残業管理におすすめの勤怠管理システム3選｜導入メリットや残業を減らす方法も解説

残業時間の管理が重要な理由

企業にとって残業時間の管理が重要である理由は、おもに以下の3つです。

時間外労働の上限規制を遵守するため

法定労働時間（1日8時間・1週40時間）を超える労働を「時間外労働」といい、従業員に時間外労働をさせるためには36協定の締結が必要です。
また、時間外労働には上限規制が設けられており、原則として「月45時間・年360時間」までと定められています。36協定を結ぶ際に特別条項を付ければ、これを超えることは可能ですが、その場合も時間外労働時間を以下の範囲に収めなければなりません。

• 時間外労働が年720時間以内
• 時間外労働と休日労働の合計が月100時間未満
• 時間外労働と休日労働の合計が2〜6ヶ月平均80時間以内
• 月45時間を超える時間外労働は年6ヶ月まで

企業は、上限規制を超えないよう、従業員の残業時間を正確に管理する必要があります。
※参考：時間外労働の上限規制 わかりやすい解説｜厚生労働省

生産性の低下を防ぐため

残業時間が長くなると、疲労の蓄積により生産性が低下します。その結果、仕事の進みが悪くなるだけでなく、ヒューマンエラーやトラブルが起こりやすくなるでしょう。従業員が本来のパフォーマンスを発揮できるようにするためにも、残業時間は適切に管理する必要があります。

従業員の離職を防ぐため

長時間残業の常態化は労働環境を悪化させ、従業員のワークライフバランスや健康を損ねる原因になります。労働環境の悪い職場には人材が定着しにくく、離職率の上昇を招きかねません。従業員が働きやすい環境を整えるためにも、企業にとって残業時間の管理は重要な業務のひとつです。

残業時間が長くなりやすい職場の特徴

残業をすることが当たり前になっている職場には、以下のような特徴があります。

1人あたりの業務量が多い

1人あたりの業務量が多すぎると、従業員は就業時間内に仕事を終えられず、結果として残業が増えます。残業が必須になるような過大な業務量を割り振っていては、残業時間の削減は困難です。
このような場合、全体の業務量に対して人員が不足している可能性が考えられます。人員補充も含めて、対策を検討すべきでしょう。

定時で帰りにくい雰囲気がある

「上司が残っていると帰りづらい」「自分だけ帰るのは気が引ける」など、周囲の影響で残業を回避しづらくなっているケースも存在します。定時で帰りにくい雰囲気があると、不要な残業が発生しやすくなります。

残業を減らす意識が根付いていない

経営陣や管理職に残業を抑制するという意識が根付いておらず、むしろ残業を「頑張っている証拠」として評価するケースは少なくありません。企業側が残業を是としていると、従業員はその方針に従わざるを得ず、長時間労働が常態化しやすくなります。

生活残業が横行している

従業員のなかには、残業代で生活費を稼ぐために意図的に業務を長引かせ、残業時間を増やそうとする人もいます。基本給の低さが原因のケースも多いため、待遇の改善も含めて検討する必要があるでしょう。

残業時間を減らす方法

残業時間を減らすために、具体的にどのような取り組みを行えばよいのか解説します。

従業員の業務量や作業効率を見直す

就業時間内に業務が終わらない場合は、「過大な業務量を割り振っていないか」「特定の従業員に業務量が偏っていないか」などのポイントをチェックすることが大切です。特に、特定のチームや従業員のみ残業時間が多い場合は、業務の配分を見直す必要性が高いでしょう。
また、業務のやり方や全体の流れを確認し、作業効率を見直すことも必要です。

残業を事前申請制にする

残業を事前申請制にすると、残業時間を抑制する効果を期待できます。事前に残業理由を提示してもらうことで、非合理的な理由による残業を防ぎやすくなり、残業時間の削減につながるでしょう。
事前申請制の導入後は、形骸化を防ぐ取り組みも必要です。申請の流れが守られているか、承認ルールが明文化され機能しているかを定期的にチェックしましょう。

評価制度を見直す

残業時間の長さがポジティブに評価される風土がある場合は、評価制度そのものを見直す必要があります。上司の心証により評価の差が出ないよう、主観に頼らない評価の仕組みを導入しましょう。
また、新しい評価制度を社内に周知し、「残業は評価につながらない」という意識を根付かせることも重要です。

