【厳選】中小企業向け勤怠管理システムおすすめ5選！メリットや選び方も解説

勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤や労働時間を記録・管理できるシステムを指します。従来の勤怠管理は、タイムカードや紙の勤務表、Excelなどが使用されていました。勤怠をシステムで一元管理することで、作業を大幅に効率化できます。勤怠システムに関する詳しい情報は、下記の記事をご覧ください。

関連記事：勤怠管理システムのおすすめ26選｜導入メリットや選び方を解説

中小企業向け勤怠管理システムとは

中小企業向け勤怠管理システムとは、主に従業員数300人以下の企業に最適な機能と価格を備えたシステムのことを指します。パソコンやスマートフォン、タブレットに対応しており、利便性が高い点が特徴です。また、ICカードや指紋認証といった多様な打刻方法にも対応しているため、テレワーク環境においても出退勤管理がスムーズに行えます。

大企業向けとの違い

中小企業向け勤怠管理システムは、少人数の組織や限られたリソースでも負担をかけずに導入・運用できるように設計されています。対して、大企業向けの管理システムは、複雑な就業規則や独自の人事制度に対応する必要があり、柔軟に拡張できることが求められます。

近年では、中小企業にも労務管理の強化が求められるようになってきており、大企業向けとの機能の差は徐々に小さくなっています。中小企業向けの勤怠管理システムも多機能化が進んでおり、従業員の出退勤管理だけでなく、労務管理や管理者の監督業務など、さまざまなニーズに応えるようになりました。

中小企業が抱える勤怠管理の課題

中小企業が抱える勤怠管理の問題は、主に3つあります。以下で、それぞれについて詳しく解説します。

法改正の即時対応が難しい

中小企業が抱える勤怠管理の課題として、法改正の即時対応の難しさが挙げられます。近年、働き方改革の促進や勤怠管理に関する法改正が進んでおり、正確で法令遵守を徹底した勤怠管理が必須となっています。従来の手書きやExcelなどの管理方法では、法改正に対する即時対応が難しく、法令違反のリスクを伴うためです。

人的ミスや不正打刻のリスクがある

人的ミスや不正打刻のリスクにも注意が必要です。手作業による勤怠管理は、集計に多くの手間と時間を要します。近年は、テレワークやフレックスタイム導入などで働き方も多様化しているため、勤怠管理が煩雑化し、人的ミスや不正打刻のリスクが増加しています。

業務が属人化している傾向にある

業務の属人化も、中小企業に起こりやすい課題の1つです。業務が複雑化することで、特定の担当者に依存した状態になりやすくなります。その結果、休職や離職があった場合、新たな人材の確保や教育に多くのコストがかかることがあります。

中小企業における勤怠管理システム導入の4つのメリット

中小企業が勤怠管理システムを導入すると、4つのメリットが得られます。以下で、詳しく解説します。

業務を効率化できる

勤怠管理システムを導入すると、業務の効率化が図れます。システム上で従業員の情報や勤怠状況を一元管理できるため、管理作業がスムーズになります。また、シフトの調整や勤怠時間の計算も自動で行えるため、作業の手間を大幅に削減することも可能です。

コストの削減ができる

勤怠管理システムを導入することで、コストの削減も期待できます。従来の入力や管理作業が不要になるため、人件費を削減可能です。また、タイムカードや出勤簿の購入も必要なくなるため、全体的なコストを抑えられるでしょう。

法改正や組織変更の迅速な対応が可能になる

勤怠管理システムを導入することで、法改正や組織変更に迅速に対応することが可能です。システムは法改正に合わせて自動でアップデートされます。また、組織変更の際も事前に変更日を設定しておけば、スムーズに移行できます。これにより、急な設定変更に追われることなく、余裕を持って対応できるようになるでしょう。

人事戦略に活用できる

勤怠管理システムは、人事戦略にも活用できます。正確な就業状況の把握・分析ができるため、部署や時期、習熟度に応じた課題を明確に把握することが可能です。これにより、人員の再配置や研修の実施など、効果的な施策の立案ができるでしょう。

中小企業向け勤怠管理システム導入の注意点

中小企業向け勤怠管理システムを導入する際には、気をつけるべき点があります。以下で、2つの注意点について解説します。

自社の課題・目的を明確にしておく

勤怠管理システムの導入を検討する際には、まず自社の課題を整理し、明確にすることが重要です。課題を整理し、導入目的を明確にすることで、必要な機能を精査し、最適なシステムを選定しやすくなります。従業員にも、導入の意図を伝えられるため、不満も軽減できます。

「クラウド（SaaS）型」か「オンプレミス型」を決めておく

勤怠管理システムの提供形態には、「クラウド（SaaS）型」と「オンプレミス型」の2種類があります。クラウド型はインターネット経由でサービスを利用する方式で、導入や運用の負担が少なく、初期コストも抑えられるため、近年は主流となっています。

一方、オンプレミス型は自社のサーバーにソフトウェアをインストールして運用する方式で、システムのカスタマイズやセキュリティ面でのメリットがあります。自社のニーズや状況に応じて、どちらの提供形態が適しているかを事前に決めておくことが重要です。

