勤怠管理を15分単位で行うのは違法？正しい管理方法を徹底解説

勤怠管理を15分単位で行う処理は違法

15分単位での切り捨て処理により、労働実態より短い労働時間を算定し、賃金を支払わない場合は、労働基準法第24条の賃金全額払いの原則に反する可能性があります。企業は従業員の労働時間を正確に把握し、適切な賃金を支払う法的義務を負っています。詳しくは以下の通りです。

勤怠管理における企業の責務

労働基準法第24条（賃金の支払）では「賃金は、通貨で、直接労働者に、その全額を支払わなければならない」と定められており、企業は従業員が働いた時間に対して全額を支払う責務があります。例えば15分単位での計算では、14分以下の労働時間が切り捨てられるため、全額支払いの原則に反することになります。
参考：労働基準法第24条（賃金の支払） | e-Gov 法令検索

打刻まるめとは

打刻まるめとは、始業時刻や終業時刻の端数を5分、15分、30分などの単位で切り上げや切り下げを行う処理を指します。例えば、9時3分に出社した場合を9時00分として扱ったり、17時42分の退勤を17時30分と扱ったりして計算する行為があたります。

打刻時間の丸め処理は、合理的な方法で行われ、実際の労働時間に基づく賃金が全額支払われていれば、直ちに違法とはされない場合もあります。ただし、労働実態と乖離した処理は違法とされる可能性があります。

早退や遅刻時間の切り上げ（切り捨て）も注意

早退や遅刻の際も、時間の切り上げや切り捨ては慎重に行う必要があります。遅刻した時間を実際より多く減給したり、早退時間を実際より長く計算したりすることは、従業員に不利益をもたらすおそれがあります。

労働基準法では従業員に不利になる処理は原則として認められていません。

15分単位の勤怠管理により課せられる罰則や影響

15分単位での勤怠管理を行った企業には、労働基準法に基づくさまざまな罰則が課せられる可能性があります。詳しくは以下の通りです。

労働基準監督署から是正指導の対象となる

労働基準監督署による調査で15分単位の勤怠管理が発覚した場合、是正指導や勧告の対象となります。具体的には「定期監督」「申告監督」「災害時監督」「再監督」などの調査を実施し、法令違反がないかを確認しています。

なお、指導を受けた企業は、指定された期限内に勤怠管理方法を見直し、1分単位での管理方法へ切り替えが必要です。

労働基準法に基づく刑事罰が課せられる

労働基準法第120条では、賃金の全額支払い義務（第24条）に違反した場合は30万円以下の罰金が科される可能性があります。法人の場合は両罰規定により、会社自体も処罰の対象となり、経営者や人事担当者個人も刑事責任を問われる可能性があるでしょう。
参考：労働基準法第120条 | e-Gov 法令検索

企業名が公表される

労働基準法違反が悪質と判断された場合、企業名が公表される可能性があります。メディアによる報道により、企業の評判に大きな影響を与え、顧客や取引先からの信頼失墜、採用活動への悪影響、株価や企業価値の下落などの深刻な問題が発生します。
一度失った社会的信用を回復するには多大な時間と労力を要するため、企業にとって非常に大きなリスクとなるでしょう。
参考：労働基準関係法令違反に係る公表事案｜東京労働局

従業員から未払い賃金の請求がある

15分単位での勤怠管理により未払い賃金が発生した場合、従業員から3年間の時効期間内で未払い分と遅延損害金の請求を受ける可能性があります。実際に全国規模の飲食店チェーンでは、5分未満の切り捨てが問題となり、数万人の全従業員に対して未払い賃金を支払うことになったケースもあります。

正しい勤怠管理の基準

企業が適切な勤怠管理を行うためには、労働基準法に基づいた正確な基準を理解し実践することが重要です。具体的には以下の計算方法で管理する必要があります。

原則1分単位で労働時間を計算する

労働基準法第24条により、企業は従業員の労働時間を1分単位で正確に計算し、全額を支払う義務があります。15分や30分単位での切り捨ては労働基準法違反となり、従業員に不利益をもたらす処理は認められていません。

