出勤簿にハンコを押すだけでは不十分？リスクや適切な勤怠管理方法について解説

出勤簿はハンコ（印鑑）を押すだけでは不十分

出勤簿とは、従業員の出勤・退勤状況や労働時間を記録するための帳簿のことです。企業が労働時間を把握し、給与計算や労務管理のために使用します。

かつては、従業員が出勤簿にハンコを押すことで勤怠管理を行うことが一般的でしたが、現在はそれだけでは不十分とされています。その理由は、押印だけでは労働実態を把握できないためです。

労働基準法では労働時間の客観的な把握が事業主に義務付けられています。そのため紙の出勤簿に印鑑を押すだけでは、残業時間や休憩時間の適切な管理が難しく、労働時間の実態を正確に把握できない可能性があります。結果として、未払い残業や労務トラブルが起こる原因にもなりかねません。

ハンコを押すだけでは把握できない情報

ここでは、ハンコを押すだけでは把握できない情報について解説します。

出勤日・出勤日数・日ごとの労働時間

出勤簿にハンコを押すだけでは、実際に出勤した日や、月の総出勤日数を正確に把握できません。労働基準法第35条は、少なくとも週に1日の休日を取得させなければならないと定めていますが、出勤簿の管理のみでは正しく休日を取得できているかどうかを把握できません。

労働基準法第32条は、1週間に40時間、1日8時間を超えて労働させてはならないと定めています。しかし、ハンコを押すだけでは、その日の始業・終業時刻が分からず、正確な労働時間を把握できません。出勤日だけが記録されても、実際に何時間働いたかを把握できなければ、時間外労働や休憩時間の管理が不十分になり、長時間労働を見逃すリスクが高まります。

※参考：労働基準法第35条｜e-GOV法令検索
※参考：労働基準法第32条｜e-GOV法令検索

時間外労働の時間

ハンコを押すだけの管理では、「所定労働時間」を超えて働いた時間を正確に把握できない点に注意が必要です。残業がどのくらい発生しているかが分からないため、労働基準法第36条に基づき定めた36協定の上限を超える残業時間の発生、あるいは未払い残業代の発生につながります。
※参考：労働基準法第36条｜e-GOV法令検索

休日労働の日数・時間

休日に何時間働いたかどうかも、ハンコの押印だけでは把握できません。労働基準法第35条は、1週間に少なくとも1日の休日を与えるよう定めています。
休日出勤の正確な記録がなければ、振替休日の付与や休日割増賃金の計算が不正確になり、結果として労働基準法違反や労務トラブルを引き起こす可能性があります。
※参考：労働基準法第35条｜e-GOV法令検索

深夜労働の日数・時間

深夜労働は労働基準法第37条によって割増賃金の支払いが法律で義務付けられていますが、ハンコを押すだけの出勤簿では実際にどの時間帯に勤務したかが分かりません。その結果、深夜勤務の有無や時間数を正確に把握できず、深夜手当の支払い漏れが起こる恐れがあります。
※参考：労働基準法第37条｜e-GOV法令検索

出勤簿の押印に関する法律

出勤簿に押印するだけの勤怠管理は、法律に違反する可能性があります。ここでは、関連する法律について解説します。

労働基準法

労働基準法では、労働者名簿、賃金台帳、出勤簿（従業員がハンコを押す出勤簿ではなく、法定帳簿としての出勤簿）、年次有給休暇管理簿の作成・保存を企業に義務付けています。このうち出勤簿（法定帳簿）には、以下の内容を記載しなければなりません。

• 氏名
• 出勤日
• 出勤日ごとの始業・終業時刻
• 休憩時間
• 残業時間　など

ハンコの押印だけで始業・終業時刻などを記載していない勤怠管理は、労働の実態を明示できないため、労働基準監督署から指導を受けることがあります。
※参考：ととのえましょう！法定帳簿｜出雲労働基準監督署

労働安全衛生法

2019年の労働安全衛生法の改正に伴い、厚生労働省は労働時間の客観的な把握を企業に求めています。具体的には、タイムカードやICカード、勤怠管理システムなど、客観的に確認できる方法で始業・終業時刻を記録する必要が出てきました。
ハンコの押印だけの出勤簿は本人の自己申告に依存するため、長時間労働の把握や残業時間の集計が不正確になり、労働安全衛生法に違反します。
※参考：「働き方」が変わります！！2019年4月1日から働き方改革関連法が順次施行されます！｜厚生労働省

ハンコを押すだけの出勤簿で勤怠管理を行うリスク

ここでは、ハンコを押すだけの出勤簿で勤怠管理を行うリスクについて解説します。

正確な情報を把握できない

押印だけでは、出勤日や労働時間の正確な把握が難しくなります。本人以外による押印や、実際の始業・終業時刻と異なる記録が残る可能性があるため、実態との乖離が起きやすいです。場合によっては、長時間労働の見逃しが起こり、労働時間の実態を正しく把握できなくなります。

