タイムカードがない場合に出勤簿での代用は可能？法的に正しい勤怠管理を解説

正確な勤怠管理は企業の義務

労働時間の把握は、労働安全衛生法第66条の8の3により定められた企業の義務です。

引用：労働安全衛生法 第66条の8の3｜e-Gov法令検索

労働時間の管理は以前から事実上必須とされてきましたが、2019年の労働安全衛生法改正により明文化されました。これにより、従来「労働時間の把握義務はない」と解釈されることの多かった管理監督者や、みなし労働時間制の従業員についても、労働時間の把握が義務化されるようになりました。

タイムカードと出勤簿の違い

ここからは、混同されがちな「タイムカード」と「出勤簿」の違いについて解説します。

タイムカードとは

タイムカードとは、従業員の労働時間を記録するためのカードです。出退勤のタイミングでタイムレコーダーと呼ばれる専用機器にカードを挿し込むと、それぞれの時刻が自動的に打刻されます。タイムカードによって記録された労働時間や残業時間は、賃金計算の根拠となります。

出勤簿とは

出勤簿は、従業員ごとの出退勤時刻や休憩時間などを記録する帳簿です。タイムカードとの大きな違いは、法的義務の有無と記載項目です。

出勤簿は法的に作成・保管が義務付けられた法定帳簿のひとつであり、原則5年間の保管義務があります。また、タイムカードが出退勤時刻を記録するツールなのに対し、出勤簿では従業員の出勤日や休憩時間、時間外労働時間などの情報も記録します。

※参考：労働基準法第109条｜e-Gov法令検索

タイムカードがない企業は違法？

タイムカードはあくまで勤怠管理の手段のひとつであり、法的な作成義務はありません。企業によっては、出勤簿のようにタイムカード以外の方法で勤怠管理をしているケースも多くあります。

ただし、厚生労働省が定めた「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン（以下、厚生労働省のガイドライン）」では、勤怠管理の原則的な方法のひとつとしてタイムカードが推奨されています。なおタイムカード以外の方法を選択する場合でも、基本的には厚生労働省が定めるガイドラインに沿った勤怠管理が求められます。

※参考：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省

労働時間の把握に関するガイドライン

ここからは、上記の厚生労働省のガイドラインを遵守した勤怠管理について、詳しく解説します。

「客観的な記録」に該当する方法

厚生労働省のガイドラインでは、勤怠管理の原則的な方法として以下のいずれかを求めています。
1.使用者による出退勤時刻の現認
2.タイムカードやICカード、パソコンの使用時間の記録などの客観的な記録をもとにした勤怠管理
1つ目は、使用者が従業員の出退勤時刻を自ら確認して記録する方法です。しかし、従業員ごとに出退勤のタイミングを確認するのは手間がかかります。
2つ目は、客観的な記録として認められる方法により打刻情報を管理する方法です。タイムカードによる打刻以外では、ICカードによる打刻やパソコンの使用時間などを根拠とすることが認められています。

※参考：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省

自己申告制の場合に必要な措置

厚生労働省のガイドラインでは、従業員の自己申告制にもとづく勤怠管理は原則として認められていません。業務の性質上やむを得ず自己申告制を採用する場合は、以下の措置を講じる必要があります。

1. 自己申告制を行う従業員や管理者に対して、ガイドラインに基づく措置について十分に説明すること
2. .自己申告制による労働時間の記録と実際の労働時間に著しい乖離がある場合は、実態を調査し、正しい労働時間に修正すること
3. .自己申告が可能な時間数に上限を設けるなど、従業員の適正な自己申告を阻害しないこと。さらに36協定の延長可能な時間数を超過しているにもかかわらず、これを超過していないよう見せかけることが慣習的に行われていないか確認すること

※参考：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省

タイムカードがない場合、出勤簿で代用することは可能？

出勤簿でタイムカードの代用をすることは可能です。ただし、手書きの出勤簿は厚生労働省のガイドラインが求める「客観的な記録」には当てはまらず、原則として推奨されていません。違法ではありませんが、従業員自身が出退勤時刻を手書きで記入する運用を行う場合は、自己申告制における補完措置を講じる必要があります。