ただし、 毎月の時間外労働時間の集計に限り、事務を簡略化するための例外的な取り扱いが認められています。具体的には、1か月の時間外労働時間を合計した際に30分未満は切り捨て、30分以上は切り上げが可能です。
参考：労働基準法第24条（賃金の支払） | e-Gov 法令検索

1か月単位での計算方法にも基準がある

1か月単位の変形労働時間制では、月の暦日数によって法定労働時間の上限が変動します。28日の月は160.0時間、30日の月は171.4時間、31日の月は177.1時間が上限となります。

この制度を採用する場合でも、日単位では8時間、週単位では40時間の法定労働時間を超えた分は時間外労働として割増賃金の対象となるため注意しましょう。

参考：1か月単位の変形労働時間制｜厚生労働省

勤怠管理を正しく行うポイント

勤怠管理を正しく行うためには、以下のポイントに注意しましょう。

1人ひとりの勤務状況の把握と記録

厚生労働省のガイドラインでは、始業・終業時刻の確認と適正な記録を義務付けており、タイムカードやICカードなどの客観的な記録手段の使用が原則となっています。
自己申告制を採用する場合は、申告時間と実際の在社時間に著しい乖離がないか実態調査を行い、必要に応じて労働時間の補正を実施しなければなりません。
参考：労働時間の適正な把握 のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省

法令遵守

労働基準法では1日8時間、週40時間の法定労働時間が定められており、これを超える労働には36協定（時間外・休日労働に関する協定）の締結が必要となります。時間外労働の上限は月45時間・年360時間であり、違反した場合は労働基準監督署から是正指導を受ける可能性があります。

また労働安全衛生法により、2〜6月平均で月80時間を超える時間外・休日労働をした労働者に対し、事業者は健康確保のための面談指導などの対応義務が課せられているため注意が必要です。
参考：労働基準法 | e-Gov 法令検索
参考：長時間労働者への医師による面接指導制度について

過重労働の防止

過重労働を防ぐには、従業員の労働時間を正確に記録し、法定労働時間を超えていないかを常にチェックすることが欠かせません。長時間労働は、健康被害のリスクを高めるだけでなく、生産性の低下や離職率の上昇にもつながります。

そこで勤怠管理システムを導入すれば、リアルタイムでの労働時間の把握が可能となり、過重労働の早期発見と是正がスムーズに行えます。
参考：過重労働による健康障害を防ぐために｜厚生労働省

勤務形態に合わせた対応

近年はフレックスタイム制、パートタイム、リモートワークなど、多様な働き方が広がっており、勤怠管理にも柔軟な対応が求められています。

こうした背景を踏まえると、クラウド型の勤怠管理システムの導入は効果的です。パソコンやスマートフォンなどの端末を使えば、出社せずともリアルタイムに出退勤の記録が可能となり、働き方に応じた管理が実現します。

適切な残業時間の計算方法

多様な働き方に対応しつつも、労働時間を正確に管理する上で特に重要となるのが、残業時間の正しい把握です。正確な残業代計算のためには、労働時間の定義と残業の種類を正しく理解することが重要となります。

労働時間の定義を把握する

労働時間は「実労働時間＝終業時刻－始業時刻－休憩時間」で計算されます。また労働基準法では、6時間を超える労働には45分以上、8時間を超える労働には1時間以上の休憩付与が義務付けられています。
参考：労働時間・休日 ｜厚生労働省

法定内残業と時間外労働の違いを把握する

法定内残業とは所定労働時間を超えるが法定労働時間内（1日8時間、週40時間）に収まる労働を指します。この場合、労働基準法上の時間外労働には該当せず、原則として割増賃金の支払い義務はありません。

