タイムカードの手書き管理は違法？注意点やメリット・デメリットを解説

手書きのタイムカードに違法性はあるか

結論として、手書きのタイムカード自体は違法ではありません。しかし、運用方法には注意すべき点があります。以下で、詳しく解説します。

全てが違法となるわけではない

手書きの勤怠記録は、従業員自身が記入するため「自己申告制」に該当し、厚生労働省が原則とする「客観的な記録」とは異なります。しかし、手書きというだけで直ちに違法になるわけではありません。外回り営業など客観的な把握が困難な場合に限り、定められた措置を講じることを条件として、例外的に認められています。

※参考：労働時間の適正な把握のために – 使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省

自己申告制における勤怠管理の注意点

従業員の自己申告による勤怠管理は、慎重な運用が求められます。ICカードやパソコンのログなど、客観的な記録方法があるにもかかわらず自己申告のみに頼ると、労働時間を正確に把握していないと見なされ、違法となる恐れがあります。
サービス残業や給与未払いを防ぎ、法律上のルールを守るためにも、客観的記録と照合するなどの適正な管理体制を構築しましょう。

※参考：労働基準法第109条｜e-Gov法令検索
※参考：労働安全衛生法第66条の8の3｜e-Gov法令検索

手書きのタイムカードのメリット

手書きのタイムカードは導入コストを抑えられ、誰でも簡単に使える手軽さが魅力です。主なメリットを紹介します。

自由なフォーマットで運用できる

手書きのタイムカードは市販のカードやシステムと異なり、自社の運用に合わせてフォーマットを自由に設計できます。例えば、出退勤時刻のほかに「休憩時間」や「作業内容」など、企業独自の管理項目を設けることも可能です。自社に最適化されたフォーマットで、より細やかな勤怠管理が実現します。

導入コストがかからない

手書きのタイムカードを利用する場合、高額な勤怠管理システムや専用のタイムレコーダーは不要です。必要なのは紙とペンだけのため、フォーマットを印刷すれば運用を開始でき、導入費用をほぼゼロに抑えられます。従業員への操作研修も不要で、教育コストがかからない点も大きなメリットです。

誰でも簡単に使える

パソコン操作が苦手な従業員でも、手書きであれば直感的に使用できます。昔ながらの方法でなじみ深く、新たな操作を覚える必要がありません。導入時の特別な研修も不要で、ペンで時刻を記入するだけのため、全従業員が迷うことなく、すぐに運用を始められます。

手書きのタイムカードのデメリット

手書きのタイムカードは一見手軽ですが、勤怠管理において多くのデメリットやリスクを抱えています。以下で詳しく解説します。

集計・計算作業の負担とミスが起きやすい

手書きの場合、タイムカードに記録された打刻時間を、担当者が電卓やExcelを使って手作業で集計・計算する必要があります。この過程では計算ミスや入力ミスなどのヒューマンエラーが起きやすく、正確性を担保するための確認作業にも時間を要し、給与計算業務の大きな負担となります。

打刻忘れや記入漏れが発生する

手書きのタイムカードは、打刻忘れや記入漏れがあっても警告する機能がないため、ミスが見過ごされがちです。多忙な管理者が全ての記録を完璧にチェックするのは難しく、ミスが発見されないままになるケースも少なくありません。

不正や改ざんのリスクがある

手書きのタイムカードは、本人や上長など誰でも簡単に内容を書き換えられるため、不正の温床になりやすいです。例えば、残業時間を少なく見せるための改ざんや、残業代を水増し請求するケースが考えられます。いつ誰が記入したかの記録が残らないため、不正が発覚しにくいという大きなリスクがあります。

勤怠記録としての信頼性が低い

手書きの記録は、記憶を頼りに後からまとめて記入されることが多く、その正確性を客観的に証明することが困難です。そのため、勤怠記録としての信頼性は低下します。時間外労働の上限規制や割増賃金の適正な支払い、休憩・休日の付与など、法令順守の証拠としても弱く、万が一の調査の際には企業の労務管理体制を問われるリスクがあります。

※参考：労働基準法 第36条｜e-Gov法令検索
※参考：労働基準法 第37条｜e-Gov法令検索

過去の記録を探しづらい

紙媒体で保管されたタイムカードは、過去の勤怠データを確認する際に手間と時間がかかります。労働基準監督署の調査や従業員からの開示請求があった場合、膨大なファイルから該当の記録をすぐに見つけ出すのは困難です。迅速な対応ができないだけでなく、万が一紛失していた場合は企業の信用問題にも発展しかねません。

保管スペースと管理の手間がかかる

労働基準法ではタイムカードを含む勤怠記録の長期保管が義務付けられています。紙媒体では従業員数に比例して記録が年々増加し、物理的な保管スペースを圧迫しかねません。また、過去の記録が必要になった際、膨大なファイルのなかから探し出す作業は煩雑で、管理に大きな手間がかかります。

