警備業向けの勤怠管理システムとは？導入のメリット・選び方を解説

警備業向けの勤怠管理システムとは

警備業向けの勤怠管理システムとは、警備員の直行直帰という特有の出勤形態や、複雑な労働計算に対応したシステムを指します。一般企業のオフィス打刻型とは異なり、警備会社、警備員、そして派遣先となる顧客の3者が確認できる機能が重要です。

警備業特化の勤怠システムでは勤怠管理以外にも、シフト配置や契約業務の効率化、警備員からの上下番報告の円滑化が図れる機能を備えているものも有り、業務全体の生産性向上に貢献します。選定時には、こうした警備業特有のニーズを十分に考慮し、費用対効果も含め検討する必要があります。

警備業における勤怠管理の5大課題

警備業の勤怠管理には、多くの課題が存在します。警備員はさまざまな現場で勤務し、出勤変更や交代勤務への柔軟な対応も必須です。以下で、警備業の勤怠管理が抱える5大課題を解説します。

1.複雑化するシフト管理

勤務場所や稼働人数が目まぐるしく変わり、顧客要望に応えるためシフト調整は複雑化しています。適切な人材配置は困難となり、リアルタイムでの派遣可能者把握も難しく、当日欠勤時の代理手配の遅延は信頼を失う事態につながりかねません。

2.タイムカード運用が困難

警備員は夜間や交代勤務が多いため、従来のタイムカードシステムでは正確な出退勤時間の記録が困難です。これにより労働時間の正確な把握や給与計算の精度が低下し、適切な労働環境や休息時間の確保も難しく、警備員の健康や労働条件に影響を及ぼす恐れがあります。

3.管制業務の電話対応などの負担

警備員の上番・下番時の電話連絡は管制室に集中し、連絡のつながりにくさを生んでいます。管制側は電話対応に加え、勤怠情報をパソコン入力したり紙に控えたりする作業も発生します。現場へたどり着けない警備員への対応も重なり、ピーク時の業務負担は非常に大きいです。

4.休憩取得・管理の難しさ

警備業では勤務場所により休憩取得が困難な場合があります。人員不足の際や緊急事態発生時、会社が指示しても現場で休憩時間を確保できないケースがあり、法令違反のリスクを招きます。コンプライアンス遵守のため、確実な休憩体制の整備が課題です。

5.アナログ管理によるコスト増と手間

アナログ管理では、月末の勤怠情報の照合作業や、夜勤・諸手当などで複雑化する給与計算に膨大な時間を要するでしょう。Excelを使用しても、手入力や計算式の管理に手間と工数がかかり、結果的にコスト増を招いてしまいます。

警備業向け勤怠管理システム導入のメリット

警備業で正確な勤怠管理と効率化を実現するには、専用システムの導入が有効です。そのメリットを解説します。

スマートフォン打刻で直行直帰も正確に

警備業では、従業員が自身のスマートフォンなどからいつでもどこでも打刻できるようになります。現場への直行直帰時も、GPS機能で位置情報と共に正確な勤怠記録が可能です。これにより、勤務実態の正確な把握と柔軟な勤怠管理が両立でき、業務効率化にもつながるでしょう。

複雑なシフト作成・調整を効率化

警備業特有の複雑なシフトも、システムなら容易に作成・編集可能なため、急な人員配置の変更や代替要員の追加にも柔軟かつ迅速に対応可能です。従業員がシステムから自身のシフトを確認し、情報共有が円滑に進むことで、管理者の負担が大幅に軽減されます。

上下番報告もシステムでスムーズに

システムがシフトパターンに基づき従業員の上下番を自動記録します。勤務時間や日数を正確に把握できるため、管理者の手作業による集計業務の削減が可能です。従業員も自身の勤務予定をわかりやすく確認でき、上下番の管理の手間を大幅に軽減します。

急な欠勤にも迅速に対応

勤怠管理システムは、警備員の稼働状況をリアルタイムで把握できるため、急な欠勤が発生しても迅速な対応が可能です。特にクラウド型なら不在の警備員を瞬時に洗い出し、代替要員の打診を素早く行えるため、警備に穴をあけるリスクを低減できます。

給与計算システムの連携で給与計算を自動化

勤怠管理システムと給与システムを連携させることで、従来手作業だった勤怠情報の集計や入力が不要になります。複雑な夜勤・深夜手当もルールに基づき自動集計されます。集計された勤怠データを出力し給与ソフトに取り込むことで手入力の手間をなくし、給与計算業務における工数の大幅な削減が可能です。

警備業向け勤怠管理システムを導入する前に確認したい3つのポイント

警備業向け勤怠システムは、上下番報告や給与計算特化など特徴がさまざまです。自社に合わないものもあるため、導入前に確認したい3つのポイントを解説します。

料金体系は最適か

料金体系は買い切りとサブスクから選択できます。買い切りでは、初期費用と保守費用を支払えば、永続利用が可能です。一方でサブスクは月額／年額の支払いで初期費用を抑えられます。最新版を追加料金なしで利用でき、クラウドタイプならサーバーの設置も不要です。自社に最適な料金体系を検討しましょう。