一方、法定労働時間を超える時間外労働には25%以上の割増賃金支払いが義務付けられており、適切な区別が必要です。
参考：法定労働時間と割増賃金について教えてください。｜厚生労働省

正しい残業時間を把握する

残業時間の計算は「実労働時間－所定労働時間」で求められます。例えば、所定労働時間7時間に対して実労働時間10時間の場合、残業時間は3時間となり、うち1時間が法定内残業、2時間が時間外労働として扱われます。

月60時間を超える時間外労働については50%の割増賃金率が適用されるため、正確な時間管理が重要です。
参考：しっかりマスター 労働基準法 -割増賃金編-｜厚生労働省

深夜・休日の残業時間の注意点

深夜労働（22時から5時）には25%以上、法定休日労働には35%以上の割増賃金が必要となります。また、法定休日に深夜残業した場合は、休日手当35%＋深夜手当25%＝60%以上の割増手当を支払わなければなりません。

残業時間が日付をまたぐ場合は、24時でその日の法定外労働時間の計算が打ち切られ、翌0時からは翌労働日として新たに計算される点に注意が必要です。
参考：法定労働時間と割増賃金について教えてください。｜厚生労働省

タイムカードで勤怠管理を行うリスク

従来のタイムカードによる勤怠管理には多くの問題点があり、法令違反のリスクを高める要因となっています。具体的には以下の4つのリスクがあります。

不正打刻・打刻ミスの発生

タイムカードは他人による代理打刻が容易に行えるため、不正打刻のリスクが高い管理方法です。本人が遅刻しているにもかかわらず同僚に打刻を依頼するケースや、上司の判断で残業時間が記録されないケースも発生しやすくなります。

また、従業員が打刻を忘れる打刻漏れも頻繁に起こりやすく、後から修正作業が必要となるため、人事担当者の負担が増加するでしょう。

リアルタイムでの勤務時間の把握が困難

タイムカードは出退勤の時刻のみを記録するため、従業員ごとの定時労働や残業時間をリアルタイムで把握できません。月末に集計するまで各従業員の労働時間が把握できないため、残業時間が法定上限を超過しそうな場合でも、事前に気付くことは困難です。結果として法令違反になる危険性があり、適切な労働時間管理が困難になります。

リモートワークに対応できない

テレワークや在宅勤務が広がるなか、タイムカードによる勤怠管理では対応しきれない場面が増えています。タイムカードは出社を前提としているため、リモート環境では打刻そのものが困難です。また、従業員がどこでどのように働いているかを把握しにくく、承認や申請のためだけに出社を求められるケースも見受けられます。

集計作業時にミスが発生

タイムカードを使った集計作業は多くの場合、手作業での転記や計算に頼るため、ミスの温床となりやすいのが実情です。特に、給与計算のために表計算ソフトへデータを移す作業では、人為的なエラーを防ぐために何度も確認が必要となり、労務担当者の負担が重くなります。

さらに、手作業による管理は改ざんのリスクも否定できず、客観的かつ正確な労働時間の記録という観点では不十分といえるでしょう。

勤怠管理ならシステムの導入がおすすめ

勤怠管理システムは従来のタイムカードの課題を解決し、法令遵守と業務効率化を同時に実現する最適な解決策です。

クラウド型システムの導入により、労働時間の自動集計と給与計算の効率化が図れ、人的ミスの防止効果も期待できます。テレワークや多様な働き方にも対応しており、リアルタイムでの労働時間把握と36協定違反の防止が可能となるでしょう。

まとめ

勤怠管理を15分単位で行うことは、労働基準法第24条に反する違法行為です。企業は、従業員の労働時間を1分単位で正確に記録し、そのすべてに対して適正な賃金を支払う義務があります。
違反が発覚すれば、労働基準監督署からの是正指導や刑事罰、企業名の公表、さらには未払い賃金の請求といった重大なリスクに直面することになるので、適切な勤怠管理を徹底しましょう。

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