ノー残業デーを設定する

企業が従業員に対して、定時で帰ることを推奨する「ノー残業デー」を導入するのもおすすめです。全ての従業員が定時退社する日を設けることで、残業せずに帰りやすい雰囲気を作り出せます。

勤怠管理システムを導入する

残業時間を削減するためには、現在の残業時間を正確に管理することが大切です。現状を正確に把握し、残業時間が長くなる原因を究明すれば、状況に応じて適切な対策を取れるようになります。
そこで残業時間を正確に把握するには、勤怠管理システムが役立ちます。勤怠管理システムとは、パソコンやスマートフォンなどを使って従業員の勤怠データを管理するシステムです。次項では、残業管理に勤怠管理システムが適している理由を詳しく解説します。

残業管理に勤怠管理システムが適している理由

残業管理に勤怠管理システムがおすすめな理由は、おもに以下の3つです。

残業時間をリアルタイムで把握できる

勤怠管理システムでは、従業員の残業時間をリアルタイムに把握できます。打刻データから自動で残業時間を集計できるため、管理者は個人やチームごとの勤怠状況を正確に把握可能です。そのため、残業時間が多い従業員が、心身の健康を損ねる前に適切な対応を取り、業務量や労働時間を調整することができます。

残業時間超過のアラート機能を利用できる

勤怠管理システムには、残業時間超過のアラート機能が備わっている製品も珍しくありません。残業時間の上限に達しそうな従業員に注意を促すことで、残業を抑制するよう個別に働きかけられます。これにより、時間外労働の上限規制を遵守しやすくなります。頻繁にアラートが通知されれば、従業員の残業削減の意識も自然に高まるでしょう。

残業申請をシステム化できる

勤怠管理システムを導入すれば、紙や口頭で行っていた残業申請をすべてデジタルで完結できます。従業員はシステム上から申請を行い、管理者はその場で確認・承認が可能です。
承認状況もリアルタイムで共有されるため、申請漏れや確認ミスを防ぎやすくなります。未申請のまま残業が発生した場合に通知するアラート機能を備えたシステムもあり、申請管理の徹底が図れます。

残業管理におすすめの勤怠管理システム3選

残業管理におすすめの勤怠管理システムを3つ紹介します。

タッチオンタイム

出典：kintaisystem.com

タッチオンタイム（Touch On Time）は、独自開発のタイムレコーダーと、専属担当による電話サポートが特徴の勤怠管理システムです。
初期費用無料かつ月額料金も1人あたり300円と、リーズナブルな料金で全ての機能を利用できます。残業時間のリアルタイム集計はもちろん、残業の事前申請機能やアラート機能も搭載されています。
電話サポートや専属担当者によるサポートなど、一般的には追加料金が発生するサービスも全て無料で利用可能です。充実の伴走体制により、多忙になりがちな中小企業の総務人事担当者を親身にサポートします。

また、タッチオンタイムを運営する株式会社デジジャパンでは、パソコンやスマートフォンでの打刻だけでなく、多様な打刻方法に対応しており、職場環境に合わせて活用できます。職場のニーズに合わせて、指紋やICカードによる打刻が可能な自社開発の端末「タッチオンタイムレコーダー」や、
手持ちの端末で利用できる顔認証打刻「Facee(フェイシ―)」を提供可能です。
テレワークやシフト制、三交代や変形労働時間制、裁量労働制などの複雑な勤務形態にも標準対応しており、あらゆる職場にフィットします。

KING OF TIME

出典：kingoftime.jp

KING OF TIMEは、勤怠管理や人事労務、給与計算などを一元管理できる勤怠管理システムです。残業管理機能も充実しており、タイムリーな残業時間データの取得のほか、雇用形態や就業ルールに応じた残業基準の設定もできます。
また、パソコンやスマートフォンなどから手軽に残業申請を行えるため、従業員の負担を軽減できます。

ジンジャー勤怠

出典：jinjer.com/kintai/

ジンジャー勤怠は、多様な勤務形態や打刻方法に対応している勤怠管理システムです。就業規則に合わせて集計方法を柔軟に設定可能であるため、複雑な残業時間の計算にも対応できます。
残業時間の超過に対するアラート機能も搭載されており、従業員と管理者の双方に通知がいくよう設定することも可能です。

まとめ

残業時間の管理は、時間外労働の上限規制を守り、従業員の健康や職場環境を守るために欠かせません。日々の勤務状況を正確に把握し、早期に対策を講じることで、長時間労働の防止や業務の適正化につなげましょう。

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