勤怠管理では有給休暇の管理が重要！有給管理システムを比較するポイントも解説

有給休暇に関する基礎知識

有給休暇は、労働者に法律で認められている重要な権利のひとつです。企業には、所定日数の付与や取得状況の管理など、適切な運用が求められます。まずは基本的な仕組みやルールについて押さえておきましょう。

付与日数

有給休暇の付与日数は、労働基準法第39条に定められており、勤続年数と出勤率によって決まります。フルタイムで働く従業員の場合、入社から6か月間継続勤務し、かつその期間中の出勤率が8割以上であれば、最初に10日の有給休暇が付与されます。
その後は勤続年数に応じて付与日数が増加し、最長で年20日まで付与される仕組みです。
※参考：労働基準法第39条｜e-GOV法令検索

取得させる義務

2019年の労働基準法改正により、有給休暇が年10日以上付与される従業員については、企業がそのうち少なくとも5日を取得させることが義務付けられました。対象となるのは、入社後6か月以上が経過し、全労働日の8割以上を出勤している従業員です。
なお、正規雇用だけではなく、一定の条件を満たすパートタイムの従業員も含まれます。
※参考：労働基準法第39条｜e-GOV法令検索

取得に関する権利

有給休暇は、従業員が自らの意思で時季を指定し、自由に取得できる権利として法律により保障されています。たとえ取得理由が私的なものであっても、企業側は原則としてこれを拒むことはできません。
ただし、企業には「時季変更権」が認められており、業務に著しい支障が生じると判断される場合に限り、取得時季を変更可能です。また、有給休暇の取得に関して従業員が不利益な取り扱いを受けることは、法律で禁じられています。
※参考：労働基準法第39条｜e-GOV法令検索
※参考：労働基準法第136条｜e-GOV法令検索

年次有給休暇管理簿とは

年次有給休暇管理簿とは、従業員ごとの有給休暇の付与日数や取得状況、残日数などを記録・管理するための帳簿です。2019年の労働基準法改正により、企業に対して有給休暇の管理簿の作成と5年間の保存が義務づけられました。
なお管理簿には、時季や日数、基準日などの情報を正確に記載しなければなりません。
※参考：労働基準法施行規則第24条の7｜e-GOV法令検索

年次有給休暇管理簿の作成方法

ここでは、年次有給休暇管理簿の作成方法について解説します。

紙

年次有給休暇管理簿を作成するシンプルな方法は、紙ベースで管理簿を作成する方法です。労働局や労働基準監督署による様式を用いて作成します。
導入コストがかからない点がメリットですが、一方で記入や集計に手間がかかるほか、保管や情報の更新が煩雑になりやすい点には注意が必要です。

※参考：年次有給休暇管理簿（例）｜厚生労働省

Excel

年次有給休暇管理簿の作成は、Excelでも可能です。フォーマットを一度作成してしまえば、計算式を使って残日数の自動算出などが可能になり、紙よりも効率的に管理できます。
しかし、入力に時間がかかる、関数が誤っていると正しく計算できないなどのデメリットもあります。

有給管理システム

有給管理システムとは、従業員の年次有給休暇の付与状況や取得実績、残日数などを一元的に記録・管理できるツールです。
従来は紙やExcelなどで管理されることが一般的でしたが、労働基準法の改正により企業の有給休暇管理義務が厳格化されたことを受けて導入が進んでいます。従業員へのアラート機能などもあるため、管理がよりスムーズになります。

有給管理システムの主要な機能

ここでは、有給管理システムの主要な機能について解説します。

有給休暇の付与機能

有給休暇の付与機能は、従業員ごとの有給休暇の基準日や日数を自動的に計算・付与する仕組みです。
勤続年数に応じた付与日数の増加にも対応しており、更新のたびに担当者が手作業で確認・計算する手間を省けます。活用すれば、ミスや付与漏れを防ぎ、労務管理の正確性と効率性を高められるでしょう。

有給休暇の残日数管理機能

有給休暇の残日数管理機能は、従業員ごとの有給休暇の取得状況をリアルタイムで把握し、正確な残日数を自動で算出してくれる機能です。有給休暇は取得のたびに残日数が変動するため、手動での管理が難しい場合に活用するとよいでしょう。
また、残日数は従業員本人が画面上で自由に確認できるため、計画的な有給休暇取得につながります。