中小企業向け勤怠管理システムの選び方

サポート体制が整っているか

中小企業向け管理システムを選ぶ際には、導入時はもちろん、導入後もサポート体制が整っているかを確認しましょう。「いつもと異なる操作や対応が必要になった」場合や「システムの不具合があった」場合に活用できます。スムーズにサポートを受けられるかどうかも確認しておくべきです。

打刻方法が自社に合っているか

自社の従業員の勤怠状況に適した打刻方法に対応しているかは、重要な確認ポイントです。リモートワークや、現場への直行直帰がある場合は、スマートフォンなどでの打刻は可能か、GPSを使った位置情報の取得はできるのかなど、社外でも対応できるかどうかを確認しましょう。

セキュリティ対策が万全か

セキュリティ対策の万全さも、中小企業向け勤怠管理システムを選ぶ際の確認ポイントです。勤怠管理には従業員の個人情報が含まれるため、情報漏洩を防ぐための対策が必要となります。具体的には、データ通信の暗号化や自動バックアップの有無など、セキュリティ面の機能や仕組みを確認しましょう。

誰でも使いやすいか

中小企業向けの勤怠管理システムを選ぶ際には、シンプルで誰でも使いやすいかどうかも確認しましょう。勤怠管理は、従業員や担当者が日常的に使うものです。使いにくいと、打刻ミスなどのトラブルが増え、逆に管理に手間がかかってしまいます。誰でも簡単に操作できるシステムを選ぶことが、スムーズな運用のポイントです。

中小企業向けを厳選！勤怠管理システムおすすめ5選

現在主流となっているクラウド型の勤怠管理システムのなかから、中小企業向けを厳選して紹介します。

タッチオンタイム（Touch On Time）

タッチオンタイム（Touch On Time）は、勤怠管理に特化したシステムで、独自のタイムレコーダー開発と、専属担当による電話サポートが特徴です。

初期費用は無料で、月額は1人あたり300円と低コストですが、追加費用なしですべての機能が利用できるので、各種申請や休暇管理などの勤怠管理業務をまるごと効率化できます。
また、電話によるサポートや専属のサポート担当制といった、一般的には追加費用が発生するサポートメニューも無料で利用できるので、忙しい中小企業の総務人事担当者におすすめです。

通常のPCやスマホ打刻の他、様々な労働環境でも打刻環境を整えられるよう、タイムレコーダーを自社開発しており、指紋とICカード打刻が可能な独立型端末「タッチオンタイムレコーダー」やお手持ちの端末で利用できる顔認証打刻「Facee(フェイシ―)」があります。

テレワークはもちろん、シフト制や三交代、変形労働時間制、裁量労働制などの複雑な勤務形態にも標準機能で対応できる高機能なシステムです。

タッチオンタイム（Touch On Time）

ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理は、多様なシフト管理機能で、スケジュールの申請からシフトの作成・公開までを円滑に進められる勤怠管理システムです。操作もシンプルのため、誰でも簡単に使いこなせます。また、料金システムも、機能の単独利用ができる仕組みになっており、コストを抑えながら効率的に勤怠管理を行いたい企業に適しています。

ジョブカン勤怠管理

Money Forward クラウド勤怠

マネーフォワード クラウド勤怠は、さまざまな業界・規模の企業、雇用形態に対応可能な勤怠管理システムです。カスタマイズ性が高く、企業独自のルールやフレックスタイム・リモートワーク・シフト勤務など、働き方に合わせて柔軟に運用可能です。

自動アラート機能やコンプライアンス強化・事前トラブルを防ぐ仕組み、スマートフォンやICカードで打刻可能な操作性の良さなどが特徴です。

Money Forward クラウド勤怠

ジンジャー勤怠

ジンジャー勤怠は、勤怠管理業務全般を効率化するクラウド型の勤怠管理システムです。勤怠管理だけでなく、労務管理や給与計算など、人事領域において幅広く対応できる豊富なシリーズ製品を備えています。操作は誰でも直感的に行えるシンプルな画面設計が特徴で、使いやすさに優れています。

また、スマートフォンアプリの機能も充実しており、場所や時間を問わず柔軟に勤怠管理を行うことが可能です。

ジンジャー勤怠

KING OF TIME

KING OF TIMEは、使いやすさと豊富な機能を兼ね備えた勤怠管理システムです。勤怠管理のほかにも、人事労務や給与計算、年末調整、システムログ、データ分析なども利用可能です。シンプルでわかりやすい画面構成により、誰でも直感的に操作できる設計となっています。

KING OF TIME

まとめ

中小企業向けの勤怠管理システムは、業務の効率化やコスト削減、法令の遵守をサポートします。システムを選ぶ際には、サポート体制や打刻方法、セキュリティ対策、多様な働き方に対応し柔軟な運用ができるか、などのポイントをしっかり確認しましょう。

「タッチオンタイム（Touch On Time）」は、株式会社デジジャパンが提供する、市場シェアNo.1の勤怠管理システムです。専属のサポート担当がついており、追加費用なしで電話サポートが利用できます。あらゆる職場にフィットする独自のタイムレコーダー（TOTレコーダー、Facee）で、労働条件に影響されることなく打刻が可能です。ぜひ導入をご検討ください。