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勤怠状況の「見える化」で長時間残業をなくす

働き方改革と長時間残業の削減は企業の役目”

今や社会問題化している長時間労働。特に長時間労働が原因とされる過労死や自殺のニュースは大きな注目を集め、労働環境に対する世間の目はますます厳しくなってきています。また、就職活動中の学生も長時間労働の問題には敏感になっていて、就職説明会などでは残業や休暇取得についての質問が出ることも珍しくありません。なかには、説明会で受けた説明どおりの残業時間なのか、夜に会社を見に行ったり電話をかけたりして確かめる学生もいるそうです。それだけ、残業、長時間労働の問題に対して過敏になっているということでしょう。

2016年に労働政策研究・研修機構が出した「データブック国際労働比較2016」によると、週の労働時間が49時間以上になる労働者の割合は、日本では21.3%にも上ります。欧米諸国は10%台、または一桁台がほとんどだそうですから、これと比較すると日本の割合の高さがわかるのではないでしょうか。このような長時間労働問題を背景に、2016年6月に閣議決定された「ニッポン一億総活躍プラン」では、「働き方改革」の一環として、長時間労働の是正が盛り込まれました。同時に、多様な人材の活用(ダイバーシティ推進)も課題の一つに掲げられています。

長時間残業を放置していることは企業にとってリスクでしかない

企業にとって、長時間労働を是正したり、労働環境を整えて多様な人材を受け入れたりする取り組みは、当然の責務となりつつあります。そのために必要となるのが、勤怠管理です。特に拠点が多くある企業の場合は、拠点によっては本社の管理部門の目が届きにくいケースもあるでしょう。もし目の届きにくい拠点で長時間の残業が常態化していたらどうなるでしょうか。長時間労働で社員の健康を損ね、最悪の場合は過労死に至るようなケースが出ないとも限りません。もしそうなったら、会社の社会的信用は大きく損なわれ、世間や従業員からの信頼は失墜してしまうことでしょう。企業にとって、残業時間の問題は経営にも関わる大きなリスクです。このリスクを減らすためにも、労働時間の削減は今すぐにでも取り組むべき課題といえます。

まずやるべきは「勤怠状況の見える化」

過重労働の削減に取り組むためにまず必要なことは、「勤怠状況の見える化」です。従来のような、紙のタイムカードを使ってタイムレコーダーで打刻する方法だと、勤怠状況は毎月の集計日にならないとわかりません。タイムカードをいったん打刻し、退勤したように見せかけて残業を続けるというケースもあります。これでは、正確に勤怠状況を見える化することは難しいといえるでしょう。

地方に支社や支店が多い企業や、店舗数の多い飲食店や小売店だと、勤怠状況の見える化にはさらに困難が伴います。本社だけなら社内の長時間残業に気がつきやすいのですが、支社・支店・各店舗となるとどうしても目が届かず、気づきにくくなってしまいます。また、目標売上を達成するために社員を鼓舞し、拠点ぐるみで残業を容認してしまうようなケースもありえます。

ただ見える化するのではなく、リアルタイムでわかることも大切

勤怠状況は、タイムカードを使っているだけでは見える化できません。必要なのは、リアルタイムで、本社はもちろんすべての支店や支社、店舗のスタッフの勤怠状況を確認することができる勤怠管理システムの導入です。このような勤怠管理システムを利用すれば、「どこで、いつ、誰が」残業しているのかも一目瞭然になります。さらに残業時間をリアルタイムで見える化するだけでなく、残業時間が既定値を超えたときにわかるような仕組みがあれば、毎日残業時間をチェックする必要もなく簡単に運用できます。そのデータをもとに従業員の残業時間を減らし休暇取得を促すことで、長時間労働のリスクを下げ、社会や従業員からの信頼を得られるようになるでしょう。

「見える化」で残業の状況を把握し、効果的な対策を

勤怠状況をリアルタイムに可視化できれば、次に行うことは現状の把握と分析、そして改善策の実施です。勤怠状況の見える化で、残業がいつ、どこで、誰に発生しているかが把握できるようになります。把握したあとは、なぜこのとき、この部門で、この人に残業が発生したのかの原因を分析します。業務量が多いのであれば、ほかの部門から人を異動させることはできないか、ほかの部門と協力して業務を行うことはできないか、業務の効率が悪いのではないか、業務量は減らせないか、人を採用して増やすことはできないかなどの対策はいくつも考えられます。あとは、この対策を一つ一つ実行し、残業時間を適正にコントロールしていけばいいのです。

残業時間の削減を達成することは簡単ではありません。しかし、労働時間の適正化に取り組まなければ、将来的に労働力確保が困難になったり、世間からの企業評価が下がったりといった事態を生みかねません。まずは、正確な勤怠管理を行い、従業員が週にどれだけ働いているか、どれだけ残業しているかを把握するべきです。この機会に、労働時間の是正に向けて、リアルタイムの勤怠管理を始めてみてはいかがでしょうか。

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