また、出勤簿をタイムカード代わりに使う場合も、パソコンの操作記録や入退室管理システムのデータなど、客観的な記録とあわせて運用することが望ましいです。

※参考：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省

タイムカードに代わる勤怠管理方法のメリット・デメリット

ここからは、タイムカード以外の勤怠管理方法のメリット・デメリットを解説します。タイムカードに代わる勤怠管理を検討中の人は、ぜひ参考にしてください。

手書きの出勤簿

手書きの出勤簿は原則として推奨されていないものの、一定の条件に当てはまる企業にとっては導入するメリットがあります。

メリット

手書きの出勤簿は、導入や運用にかかるコストが少ない点がメリットです。特別な道具やソフトウェアなどは必要なく、紙とペンさえあれば運用を開始できます。
また、アナログな方法のため、年齢問わず誰でも直感的に利用でき、従業員への教育コストもほとんどかからないでしょう。従業員数が少ない小規模な事業所で、手軽に勤怠管理を行いたい場合に適しています。

デメリット

手書きの出勤簿の最大のデメリットは、記入ミスや不正のリスクが高いことです。前述のとおり、厚生労働省のガイドラインによる客観的な記録には該当せず、記録の正確性を担保しにくいという問題があります。
また、記録のためには出社が必須であり、テレワークを推進しにくい点もデメリットです。

Excel

Excelで勤怠管理用のシートを作成し、従業員の出退勤時刻を記録していく方法です。インターネット上でテンプレートが配布されていることも多く、比較的手軽に導入できます。

メリット

Excelを業務に使用している企業であれば、新たなツールを導入する必要がなく、初期費用を抑えられます。操作方法に慣れている従業員が多ければ、スムーズな導入が可能です。
また、関数やマクロを活用すれば労働時間を自動集計でき、手計算によるヒューマンエラーも減らせるでしょう。フォーマット作成における柔軟性も高く、自社の勤怠ルールに合わせてカスタマイズできる点も魅力です。

デメリット

Excelによる勤怠管理は、手書きの出勤簿と同じく自己申告制に該当します。従業員が自分で記録することには変わりないため、厚生労働省のガイドラインに基づく措置を講じたうえで、入力ミスや不正を防ぐための工夫も必要です。
また、勤怠管理では複雑な計算が求められることも多く、Excelの関数やマクロでは対応しきれない可能性もあります。さらに、関連する法改正があった際には、計算式を手動で修正しなければなりません。

※参考：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省
※関連記事：Excelで勤怠管理をする方法は？メリットや注意点について解説

勤怠管理システム

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤時刻や残業時間、有給休暇などを管理するシステムです。
パソコンやスマートフォン、専用リーダーなどを使用した打刻ができ、勤怠管理の手間を軽減しながらリアルタイムで情報を確認することが可能です。また、シフト作成や有給管理、残業申請など、労務管理に役立つ多様な機能が搭載されているものも多くあります。

メリット

勤怠管理システムは、インターネット環境さえあればどこでも打刻可能です。自宅や取引先などからも出退勤時刻を記録できるため、多様な働き方の推進にも役立ちます。また、労働時間や残業時間などの勤怠データが自動で集計されるため、担当者の負担が軽減されるとともに、ヒューマンエラーのリスクも低下します。

勤怠管理システムによる打刻情報は、厚生労働省のガイドラインにおける「客観的な記録」に該当します。ICカードや生体認証などの多様な打刻方法に対応している製品も多く、勤怠情報の客観性を担保できるでしょう。

クラウドシステムであれば、法改正時にもシステムが自動的にアップデートされるので、対応ミスのリスクも低下し、法令遵守の徹底につながります。

さらに、多くの勤怠管理システムは、給与計算システムや人事システムとの連携が可能です。これによりデータの一元管理や自動反映を実現し、人事労務業務全体の効率が向上し、転記作業におけるミスも防げます。

※参考：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省
※関連記事：勤怠管理システムのおすすめ26選｜導入メリットや選び方を解説

デメリット

勤怠管理システムは、そのほかの勤怠管理方法と比べて導入コストが高額になりがちです。なお、システムによっては初期費用が無料で、ユーザー数に応じた従量課金制を採用している場合もあります。費用対効果を検証したうえで、自社に適した勤怠管理システムを導入することが大切です。
また、操作方法や運用ルールの周知、従業員からの問い合わせへの対応など、システムが定着するまでには運用工数が多くかかる場合があります。

まとめ

タイムカードを出勤簿で代用することは可能ですが、手書きでの出退勤記録は自己申告制に該当するため、厚生労働省のガイドラインに定められた措置を講じる必要があります。自己申告制は原則推奨されていないため、タイムカードがない場合は、それに代わる「客観的な記録」に基づく勤怠管理の導入を検討しましょう。

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