中小企業は勤怠管理をどうしてる？システムを導入するメリットについて解説

勤怠管理とは

勤怠管理とは、従業員の出勤・退勤の時刻や勤務日数、休暇の取得状況、残業時間などを記録・把握し、労働時間を適切に管理する業務のことです。従業員を雇用する際には、労働基準法に基づいて労働時間や休憩時間、休日などを正確に管理する責任があります。

また、勤怠管理の方法には紙のタイムカードやExcelを使った管理、勤怠管理システムによる管理など、さまざまな方法があります。

人事において勤怠管理が必要な理由

勤怠管理は、給与計算や人件費の適正化、労働時間の把握など、人事業務の基盤となる重要な役割を担います。勤務実績を正確に管理することで、時間外労働や有給休暇の取得状況を把握しやすくなり、労働基準法違反のリスクも防ぐことができます。

中小企業が抱える勤怠管理についての課題

中小企業には大手企業にはない勤怠管理の課題があるので、いくつか紹介します。

ヒューマンエラーが発生する

中小企業では、コストを抑えるために紙の出勤簿やExcelで勤怠管理を行うケースが少なくありません。しかし、こうした手動管理は記入漏れや入力ミス、集計ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすく、給与計算や労働時間の正確な把握に支障をきたす原因となります。

業務が属人化している

中小企業では人手が限られていることから、勤怠管理業務を特定の担当者に任せきりにしているケースが多く見られます。業務が属人化すると、担当者が急な休みに入った際に対応が滞ったり、マニュアルが整備されていないと引き継ぎが難しくなったりするため、業務の遅延やミスの発生リスクが高まります。

法改正に適宜対応しなければならない

勤怠に関わる法律は定期的に見直されており、企業はそのたびに勤怠管理の運用ルールを見直す必要があります。しかし、中小企業で人員が少ない場合には、法改正への対応にも時間がかかるでしょう。法改正に対応できていないと、罰則を受ける可能性があるため、法令への理解と迅速な対応が求められます。

中小企業が勤怠管理システムを導入するメリット

ここからは、中小企業が勤怠管理システムを導入するメリットについて解説します。

業務効率化を図れる

勤怠管理システムを導入すれば、出退勤の記録などの集計作業が自動化され、手作業による業務の負担を軽減できます。打刻情報がリアルタイムで反映されるため、担当者は別の業務に集中できるでしょう。さらに、ミスや確認作業も減り、スムーズに処理が進められます。

法改正に対応しやすくなる

労働基準法をはじめとする関連法規の改正に対して手作業やExcelで管理するのは難易度が高く、対応の遅れが法令違反につながるリスクもあります。その点、勤怠管理システムを導入すれば、法改正の内容に応じて自動的に機能をアップデートしてくれるため、対応がスムーズです。

労働環境を改善できる

勤怠管理システムを導入することで、従業員1人ひとりの労働時間や休憩、休日の取得状況が可視化され、過重労働やサービス残業といった問題を把握しやすくなるでしょう。これにより、長時間労働の是正や有給休暇の取得促進など、組織全体として働き方を見直すきっかけになります。

不正を防止できる

紙の出勤簿やExcelによる勤怠管理では、出退勤時刻の改ざんや代理打刻など、不正が発生する環境になりがちです。勤怠管理システムを導入すれば、打刻情報がリアルタイムで記録・保管され、履歴も追跡可能になるため、不正の抑止に効果的です。

中小企業が勤怠管理システムを選ぶポイント

ここでは、中小企業が勤怠管理システムを選ぶポイントについて解説します。

クラウド型かオンプレミス型か

勤怠管理システムを導入する際は、「クラウド型」か「オンプレミス型」のどちらを選ぶかが重要なポイントです。
クラウド型：インターネット環境があればどこでも利用でき、初期費用を抑えやすく、導入や運用の手間も少ないのが特徴です。一方、オンプレミス型には以下の2種類があります。
オンプレミス型（カスタマイズ型）：システムを自社でゼロから開発する方法で、カスタマイズ性が非常に高い反面、導入コストや運用負荷が大きくなります。
オンプレミス型（インストール型）：既製品を自社サーバーにインストールして使う方法で、比較的安価に導入できますが、カスタマイズ性は限定されます。
自社のIT体制やセキュリティ要件、コストの考え方に応じて、最適なタイプを選びましょう。

他のシステムと連携できるか

勤怠管理システムを選ぶ際は、給与計算ソフトや人事システム、会計ソフトなど、他の業務システムと連携できるかどうかも確認が必要です。連携できれば、勤怠データを自動で取り込めるため、給与計算や人事処理の手間を減らし、転記ミスや計算ミスの防止にもつながります。

