みんなどうしてる?出勤管理方法とその必要性について | 勤怠管理システム『タッチオンタイム』
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みんなどうしてる?出勤管理方法とその必要性について

出勤管理にはタイムカードや出勤簿、エクセルテンプレート、システムとさまざまな種類があります。企業の従業員数や従業員区分(パート・アルバイト・契約社員など)、予算、職場環境など、ニーズに合わせて選ぶ必要があるでしょう。今回は出勤管理方法や、出勤管理における必要性、メリットなどについてご紹介します。出勤管理の際のシステムの種類やサービスを選ぶときの参考にしてください。

出勤管理の方法

出勤管理方法には、時刻を打刻する手段によって使い分けることができます。会社のスタイルに合った管理方法を選ぶことが重要です。


タイムカード

紙のタイムカードと打刻機を使用した出勤管理方法です。出勤簿やエクセルシートへの記入の手間がなく、個々で打刻することができるので、毎日の管理側の手間を省くことができます。機種によっては、月間の勤務時間を自動計算してくれるモノもあるので、高機能な打刻機があると便利でしょう。懸念としては、給与計算時に人力で集計をする必要があることと、打刻機のある事業所でしか打刻できないことです。タイムカードは社員が毎日同じ場所へ出勤する職場に向いている方法といえるでしょう。


エクセル表

エクセルのテンプレートを共有し、個々で出退時刻を入力する出勤管理方法です。数式を用いれば、紙の出勤簿より集計が容易に行えます。デスクワークが中心の事務所で、パソコンが利用できる職場であれば導入可能です。しかし、エクセル表の懸念事項として、まず従業員全員がエクセル入力できること、そしてタイムカードと同じく個々で時刻を入力するため、不正行為に気付きにくい点が挙げられます。


出勤簿

筆記用具と紙の出勤簿があれば簡単に始められる、シンプルな出勤管理方法です。出勤簿は、コストを抑えながら勤務管理ができるので、インターネット環境やパソコンがない店舗や野外作業をする人など、多くの場所で利用されています。出勤簿の懸念事項としては、集計や管理を人力で行う必要があり労力と時間がかかることと、人的ミスが発生しやすいところです。また、個々で出退時刻を記入する場合は、不正行為に気付きにくいでしょう。

パート・アルバイト・契約社員の勤怠管理

次に従業員区分ごとの勤怠管理のポイントについて確認していきましょう。


パート・アルバイト社員の勤怠管理

パート・アルバイト社員の勤怠管理にシフト管理は欠かせません。雇用する企業は正確なシフト管理を行うことがポイントです。パート・アルバイト社員は従業員ごとに勤務日や勤務時間が異なります。ただ彼らは働く時間が様々なので管理する側も大変です。企業によっては給与計算も自社で行うところもあり、時間給を正確に計る必要があります。正確な勤務時間を把握するために勤怠管理システムを導入する企業もあります。


契約社員の勤怠管理

契約社員の特徴は待遇や給料の支払われ方が契約や会社によって異なることです。

また、正社員とほとんど変わらない待遇となり、有給休暇、社会保険は正社員と同様に適応されます。その為、勤怠管理のポイントも同様で、出勤時間を正確に把握し、記録・管理を行います。契約社員がいつ休暇を取得しているか、契約通りに勤務しているかを確認するようにしましょう。

出勤管理が必要な理由・重要性

企業は、労働基準法などに定められた労働条件を守る義務があります。労働時間の超過や休日の不足など、労働条件以上に従業員が働き過ぎないように管理が必要です。そのため、出勤簿を利用して出勤管理を行います。法令に違反すると、労働基準監督署から是正勧告を受けたり、従業員から残業代の未払分を請求されたりすることがあるかもしれません。

システムで出勤管理するメリット・デメリット

出勤管理の必要性は前述いたしましたが、従業員の数が多い企業の場合に出勤簿で管理をすることは、負担が重く、管理が行き届かなくなる可能性があります。

そこでおすすめしたいのがシステムによる出勤管理です。

システムの導入において企業にプラスに働く面としては、

  • 従業員の出勤状況が正確にわかる
  • 勤務日数や労働時間の把握が容易にでき、労働基準法違反などの対策ができる
  • 従業員の管理が一括ででき、集計がしやすい

などが挙げられます。勤務の状況が一目でわかるようになれば、シフトの管理やその他の業務の管理がしやすくなり、結果的に業務の効率化を図ることができるでしょう。マイナス面としては管理システムの目的は業務の効率化であり、コストをかけて高機能な管理システムを導入しても、使いこなせなければ無駄なコストとなってしまうことです。導入の際には、自社における管理システムがどのような機能を持っていればよいのかを、把握しておくことが大切です。

出勤管理(勤怠管理)システムの紹介

実際に出勤管理システムには、どのようなタイプがあるのかを例として紹介します。


2つのタイプ、クラウド型とオンプレミス型

サービスの種類は大きく分けて2種類あります。一つ目はクラウド型サービスといい、サービス会社が提供する、例えば集計機能などをネット経由で利用する方法。インターネット環境が整っていれば、だれでも利用できるサービスです。簡単に導入することができ、コストも抑えられる点から主流のサービスとなっています。二つ目はオンプレミス型サービスといい、自社内のネットワーク環境でシステムを管理する方法で、セキュリティなどに厳しい大企業などで主に用いられているサービスです。


中小大手企業向けサービス

大手企業、また中小企業でも使えるサービスとしては、勤怠管理専用のシステムやソフトを利用するのが一般的でしょう。例えば「タッチオンタイム 」では、システム初期費用0円、月額お一人300円と低コストで導入しやすく、指紋認証・ICカード認証・パスワード認証といった3つの方法で打刻をすることができるのが特徴です。勤怠管理からシフト作成、データ集計までを簡単に処理することができます。また、打刻方法も携帯電話やスマートフォン、専用端末による指紋認証など、従業員によって選ぶことが可能です。他にも、管理方法がわからないときのためにサポート体制も充実。導入から運用に至るまでトータルでサポートしてくれるサービスが魅力です。

会社のスタイルに応じたシステムを導入しよう

勤怠管理は、企業にとって妥協してはいけない作業の一つです。管理職に就いたときに名ばかりの役職社員にならないためにも、しっかりとした勤怠管理システムを利用することが大切になります。勤怠管理の重要性を理解し、会社のスタイルに応じたシステムを導入できれば、正確かつ簡潔に勤怠管理を行うことができるでしょう。