※参考：未払賃金が請求できる期間などが延長されています｜厚生労働省

手書きのタイムカードを運用する際の注意点

手書きタイムカードを正しく運用し、正確な勤怠管理を行うため、以下の点に注意しましょう。

必ず本人が自筆で記入する

タイムカードは客観的な労働時間の証拠となるため、本人以外が記入すると記録の信頼性が失われます。従業員本人が自筆で記入するルールを徹底し、日頃から周知しておくことが重要です。やむを得ず代理で記入する場合は、管理者が時刻を現認するなど、あくまで例外的な対応にとどめましょう。

※参考：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置｜厚生労働省

修正・追記に関するルールを明確にしておく

記載ミスや記入漏れが発生した際の訂正・追記の手順を具体的に定めておきましょう。「修正時は二重線と訂正印を使い、上長の確認を得る」などのルールを設けることで、記録の客観性を担保し不正を防ぎます。また、故意の改ざんに対する罰則も明確にしておくと、よりルールの実効性が高まります。

※参考：労働基準法第120条｜e-Gov法令検索

勤務実態を正確に把握する

手書きタイムカードは自己申告が基本となるため、実際の労働時間との間にズレが生じがちです。管理者は、出退勤時に直接姿を確認する、定期的に記載内容と勤務状況を照合するなど、客観的な視点でのチェックを徹底しましょう。不正や改ざんを未然に防ぎ、実態に即した勤怠管理を行うことが重要です。

消すことができない筆記用具で書く

タイムカードは、ボールペンのように修正できない筆記具の使用が推奨されます。鉛筆など容易に消せるものを使用すると、第三者による改ざんが可能となり、勤怠記録としての信頼性を担保できません。客観的で正確な証拠として機能させるためにも、消せない筆記具の使用をルールとして明確に定め、周知徹底しましょう。

必要な記入項目に漏れがないか確認する

タイムカードには、始業・終業時刻や休憩、残業時間など、労働基準法で定められた情報の記入が必須です。これらの項目に漏れがあると、給与計算の誤りや過重労働を招く原因となります。企業の法的義務を果たすためにも、従業員と管理者の双方が、必要な情報が全て記載されているかを都度確認することが重要です。

※参考：労働時間の適正な把握のために｜厚生労働省

勤怠管理システムに移行するメリット

勤怠管理システムへの移行は、業務効率化やコスト削減につながります。ここでは、導入によって得られる具体的なメリットを解説します。

多様な働き方に柔軟に対応できる

クラウド型の勤怠管理システムなら、インターネットに接続できる環境があれば、パソコンやスマートフォンからどこでも打刻できます。テレワークや直行・直帰といった多様な勤務形態においても、従業員の労働時間をリアルタイムで正確に管理可能です。そのため、管理者は勤務実態を簡単に把握でき、複雑化する勤怠管理の負担も軽減されます。

面倒な集計作業から解放される

毎月末のタイムカード集計作業は、勤怠管理システムを導入することで、煩雑な計算が全て自動化されます。担当者は単純作業から解放され、本来の業務に集中できるため、ストレス軽減や勤怠業務の属人化を防ぐことができるでしょう。

計算ミスがなくなる

勤怠管理システムの導入により、日々の労働時間や複雑な割増賃金が自動で正確に算出されます。手作業で起こりがちな入力漏れや計算式の誤りがなくなるため、担当者の負担を大幅に削減できます。給与支払いの公正さが保たれることで、従業員との信頼関係が深まり、労使間の無用なトラブルを未然に防げるでしょう。

ペーパーレス化でコストを削減できる

勤怠管理をペーパーレス化することで、経費削減に大きく貢献します。タイムカード用紙やインクなどの消耗品費がかからないほか、書類を保管していた書庫やキャビネットも不要になり、スペースコストも削減できます。さらにクラウド型の勤怠管理システムであれば、サーバー管理費がかからない点もメリットです。

自社に合った勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムを選ぶ際は、前提として自社の勤務形態や課題に合った機能が備わっているかを確認することが重要です。
まず、導入形態はクラウド型かオンプレミス型かで費用や運用負担、カスタマイズ性が異なります。クラウド型は初期費用が低く、すぐに運用を開始できるのが特徴です。

一方、オンプレミス型には2種類あります。既製品を導入するインストール型は比較的低コストですが、カスタマイズ性は限定的です。自社で0から開発するカスタマイズ型は自由度が高く自社ルールに沿った運用が可能ですが、導入や維持にかかる手間とコストは大きくなります。
また導入形態の他にも、シフト制や変形労働時間制、テレワークへの対応、法令順守や労務リスクの可視化、独自ルールへのカスタマイズ性などをチェックしましょう。

さらに、給与計算や人事システムとの連携性、従業員の操作性、セキュリティや法改正への対応、サポート体制、多言語対応の有無も重要な選定ポイントです。無料トライアルを活用し、自社に最適なシステムを総合的に判断しましょう。

※関連記事：勤怠管理システムのおすすめ26選｜導入メリットや選び方を解説

まとめ

手書きのタイムカードは、集計ミスや不正改ざんのリスク、法令対応の難しさなど多くの課題があります。これらの問題を解決し、正確で効率的な勤怠管理を実現するためには、自社に合った勤怠管理システムの導入がおすすめです。
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