すでに使っているツールとの相性や、将来的に導入予定のシステムとの連携性をふまえて、最適なシステムを選びましょう。

コストが適切か

コストが適切かどうかも、システム導入にあたっては重要な観点です。初期費用の有無や月額料金など、トータルでどれだけの費用がかかるかを計算し、自社の予算と照らし合わせましょう。

ただし、安価なサービスでも必要な機能が含まれていなければ、導入目的を達成できません。価格の安さで選ぶのではなく、必要な機能とのバランスを考慮しましょう。

サポート体制が十分か

システム導入後のトラブルや不明点に迅速に対応できるサポート体制が整っているかどうかも、勤怠管理システムを選ぶ重要なポイントです。トラブルが発生した際、すぐに相談・解決できる窓口があれば、大きな安心材料となるでしょう。電話やチャット、メールでの問い合わせ対応の有無などを、事前に確認しておくのがおすすめです。

勤怠管理システムを導入する際の注意点

勤怠管理システムの導入を成功させるには、事前の準備や運用体制の整備が欠かせません。以下のポイントに注意しましょう。

従業員への周知を徹底する

システムを導入するだけでは効果は得られません。従業員が新しい勤怠管理方法を理解し、正しく運用できるように、導入前から丁寧な説明を行うことが重要です。
操作方法だけでなく、「なぜこのシステムを導入するのか」といった背景や目的もあわせて伝えることで、現場の理解と協力を得やすくなります。また、打刻漏れや申請ミスを防ぐためにも、具体的な運用ルールを明確にし、周知を徹底しましょう。

セキュリティ面を考慮する

勤怠管理システムでは、氏名や勤務時間、申請内容など、個人情報を含むデータを扱います。そのため、情報漏えいや不正アクセスを防ぐためのセキュリティ対策が不可欠です。

導入前には、暗号化通信や二要素認証、アクセス制限、ログ管理など、どのような対策が講じられているかを必ず確認してください。万が一のトラブルに備え、データのバックアップや復旧体制が整っているかどうかもチェックしておくと安心です。

中小企業におすすめの勤怠管理システム

最後に中小企業におすすめの勤怠管理システムを紹介します。

タッチオンタイム

クラウド勤怠管理システム「タッチオンタイム」は、初期費用がかからず、月額300円／人から利用できるため、中小企業でも無理なく導入できます。操作は直感的で分かりやすく、専門知識がない方でもスムーズに使い始められる点が魅力です。

パソコンやスマートフォンからの打刻はもちろん、指紋認証やICカード、顔認証端末「Facee」など、多様な勤務環境に合わせた打刻方法にも対応しています。シフト制や三交代制、変形労働時間制、裁量労働制など複雑な勤務形態も標準機能で管理でき、法令遵守をサポートします。

自動で勤務時間を集計し、給与計算の手間を軽減できるため、少人数で業務をこなす中小企業の負担を大幅に減らすことが可能です。
タッチオンタイム

KING OF TIME

「KING OF TIME」は、業界で多くの実績を持つクラウド勤怠管理システムです。顔認証や指紋認証などの生体認証に対応しているため、働き方に合わせて打刻方法を選べる点がメリットとして挙げられます。また、外部連携機能も豊富であり、既存のシステムとの親和性も高いでしょう。
KING OF TIME

マネーフォワードクラウド勤怠

「マネーフォワードクラウド勤怠」は、勤怠管理だけでなく、給与や会計といった周辺業務との連携に強みを持つクラウド型システムです。同社が提供する「マネーフォワードクラウド給与」との連携により、勤怠データをもとに自動で給与計算が行えるため、バックオフィス業務の効率化にもつながります。

また、直感的で操作しやすいUIが特徴で、ITに不慣れな従業員でもスムーズに打刻や申請ができるでしょう。マネーフォワードクラウド勤怠

ジンジャー勤怠

「ジンジャー勤怠」は、フレックスタイム制や裁量労働時間制など多くの働き方に対応したクラウド勤怠管理システムです。同社の「ジンジャー給与」と一緒に活用すれば、勤怠集計や給与計算を自動化できる点が強みです。また、法改正への対応もスムーズで、迅速にアップデートが行われます。
ジンジャー勤怠

まとめ

勤怠管理は、従業員の労働時間を正確に把握し、適切な労務管理を行う上で欠かせない業務です。中小企業だからこそ、限られた人員と時間を有効活用し、生産性を高めるためにも、勤怠管理システムの導入を検討してみてください。

クラウド型勤怠管理システム「タッチオンタイム」は、市場シェアNo.1※の実績を誇り、初期費用なし・月額300円／人から導入可能です。パソコンやスマホに加え、指紋・ICカード・顔認証「Facee」などさまざまな打刻方法に対応しており、勤務環境に合わせた運用ができます。

30日間の無料トライアルと電話サポートも用意していますので、ITに不慣れな方でも安心して利用を始められます。ぜひお気軽にご相談ください。