効果的です。

特に、クラウド勤怠システム市場でシェアNo.1※を誇る「タッチオンタイム」は、保育園の多様な勤務形態や複雑な就業ルールにも柔軟に対応できる点が強みです。

初期費用がかからず、月額料金も1ユーザーあたり月額300円（税別）であり、無駄なコストを抑えて導入できます。さらに、すべての機能を追加料金なしで利用でき、専属スタッフによる手厚いサポートも受けられるため、初めてシステムを導入する保育園でも安心です。まずは無料トライアルから始めて、操作性や機能性をご確認ください。
※2023年 富士キメラ総研調べ 勤怠管理SaaS市場 利用ID数