勤怠管理はサポートが重要。 勤怠管理システムの運用はサポートセンターが成功の鍵。 | 勤怠管理システム『タッチオンタイム』
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勤怠管理はサポートが重要。 勤怠管理システムの運用はサポートセンターが成功の鍵。

毎日使う勤怠管理システムだからこそ、“サポートで選ぶ”

勤怠管理システム選びのときに見落とされがちな要素の一つに、サポートがあります。サポートセンターの有無はチェックしても、「どのレベルのサポートをしてくれるのか」というところまで調べる方は少ないのではないでしょうか?

どんなシステムでも、実際に運用を始めてから設定や使い方に疑問点が出てくることは多々あります。マニュアルが用意されていても、肝心のトラブルを解決する操作方法を探すのに時間がかかる、そもそもどの項目を見たらいいのかわからないといった状態では、十分に活用できません。せっかく勤怠管理を簡単に行えるように勤怠システムを導入したのに、実際使ってみるとわからないことだらけで、かえって手間や調べる時間がかかるようでは本末転倒です。

また、システムも機械ですから、万一の故障や不具合などで止まってしまうことも起こりえます。どんな便利で高機能のシステムでも、止まってしまっては意味がありません。動作の安定性はもちろんのこと、万一故障や不具合が起こったときに迅速に対応するサポート体制が整っているシステムでなければ、安心して導入・運用できないでしょう。

勤怠の記録は毎日つけるものだからこそ、トラブルはできるかぎり迅速に解決したいものです。そのためにも、勤怠管理システム選びには、困ったときにすぐ連絡でき対応してもらえるようなサポート体制が整っているかどうかをチェックしておくことも重要なのです。

導入企業の事情に合った設定・運用の実現に欠かせない導入時サポート

勤怠管理システム「タッチオンタイム」では、無料お試し利用期間から本導入後2~3カ月の時間をかけて、特に手厚い設定サポートを行います。このサポートの目的は2つあります。導入企業の事情に合わせた運用方法をサポート担当者が提案、設定できるようにするためと、ご利用者様自身が勤怠管理をスムーズに運用できるよう最初にしっかり操作方法や設定・機能をマスターしていただくためです。順番に、もう少し詳しく説明しましょう。

1.導入企業の事情に合わせた運用方法の提案・設定サポート

そもそも企業の就業ルールは企業の数だけ存在します。そのため、他のシステムのような均一的なサポートでは、勤怠管理システムの立ち上げがうまくいかないのです。

さらに導入企業の中には、勤務形態が特殊、あるいは複数のパターンがあるケースがあります。その場合、まずタッチオンタイムに勤務形態を設定する必要があります。そこで、各社の勤務事情に合った運用や設定を担当者が提案し、導入をサポートします。実際に設定をサポートした導入企業の声を紹介しましょう。

「特殊な勤務形態の為、設定の仕方をどうしたら当社に該当するか?ご相談させていただくと、最良の方法をご教授いただける。」(サービス業)

「ちょっと特殊な運用方法などを相談しても、親身に相談にのってもらえた」(IT業)

2.操作方法や設定・機能のマスターをリモートでサポート

導入直後に操作方法や設定・機能を理解しっかり理解できれば、その後の運用はよりスムーズになります。ここで理解が不十分なままだと、後から不明点が出てくるたびにサポートに問い合わせることになり、結果、勤怠管理担当者の業務が滞ることにもなりかねません。

タッチオンタイムのサポートセンターは、電話もしくはメールでサポートを行います。しかも、クラウドサービスの利点を活かして、お客様とサポート担当者が全く同じ画面を見ながら説明するので、リアルタイムでお客様の設定状況を確認しながら進める事が可能です。

「実データを互いに確認しながらの応対なので、誤解釈やミスリード等の不備が無かった」(アイリンク株式会社様・製造業)

「同じ画面を見ながら対応してくれるので、不明点や意図を伝えやすい」(製造業)

状況よっては、サポート担当者が導入企業のシステムにログインし、導入企業の担当者と同じ画面を見ながら、どこをどう操作すればいいかをわかりやすく説明するリモートサポートを行っています。

このように、まるで導入企業の一員になったかのように親身に、きめ細やかにアドバイスや設定を行い、使いこなせるように手厚くバックアップする。これが、タッチオンタイムの導入時のサポートの特徴です。

導入時サポートの後でも、機器の故障はもちろん担当者の異動などにもすぐに対応

導入時にサポートを行っても、その後、担当者が異動した、勤務体制が変化したなどの理由から、タッチオンタイムの設定や運用を変えなければいけないケースがあります。

担当者の異動や勤務体制の変更による設定・運用の変更があった場合は、再びサポート担当者がその変更に応じたサポートを行います。場合によってはしっかり時間をとり、操作や設定の基本的なところから説明をするので、異動してきた担当者も安心して運用を始められます。

前述した通り、勤怠管理システムは毎日安定的に稼働し、しっかりと使いこなしていないと意味がありません。ですので、タッチオンタイムのサポートセンターでは、ご利用者様に合わせたご案内を適宜行えるように努めているのです。

このようなきめ細かなサポート体制は導入企業からも高い評価を得ていて、タッチオンタイムのサポートセンターを利用した企業の実に94%が「対応に満足している」という結果が出ています。このサポートもまた、タッチオンタイムが選ばれる理由の一つです。

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