スマホを使ったGPS打刻で位置情報を把握。簡単・正確な勤怠管理。 | 勤怠管理システム『タッチオンタイム』
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スマホを使ったGPS打刻で位置情報を把握。簡単・正確な勤怠管理。

スマホを活用したGPS打刻なら、直行直帰でも正確な勤怠管理ができる

勤怠管理と言えばタイムカードという印象が強いのではないでしょうか。しかし、タイムカード、タイムレコーダーにはさまざまな課題がつきものです。

たとえば、外出の多い営業職や、直行・直帰の多い運送業のドライバーなど、日ごろオフィスにいない従業員については、勤務の実態を正確に把握することが困難です。
また、毎月のタイムカードの集計やその管理にも手間やコストがかかります。

しかし近年ではGPS打刻、スマートフォンやPCからWEB経由で打刻するオンラインでの勤怠管理システムが主流になってきています。タイムカードが不要になるため、従来の課題を解決できます。加えて、スマホの位置情報とともに記録する「GPS打刻」を行うことで、正確に勤怠管理ができるのです。

GPS打刻で便利なこと。正しい場所で打刻したのかが分かる。

GPS打刻での便利な点

GPS打刻とは、スマートフォンから出退勤を打刻すると同時に、GPSによる位置情報を取得し、管理できる機能です。スマホでどこからでも打刻できるようにすると、便利な一方で、不正打刻の心配も生まれます。

たとえば、従業員が本当に客先などを訪問して、そこから打刻しているのか、訪問先に直行したように装って実際には自宅から打刻しているのか、管理者側で判断がつかないケースがあるのです。

しかし、GPS打刻を利用すれば適正な場所で記録したのかどうかが一目でわかります。社内ルールを徹底することができ、事務職などオフィスを中心に勤務する従業員とも公平性が保てます。

GPS打刻は効率よく勤怠の管理ができる

また、日ごろ使っているスマホで打刻できるメリットは、外出の多い従業員の勤怠管理を正確に行えるというだけではありません。支店などでの勤怠管理も効率化できます。
タイムレコーダーの設置やメンテナンスが不要になるため、今までタイムレコーダーやタイムカードを管理するのにかかっていたコストを大幅に削減できるのです。スマートフォンだけでなく、PCから打刻することもできるため、手軽に導入できます。支社や店舗の多い企業では、大きなメリットになるでしょう。

GPS打刻だけじゃない!クラウドを活用した勤怠管理システムのメリット

勤怠管理システムを使うことで、外出先にあるスマートフォンからも、オフィスにあるPCからも、正確に打刻できるのはなぜでしょうか。
それは、こうしたオンラインの勤怠管理システムでは、打刻された内容を電子データとして保存し、インターネット上にあるサーバで管理しているからです。そのため、どこにいてもインターネットを経由して打刻することができるのです。

このように、データをインターネット上に保存して、どこからでもアクセスできるようにしているサービスを「クラウドサービス」といいます。クラウドサービスでは、インターネットにつながっていれば、スマホからもPCからも、同じデータにアクセスすることが可能なのです。

クラウドサービスの勤怠管理システムの特徴

1.インターネットにつながっていればどこからでもアクセス可能

すでにご紹介したように、タイムレコーダーがなくても正確に打刻できるので、手軽に導入・管理できます。スマホを使ったGPS打刻ができるのも、クラウドサービスならではの特徴です。

2.勤怠データが打刻と同時に自動で集計される

打刻されたデータは、勤怠システムによってすぐに自動集計されます。毎月、大きな負担になっていたタイムカードの集計作業が不要になるため、その分の経費を大幅に削減できます。

3.勤怠データをほぼリアルタイムでチェックできる

従来は月末まで確認できなかった勤怠状況をリアルタイムでチェックすることができます。問題があれば早期に把握できるため、長時間労働の発見や、過剰な人員の適切な再配置など、必要な対策をタイムリーに行うことができます。効率的な労務管理が可能で、注目の集まっている働き方改革にも最適です。

このように、WEBを経由してどこからでも使えるクラウドサービス型の勤怠管理システムは、スマホを使ったGPS打刻ができるだけでなく、業務改善につながるさまざまなメリットも兼ね備えています。これから勤怠管理システムを導入するならば、こうしたクラウド型のシステムを検討するのが良いでしょう。

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