勤怠管理システムの導入で失敗しないためには？企業の失敗例と選定の注意点を解説

なぜ勤怠管理システムの導入が必要なのか？背景と現状

勤怠管理システム導入が加速する理由

2010年から勤怠管理システムを販売している我々の感覚からすると、働き方改革以降、お問い合わせは従来の倍以上となり今もなお続いています。今や給与ソフトのように幅広い企業が導入するソフトになりつつあるのかもしれません。

さらにお問い合わせ内容にも変化が見られます。以前は紙のタイムカード運用をやめたい、勤務集計の手作業をやめたいなど、作業の効率化を求めるお問い合わせが数多くありました。

それに対し、最近では勤怠の見える化をしたい、残業時間の見える化をしたい、許可のない残業・休日出勤をなくしたいなど、従業員の働き方を見直すためのお問い合わせが増えてきています。

また、労基に調査に入られたというご相談が多くなったのも最近の傾向にあげられます。絶対数は多くありませんが、以前より増加したのは間違いありません。
あくまで弊社へのお問い合わせ傾向だけではありますが、時代が急速に「働き方改革」に向かっている1つの根拠といえます。

クラウド化による業務効率化のメリット

クラウド型勤怠管理システムは、法改正への自動対応や多様な働き方の一元管理、外部からの打刻機能などにより業務効率化を実現します。スマートフォンやパソコンからの簡単操作に加え、自動補完や他システムとの連携も可能です。長時間労働の抑止や管理部門の業務軽減にも効果的であり、大手企業にとって全社的な業務改善とコンプライアンス強化に貢献します。

勤怠管理システム導入で失敗する企業が多い理由

管理システムの選び方を間違えると業務に支障がでるから

これまで勤怠管理を手作業で行ってきた場合、その集計作業をそのままシステムに移行できると考える人が多いですが、実際には一筋縄ではいきません。導入した勤怠管理システムが会社の勤怠ルールに合わず、すぐに別のシステムに変更した企業もあります。

労働基準法に基づく基本的なルールのほか、企業ごとに異なる勤怠ルールを認める「労働基準法第36条（36協定）」があり、ほぼ全企業で独自のルールを定めています。つまり、企業の数だけ勤怠ルールがあるといえるでしょう。

そのため、すべての勤怠ルールに対応できるシステムは限られており、勤怠管理システムの選定は非常に困難です。

会計システムのように法に準拠したものであれば、使えないケースはほとんどありませんが、勤怠管理システムでは「使えない」こともあり得るため、慎重に選ぶ必要があります。

給与計算やシフト管理との連携が不十分だから

勤怠管理システムの導入は想像以上に難しく、スムーズに運用できるまでに時間がかかったと感じる企業が多く存在します。勤務時間の管理は重要な業務であり、失敗は許されませんが、自社に最適なシステムの選定や導入方法に悩む担当者も少なくありません。次章では、実際の導入経験をもとに大切なポイントを紹介します。

勤怠管理システム導入の失敗例3選

勤怠管理システム導入でよくある失敗例を3つ紹介し、対策のポイントを解説します。

【失敗例1】トライアル時に実用を想定しなかった

クラウド型勤怠管理システムは初期費用を抑えやすいですが、選定には多くの時間を要します。選定に時間をかけた分、導入失敗は避けたいものですが、多くの乗り換え事例では「事前の確認不足」が失敗の原因となっています。無料トライアル期間中に、機能や運用を十分に試さずに導入を決めるケースが目立ちます。トライアルで自社の就業規則や勤務形態に合うのか、実用を想定した確認が重要です。

【失敗例2】データ出力に時間がかかると思わなかった

たとえば、トライアル期間中に実際の締め処理と同じタイミングでテストを行わなかったため、締め処理時のサーバー負荷を把握できずに契約したお客様がいました。契約後にはじめて締め処理を実施したところ、サーバーが重くて勤怠情報を含むCSVファイルの出力ができず、運用が困難となり短期間でシステムを乗り換えました。

日本の勤怠締め日は10日と月末に集中するため、この時期のサーバー負荷は一般的ですが、CSV出力ができないのは致命的で、給与計算にも支障が出ます。

この失敗を防ぐには、トライアル期間中に自社の締め日と同じ日にCSV出力を試してみることが重要です。トライアルの検証は主に勤怠集計が自社の就業ルール通りにできるかを確認することが目的であり、それにはすでに集計が終わっている月の打刻データを活用する方が効率が良いので、締め日を意識する必要はありませんが、導入後に悩まないためにも、締め日同日に一旦CSV出力の挙動を確認することが望ましいでしょう。

【失敗例3】導入後のサポートや操作説明が不十分だった

事前に他社の導入失敗例を参考にすることで、効率よくシステム選定を進められます。そのため、他社の勤怠管理システム導入の担当者から注意点や失敗しやすいポイントを聞き、操作説明やサポート体制について確認しておくことも必要です。

勤怠管理システムの導入で失敗しないための対策と選び方

勤怠管理システムの導入を成功させるには、事前準備と適切な選定が不可欠です。失敗を防ぐための対策と選び方を解説します。

無料トライアルで自社の就業ルールを事前に確認

勤怠管理システムの導入前には、無料トライアルを活用し、自社の就業ルールや勤務形態に合うかを確認します。操作性や申請機能を実際に試すことで、全従業員が使いやすいかを見極められ、導入後のミスマッチや業務の混乱を防げます。1〜2か月ほどのトライアル期間なら、月次処理まで確認可能なため安心です。

複数のシステムを比較し自社の規模に合う製品を選定

勤怠管理システムは、自社の規模や勤務体系に合った製品の選択が必要です。複数のシステムを比較し、就業ルールへの適合性や既存システムとの連携、操作性、サポート体制まで総合的にチェックしましょう。複数の製品を比較検討することで、導入後のトラブルや運用ミスを防げます。

従業員の意見を取り入れて要件を整理

新しい勤怠管理システムを導入する際は、現場の従業員が使いやすいかが重要です。実際に打刻や申請を行う従業員の意見を取り入れ、機能や操作の要望を整理しましょう。現場のニーズを無視すると、導入後に使いこなせず手作業が増えるといった失敗につながるため、事前のヒアリングが不可欠です。

システム導入時は業務との連携も合わせて確認

勤怠管理システム導入時は、既存の給与計算や人事システムとの連携が大切です。連携が不十分だと業務効率が落ち、余計な手間やストレスが増えます。APIやCSV連携などでスムーズなデータ連携が可能かを、事前に確認しましょう。

まとめ

他社がどのようなケースで勤怠管理システムの導入に失敗したのか聞ける機会はそう多くありません。そこで今回『勤怠管理システム導入 5つの失敗談』という資料をご用意しました。

この資料は勤怠管理システムをタッチオンタイムに乗り換えたお客様に、以前使用していた勤怠管理システムのどこに困ってシステムの乗り換えを検討・実施したのかを聞いた、まさに失敗談の塊と言える資料です。

たくさんのお話の中からよくあるケースを5つにまとめてご紹介しているので、その5つのポイントをトライアル実施中に特に注意して検証することで導入失敗のリスクを減らすことができます。

こちらの資料は無料でダウンロードできますので、勤怠管理システムの導入をご検討中の方はぜひご一読ください。