勤怠管理の重要性とシステム導入のメリット | 勤怠管理システム『タッチオンタイム』
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勤怠管理の重要性とシステム導入のメリット

勤怠管理のカギは正確な把握

意外と分かっていない、労働時間の全体量

従業員が何時に出勤して何時に退社したか。休憩を何時から何時までとったのか。残業時間は?休暇の日数は?就労規則など会社で定められたルールをきちんと遵守しているか?

社員の働いている時間や日数に関わることは思いのほか項目が多く内容が細かいものです。これらをきちんと把握することは一般に「勤怠管理」と呼ばれていて、どんなに少人数の会社であっても必要なことです。

しかし社員の勤怠管理をどのように行うかは、企業によって異なっているのが現状です。出勤日のほかに出張や休暇などを把握するだけで、労働時間の詳細までは把握していない企業もまだまだ多いようです。

もし勤怠管理を適切に実施していなければ、社員が月に何時間働いているのかを正しく把握することができません。どんな状況で、どのくらい人件費がかかっているかを知ることは、企業の活動にとって基本的かつ重要なことです。社員に適切な賃金を支払うことも過労を防ぐことも、労働時間を把握しているからこそ可能なことだと言えるでしょう。また適正な人件費を割り出し、無駄な残業費を削減することにも正確な勤怠管理がカギとなってきます。

煩雑な勤怠管理作業のスリム化が急務

長い間企業はこういった勤怠管理を紙を使って行ってきました。社員が各自紙のタイムカードをタイムレコーダーにさしこみ時間を印字。この記録に基づいて人事の担当者が労働時間や残業代の計算を行ってきました。

この紙での勤怠管理には想像以上に時間と手間がかかります。印字された文字を手作業で入力して労働時間を算出しなければなりません。締日が近くなれば、担当者がこの作業に何日も何時間も追われる光景が毎月繰り返されます。ときには出社時間などを記録を社員が忘れてしまい、担当者が本人に確認をしなくてはならないこともあるかもしれません。労働時間を把握するという作業自体が大変な労力を要してしまうのです。

このように勤怠管理に膨大な作業と人件費がかかるという状況を回避するべく、近年では簡単に、そして正確に労働時間を把握することができる勤怠管理システムを導入する企業が増えてきています。

残業や休日出勤に関するトラブルを未然に防ぐ勤怠管理を

残業時間があいまいであることのリスク

また、社員の労働時間を正確に把握していないことは企業にとっては大きなリスクとなることもあります。特にしばしば問題となるのが残業時間です。定額の残業手当制度を採用している企業は多くあります。もちろんこれは違法ではありません。しかし定額に含まれる残業分を超えた場合は、別途残業代を支給する必要があります。

未払いの残業代をめぐる裁判のニュースが報道されることがありますが、実態に即した残業代が支払われず裁判になるケースは、企業と従業員の間に起こる代表的なトラブルと言えるでしょう。「残業代は定額だから」と退社時間をあいまいにしていると、長時間の残業をしていることを見落とし、思いがけないリスクを負うことになりかねません。

勤怠管理で長時間労働を抑制する

ヨーロッパの国々に比べると日本は長時間労働で休日が少ないということは以前から指摘されてきたことです。近年、ワーク・ライフ・バランスやテレワークなど「働き方改革」が言われ、働きすぎを解消するような取り組みが行われています。

こういった動きに対応するにも勤怠管理が重要になります。現状の労働時間の正確な把握ができていなければ削減することはできません。また社員一人ひとりの仕事量や能力についても正しく判断することも難しいのではないでしょうか。多様な働き方を認め長時間労働の抑制をするためには、正確な勤怠管理を行うことが不可欠です。

とはいえ、繁忙期などは残業が長引き長時間労働になってしまうことはあるでしょう。特定の個人や部署で残業や休日出勤が多いこともあるかもしれません。そういった場合にもきちんとした管理のもとで、適正な残業であるかを企業は把握しておく必要があります。そのために残業や休日出勤の事前申告をしてもらう制度を実施するのも有効です。このような事前申請は社員や人事担当者の手間を増やすだけだという懸念が生まれそうですが、勤怠管理システムを導入すればわざわざ申請書類を作成、管理する作業を省くことができます。企業や社員にとっても負担は最小限に抑えられるのです。

勤怠管理システム導入のメリット

「労働時間の計算が楽」だけではない

正確でスムーズな勤怠管理が、企業と従業員の双方にとって重要であることはこれまでご説明してきた通りです。紙のタイムレコーダーに基づく煩雑な作業をやめ勤怠管理システムを導入することで、正確な就業時間の把握と作業量減少による人件費の削減が同時に可能になることは、とりわけ企業にとって大きなメリットと言えます。実はメリットはこれだけにとどまりません。次の3点もメリットとしてあげられます。

就業形態に合わせた給与計算が容易に

1つ目は、勤怠管理システムを導入すれば交代制の夜間勤務や休日出勤といったさまざまな就業形態や条件に対応でき、複雑な割増賃金の計算が容易になる点です。労働基準法では時間外労働、休日労働、深夜労働などの割増賃金の対象について詳細な規定がされています。そのため、人事担当者は給与計算をする際に社員の勤怠情報をこれらの規定と照らし合わせて計算する必要がありましたが、勤怠管理システムであればこれらの規定に対応した労働時間の集計・管理を瞬時に行うことができます。

法改正に伴う変更にも対応可能

2つ目は、法改正にスムーズに対応できることです。労働基準法などの法律や政令、省令などのルール改正に対応した勤怠管理を行うことは、人事担当にとって悩ましい問題の一つでした。多くの勤怠管理システムは、このような法改正に対応しシステム全体で法令を遵守した設定に組み替えられるサービスがついていたり、無償で自動反映がされるものもあります。社員1人ずつについて複雑な計算を人事担当者が行う必要はありません。

ミスや悪質な行為はシステムで防げる

3つ目は、ミスや改ざんの防止です。勤怠管理は企業にとって大切な情報であるだけではなく、社員にとっては労働を証明する唯一の記録。給与に直結する重要なものです。企業は社員の労働時間について適切に管理し、必要な手当を支払う義務があります。

ところが、「ついうっかり忘れてしまった」「忙しくてできなかった」など、タイムカードの打刻漏れや入力ミスなどが起こることがあります。また残念ながら、遅刻をしたことを隠すために、不正打刻をしたり、残業代が上乗せされるよう、改ざんをしたりという事例も起こっています。

悪質な行為については従業員個々の資質の問題ということもできますが、そもそも会社のシステムとしてそれが可能な状態であるということを問題視するべきです。記録が簡単にでき、改ざんなどが行えない勤怠管理システムを採用しておけば、そのような問題が発生する心配がありません。

自社の勤怠管理状況を振り返る機会に

業種や従業員の数や仕事内容などは、企業によって当然異なります。ですが正確な勤怠管理が必要であることは、どんな会社にとっても変わらない事実です。システム化することで正確性は確実にアップします。この機会に自社の勤怠管理の方法や内容を振り返ってみてください。必要な項目や作業があることに気付かれるのではないでしょうか。それを補うのが勤怠管理システムです。

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