アラート機能

アラート機能は、有給休暇の取得状況や管理の抜け漏れを防ぐために、システムが自動で通知をしてくれる仕組みです。年5日の有給休暇を取得させなければならない従業員が、年度内に充分な日数を取得していない場合や、有給の有効期限が迫っている場合に役立ちます。
この機能を活用すれば、管理者は個別に記録を確認する必要がなくなり、法令違反のリスクを回避しやすくなるでしょう。

申請・承認機能

申請・承認機能は、従業員が有給休暇を取得する際に必要な申請手続きを、システム上で完結できる仕組みです。従業員は自分の残日数やカレンダーを確認しながら希望の休暇日を選び、スマートフォンなどで申請を送信できます。
この機能により、紙の申請書をやり取りしたり、口頭やメールで確認を取ったりなどの手間が不要になり、申請から承認までのフローがスムーズになります。

有給管理システムを導入するメリット

有給管理システムを導入することで、企業は煩雑になりがちな年次有給休暇の管理業務を効率化できます。また、法令遵守と労務リスクの低減にも有効です。法定どおりの付与日数や取得義務への対応を自動化できるため、担当者の負担が大幅に軽減され、人的ミスも防げるでしょう。
また、従業員が自身の残日数や申請状況をリアルタイムで確認できるようになるため、取得しやすい環境が整い、有給休暇の活用促進にもつながります。

有給管理システムを導入するデメリット

有給管理システムを導入するデメリットは、出勤日数などを都度手入力しなければならない点です。Excelと同じく入力に手間がかかるため、業務効率化を図る際には、有給休暇管理が一体化されている勤怠管理システムの導入を検討してもよいでしょう。

有給管理システムを比較するポイント

ここでは、有給管理システムを比較するポイントについて解説します。

法改正に対応しているか

有給休暇に関連した法律は、時代に応じて見直しや改正が行われています。従業員に年5日の有給休暇を取得させる義務や管理簿の作成義務など、近年の改正にも対応しているかを欠かさずに確認しなければなりません。
自社で都度修正する必要がないよう、法改正に対応したアップデートを実行する体制が整っているかどうかを事前に確認しましょう。

柔軟に活用できるか

企業ごとに就業規則や休暇制度は異なるため、自社のルールに合わせて柔軟に設定・運用できるシステムかどうかも重要な比較ポイントです。
たとえば、半日・時間単位での取得設定ができる、特定の日付に一斉付与できるなどの機能が備わっていれば、柔軟に活用できます。自社の制度に合わないシステムを導入してしまうと、かえって管理が煩雑になるため注意が必要です。

有給以外の管理にも対応しているか

年次有給休暇だけでなく、介護休暇やリフレッシュ休暇など、ほかの休暇制度に対応しているかも事前に確認しておきましょう。1つのシステムでまとめて管理できれば、労務管理の手間を大きく削減できるだけでなく、従業員にとっても使いやすい環境を整えられます。

操作性に優れているか

操作性に優れているかどうかも重要なポイントです。直感的に使えるかどうか、従業員が迷わずに申請や確認を行えるかといった点は、導入後の定着度にもつながります。また、管理者側の画面も見やすく、業務がスムーズに進められる設計であるとなお理想的です。

既存システムと連携できるか

有給管理システムを比較する際には、既存システムと連携できるかどうかも確認してください。勤怠管理や給与計算などのシステムを導入している場合は、連携できれば業務の効率化が図られます。
勤怠データをもとに自動で有給残日数を更新したり、人事異動情報をリアルタイムに反映できたりすれば、各種事務作業もより効率的に進むでしょう。

有給管理も含めた勤怠管理ならタッチオンタイムがおすすめ

有給休暇管理と勤怠管理を一体化したシステムを導入したい企業には、「タッチオンタイム」がおすすめです。勤怠記録から有給休暇をはじめ、代休や振休、その他、自社独自の休暇も一括で管理できるため、労務管理を効率化できます。
また、有給休暇の自動付与や各種休暇の取得・保有状況の確認などの機能を標準搭載しており、申請・承認ワークフローもシステム内で完結可能です。
さらに、有給休暇が失効する前に通知をするアラート機能も備えられており、管理者の負担を軽減しつつ法令違反リスクを低減できます。

まとめ

有給休暇の取得状況を正確に把握し、計画的な取得を促すことで、働きやすい職場環境を整えられます。日々の勤怠管理のなかで有給休暇の状況も含めて一元的に管理し、効率的な運用を心がけましょう。

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