【年次有給休暇が義務化】勤怠管理と併せて効率的に有給管理しよう

【年次有給休暇が義務化】勤怠管理と併せて効率的に有給管理しよう

2019年4月1日より、「働き方改革」により、年次有給休暇の取得が義務化されました。労働者がワーク・ライフ・バランスを保つために心身を休める時間を確保することが目的です。そのため使用者はその環境を用意することが求められます。

義務化されたということは企業規模に関わらず、これを遵守する必要があります。違反した場合は一人につき最大30万円の罰金が課せられることがあります。 今回はこの年次有給休暇が義務化、勤怠管理の必要性についてご紹介します。

年次有給休暇の条件と付与日数

厚生労働省によると年次有給休暇の取得が付与される労働者は労働基準法により下記の2点が条件です。

1. 雇入れの日から6か月継続して雇われている
2. 全労働日の8割以上を出勤している

上記の2要件を満たしている労働者に年次有給を付与しなくてはなりません。すなわち雇用形態、事業規模に関わらず年次有給休暇の付与が必要となります。 有給が付与される日数は下記の表の日数となり、全労働日の8割以上を出勤が条件です。

アルバイト・パートタイム労働者は比例付与

全労働日の8割以上という換算方法を満たさない、所定労働日数が少ないアルバイト・パート労働者はどうでしょうか。パート労働者は比例付与という制度が適用されます。

比例付与制度とは下記の表の様に所定労働日数に応じて年次有給休暇の日数が付与される制度のことです。

比例付与の対象となるのは黒い太線内の

• 所定労働時間が週30時間未満且つ週所定労働日数が4日以下
•年間の所定労働日数が216日以下

の労働者です。

年次有給休暇の付与、取得の方法

2019年3月までは年休の取得に対し使用者に義務はありませんでした。

しかし2019年4月1日より、年次有給休暇が10日以上付与される労働者に対して1年以内に5日間取得させることが義務化されました。

有給休暇は原則として労働者の申し出により取得ができます。

しかし度々、会社環境、企業風土や労働環境など影響を受け取得率が下がる有給休暇に対して、確実な取得を促すために設けられたのがこの時季指定となります。 時季指定は面談やメール、社内の管理システムなど任意の方法で聴取ができます。このとき労働者が希望する時季に事業者が日にちを指定し有給取得日与えることが付与に関する基本ルールです。

時季指定と年次有給休暇の取得期限

年次有給取得の義務化内容は『年次有給休暇が10日以上付与される労働者に対して付与された基準日から1年以内に5日間取得させること』です。 例えば、2月1日に入社した社員がいる場合、半年後の8月1日が有給休暇付与の基準日となります。

その基準日から1年以内である翌年の7月31日までに、労働者が5日間以上の有給取得の申し出と取得をした場合、時季指定の必要性はなくまた時季指定をすることもできません。

しかし労働者が5日間以上の有給取得の申し出と取得を行わない場合もあります。このとき使用者は罰則を受けることになってしまうため、時季指定を行い有給取得の不足を回避する必要があります。

時季指定の変更は可能か?

一旦合意がとれた年次有給休暇の取得日は、労働者が希望する時季に与えられるとされ、原則その日時に年次有給休暇を与える必要があります。 ただし、下記の条件を満たす場合にのみ、時季変更権の行使が可能となります。

時季変更権とは労働者が請求した年次有給休暇の時季において事業の正常な運営を妨げる場合、年次有給休暇の時季を変更することができる権利です。

例えば、事業の正常な運営を妨げる場合とは病欠で人員の確保が難しい、同時に多数の従業員の休みの申請があったなどのケースが考えられますが、ただ単に「業務が忙しい」という理由で時期変更の行使はできません。

また時季変更権は事前の申請が必要です。当日になってから労働者に急用を理由として出勤させることは、労働者の合意なく行使することもできません。 時季変更権は原則有給取得期間の開始までに行われる必要があります。

年次有給休暇を取得させなかった時の罰則

時季指定を行わず労働者に有給の取得をさせなかった場合は下記の罰則が課せられることがあります。罰則内容は労働者1人に対して最大で30万円の罰金となります。

この内容な企業規模、雇用形態に関わらず、これを遵守する必要があります。

また時季指定に関しては、書類(年次有給休暇管理簿)作成及び保管義務が発生します。

年次有給休暇管理簿の内容は

• 時季
•日数
•基準日

を各労働者に作成が必要となります。

この書類を当該年休 を与えた期間中及び当該期間の満了後3年間保存が必要です。

年次有給休暇Q&A

年次有給休暇における細かな疑問をQ&A形式で記載しています。

Q.半日単位の有給休暇の取得は可能か?