残業代が未払いになる可能性がある

ハンコを押すだけの出勤簿で勤怠管理を行うリスクは、残業代が未払いになる可能性がある点です。時間外労働を把握できなければ、正確な残業代の計算ができません。

押印ベースの出勤簿では、何時から何時まで働いたのかが不明瞭なため、所定労働時間を超えた分の集計が難しくなります。

労働者名簿・賃金台帳を作成しにくい

労働基準法第107条・第108条により、事業者は労働者名簿や賃金台帳を整備し正確な情報を記録する義務を負っています。また、同法第109条では、これを保存する義務を定めています。しかし、押印だけの出勤簿では労働時間の客観的データが不十分なため、賃金計算の根拠が弱くなり、台帳の作成も難しくなります。
※参考：労働基準法第107条～109条｜e-GOV法令検索

出勤簿に代わる勤怠管理の方法

ここでは、出勤簿に代わる勤怠管理の方法について解説します。

タイムカード

タイムカードは、従業員が出勤・退勤のたびに打刻することで始業・終業時刻を記録できる仕組みです。タイムカードの客観的な記録をもとに、残業時間や休日出勤の集計ができるため、出勤簿に比べて、労働時間の管理がシンプルになります。

ただし、タイムカードは勤務場所での打刻に特化しているため、パソコンやスマートフォンなどでの打刻はできません。

勤怠管理システム

勤怠管理システムは、出退勤の記録から勤務時間の集計、有給休暇の管理までを一元化できるシステムです。従業員はパソコンやスマートフォン、ICカード、生体認証などを使って打刻できるため、オフィス勤務はもちろん、テレワークや直行直帰といった柔軟な働き方にも対応できます。

また、クラウド型の勤怠管理システムであれば、インターネットを使ってどこからでもアクセスできる点がメリットです。従業員は自分の勤務状況をいつでも把握できるため、働き過ぎの防止にも役立ちます。

さらに、データを自動集計してチェックできるため、管理者側も未払い残業や法令違反のリスクを減らせる点がメリットです。

おすすめの勤怠管理システム

ここでは、おすすめの勤怠管理システムを紹介します。

タッチオンタイム（Touch On Time）

出典：kintaisystem.com

タッチオンタイム（Touch On Time）は、勤怠管理に特化したシステムで、独自に開発したタイムレコーダーと、専属担当による電話サポートが特徴です。初期費用は無料で、月額は1人あたり300円と低コストですが、追加費用なしですべての機能が利用できるため、各種申請や休暇管理などの勤怠管理業務をまとめて効率化できます。

また、電話によるサポートや専属のサポート担当制といった、一般的には追加費用が発生するサポートメニューも無料で利用できます。忙しい中小企業の総務人事担当者におすすめです。

通常のパソコンやスマ－トフォン打刻の他、さまざまな労働環境でも打刻環境を整えられるよう、タイムレコーダーを自社開発しており、指紋とICカード打刻が可能な独立型端末「タッチオンタイムレコーダー」やお手持ちの端末で利用できる顔認証打刻「Facee(フェイシ―)」があります。

テレワークはもちろん、シフト制や三交代、変形労働時間制、裁量労働制などの複雑な勤務形態にも標準機能で対応できる高機能なシステムです。

Money Forward クラウド勤怠

出典：moneyforward.com

マネーフォワード クラウド勤怠は、裁量労働制やフレックスタイム制、1か月単位変形労働時間制といった多くの働き方に対応した勤怠管理システムです。そのため、どのような職場でもスムーズに運用できるでしょう。

また、マネーフォワード クラウド給与との連携がしやすいため、バックオフィス業務の一体化を図りたい企業におすすめです。勤怠データをそのまま給与計算や会計システムへ反映でき、転記作業やミスを大幅に削減できます。

KING OF TIME

出典：kingoftime.jp

KING OF TIMEは、国内トップクラスの導入実績を持つ高機能な勤怠管理システムです。パソコンやスマートフォン、ICカード、生体認証など打刻方法を豊富に備えており、企業の勤務環境に柔軟に対応できます。

初期費用0円かつ1人あたり300円で利用できるため、コスト面においても優れている点が特徴です。

まとめ

出勤簿にハンコを押すだけの管理方法は、現代の働き方に対応しにくいのが実情です。実際の出退勤時刻が正確に記録されないため、残業時間や休憩時間の把握などが難しく、結果として、未払い残業代の発生などの労務トラブルにつながるリスクが高まります。

こうしたリスクを防ぐには、出退勤の記録を自動化し、データを正確に管理できる勤怠管理システムの導入が効果的です。

勤怠管理システムを導入するなら、クラウド型勤怠管理システム「タッチオンタイム」がおすすめです。市場シェアNo.1※の実績を誇り、初期費用は無料、月額は1人あたり300円から導入できます。30日間の無料トライアルと電話サポートも用意しているので、ITに不慣れな人でも安心して利用できるでしょう。

また、さまざまな労働環境でも打刻環境を整えられるよう、タイムレコーダーを自社開発しており、指紋とICカード打刻が可能な独立型端末「タッチオンタイムレコーダー」やお手持ちの端末で利用できる顔認証打刻「Facee（フェイシー）」も用意しています。ぜひお気軽にお問い合わせください。
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