必要な機能は網羅されているか

警備業の勤怠管理システムは、出退勤管理に特化しているシステムだけでなく、シフト配置、契約管理、警備員情報管理など、警備会社の多岐にわたる業務をカバーする機能が網羅されているシステムもあります。当然カバーする業務範囲が拡がるので高額にはなりますが、これにより業務全体の効率化が期待できますので、自社の都合に合わせて選びましょう。

企業規模に合っているか

企業規模が大きく、特に警備員数や現場数が多い場合、勤怠管理は複雑化します。多数の上下番報告や異なる締日・支払日の給与計算、多岐にわたる契約・就労状況の即時確認、スムーズな契約手続きなど、大規模企業特有の課題や業務に対応できる汎用性の高いシステムを選びましょう。

企業規模に応じた警備業向け勤怠管理システムの選び方

警備業の勤怠管理システム選びは企業規模によってみるべき観点が異なるため、押さえたいポイントを規模別に紹介します。

小規模法人向けの選び方

小規模法人の勤怠管理システム選びでは、まず導入後の費用を明確にします。無料プランから有料への移行も考慮し、システム利用にかかる長期的なコストを把握した上で、予算内で運用可能か複数の勤怠管理システムを比較検討しましょう。信頼性やサポート体制も確認し、安心して継続利用できるシステムを選ぶことが重要です。

中小企業向けの選び方

将来の規模拡大を見据え、多様な雇用形態（正社員・パートなど）や就業形態（シフト・フレックス制）を一元管理できる柔軟性が重要です。スマートフォン・ICカード打刻などの機能で業務効率化を図り、従業員の多様なニーズに応えられるシステムを選びましょう。

大企業向けの選び方

大企業では多数の従業員が利用するため、誰でも直感的に使える操作性が最重要です。リモートワーク対応やワークフロー機能はもちろん、将来の業務変化を見据えたカスタマイズ性の高さも選定のポイントとなります。

例えば、シフト配置・契約管理・警備員情報管理など、警備会社の多岐にわたる業務をカバーする機能が網羅されているシステムもあります。カバーする業務範囲が広がるため高額にはなりますが、これにより業務全体の効率化が大きく期待できます。

自社の業務に本当にフィットするか、無料トライアルで実際の使用感をしっかり確認しましょう。

警備業向け勤怠管理システムのおすすめ5選

警備業の勤怠管理を効率化するシステムのなかから、おすすめ5選を紹介します。

1. タッチオンタイム

「タッチオンタイム」は初期費用0円、月額300円／人から利用でき、コストを抑えたい企業に最適です。指紋・ICカード・顔認証やスマートフォンなど多彩な打刻方法で、警備員の直行直帰や複雑な勤務形態にも柔軟に対応できます。

リアルタイムでの勤怠集計やシフト管理、各種申請ワークフロー機能も充実しており、手厚い電話サポートと30日間の無料トライアルも魅力です。

2. 管制帳

「管制帳」は受注情報と配置計画から管制伝票の初期値を生成し、実績登録の手間を大幅に削減できます。3パターンのシフト入力や、賃金情報を取り込む給与計算機能も搭載し、警備業特有の複雑な業務を効率化します。

3. ShiftMAX

「ShiftMAX」はスマートフォンや通話（自動応答）による打刻で報告の混乱を解消し、管制業務の負担を削減します。Excel風の画面で操作しやすく、クラウドで勤怠・給与データを一元管理できるため、リアルタイムな実績把握と迅速な確定が可能です。

4. 日報365 for 警備

「日報365 for 警備」は警備員がメールから簡単に打刻でき、シフト作成時は色分け表示で手配ミスを防止します。現場地図や警備員情報もすぐに確認でき、道に迷った際の誘導もスムーズで、現場と管理双方の負担を軽減します。

5. KB-kintai

「KB-kintai」は現場からのメールで出退勤を報告できるため、電話連絡の手間が削減可能です。また、出勤簿や現場別の請求明細書も自動で作成できます。残業時間や通勤手当の集計も自動化し、事務作業を大幅に効率化したい企業におすすめです。

まとめ

警備業の勤怠管理は、直行直帰や複雑なシフト、リアルタイムな人員把握といった特有の課題を抱えています。これらの課題を解決し、業務効率を向上させるためには、自社の状況に最適化された勤怠管理システムの導入が極めて重要です。

なかでも、市場シェアNo.1※のクラウド勤怠管理システム「タッチオンタイム」は、初期費用0円、月額300円／人からと導入しやすく、スマートフォン打刻による直行直帰の正確な記録や、柔軟なシフト作成・管理機能が充実しています。また、給与計算システムとの連携により、月末の煩雑な作業も大幅に削減可能です。

30日間の無料トライアルと手厚い電話サポートもご用意しておりますので、ITが苦手な人でも安心してご利用いただけます。警備業の勤怠管理にお悩みなら、まずは「タッチオンタイム」の資料請求や無料トライアルで、その使いやすさと機能性をぜひご体験ください。より詳しい情報をご希望の場合は、お気軽にお問い合わせください。

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