A.労働者の希望に基づく合意があれば可能。

年次有給休暇は労働法第39条『労働者の心身の疲労を回復させ、労働力の維持培養を図り、ゆとりある生活の実現』を目的としているため、1日単位を下回る半休単位の年次有給休暇を想定していません。

しかしフレックスタイム制を取り入れ半休で残業時間を調整する企業が増えてきている様に、実態としては使用者と労働者がお互いに半休単位の年次有給休暇を必要としているケースも少なくありません。

フレックスタイム制についてはこちらの記事で詳しく説明しています。

この場合、労働者の希望に基づく限り半休の年次有給休暇の取得が可能です。年次有給休暇の消化率は半日単位の換算となります。

Q.退職予定者の年次有給休暇は使用者が断ることが可能か?


A.労働者から年次有給休暇の取得希望があれば断ることはできない

退職直前の有給消化について相談するケースは「退職時には次の人が見つかっていない」、「業務上の支障が発生する」などの理由で退度々問題になることがありますが、年次有給休暇は退職日の範囲内で請求希望者に与えなければなりません。

ただし、年次有給休暇の時季指定の日時を使用者が事業の通常の運営を妨げるという理由で時季を変更することができます。 この場合変更可能な範囲は退職日までの期間内でしかずらすことができません。

Q.欠勤日を後に年次有給休暇取得日に替えることはできるか?


A.使用者が承諾すれば、振替可能

原則として年次有給休暇の取得日は時季指定を事前に行い、その後時期指定変更権の行使が無い限りはその日時で消化されます。従って労働者が「欠勤日を有給取得日と振替えたい」と希望したとしても、労働者は断ることができ、また使用者の判断でこれを承諾することができます。

勤怠管理システムと紐づけた有休管理がおすすめ

休暇管理は複雑で非常に手間がかかります。法律でさまざまな条件が決められており、従業員の入社時期や所定労働時間、出勤状況によって日数が異なるうえ、時効による消滅もあるからです。更に言えば、代休や振休、会社独自の特別休暇などもあり、休暇管理は一筋縄ではいきません。

紙ベースの管理簿やExcelなどで有給休暇を管理している企業では、休暇取得状況のチェックや、付与日数・繰越日数の計算などに多くの手間がかかります。2019年4月より特定対象者の有給休暇取得が義務となりました。これにより休暇取得日数をリアルタイムで管理し、更に消化できていない従業員には休暇取得を促す必要が出てきたため、休暇管理は今まで以上に手間が増えて面倒になるでしょう。

手作業で有給休暇管理をしている企業にとっては頭の痛い課題ですが、この機会にシステム化を検討することで、法改正へのスムーズな対応が可能になります。

※2019年4月の法改正により、Excel等の表計算ソフトでの勤怠管理は非推奨の管理方法と考えられています。

しかし、有給休暇管理のためだけに新たなシステムを導入するのは非効率です。せっかくならば勤怠管理システムを導入し、有給休暇と併せて管理することで相乗効果が得られます。

入力された勤怠データはシステムが自動的に集計するため、従来では月末まで確認できなかった日々の勤務状況をリアルタイムで可視化できます。ここで有給休暇管理も出来れば、一括で省力化と有給休暇取得の適正な管理が実現するでしょう。


有給休暇の管理方法

たとえば勤怠管理システム「タッチオンタイム」では、勤怠の管理だけでなく、休暇の管理も行えます。(タッチオンタイムオンタイムの機能

休暇取得日が予め決まっている場合は休暇を事前申請することで自動的に勤怠データとして登録されます。

  • 出退勤時刻
  • 出勤日数
  • 有休取得日数
これらすべてをリアルタイムで確認できるので、従業員の勤務実態を一目で把握できます。

  • 付与日数
  • 繰越日数

この2つも法律で定められた条件に従ってシステムが自動的に計算します。
面倒な計算をひとりひとり行う必要がなくなり、効率的に有休管理ができるのです。

有給休暇の取得状況を確認

管理者は自部署のスタッフがどれだけ有給休暇を取得しているのか定期的に確認し、休暇取得が思うように進んでいないスタッフには休暇の取得を促す必要があります。そんなときに役に立つのが、休暇取得状況の確認画面です。

管理者の方は、スタッフの有給休暇の付与日数・取得回数・取得率・失効数などを簡単に調べることができます。

従業員は自分のタイムカード画面で休暇の取得回数や休暇残日数を確認することができます。

有給休暇管理&取得促進を手間なく実現する、失効前の自動通知

有給休暇は最短2年で時効を迎え、消滅します。しかし、日ごろあまり有給休暇を取らない従業員は、漠然と時効があることを知っていても、自分がいつまでに何日間の有給休暇を取得できるのか、明確に把握できていないことが多いようです。有給休暇の取得を促進するためには、こうした従業員に対して、有効期限を知らせることが効果的です。

タッチオンタイムの失効前通知機能

勤怠管理システム「タッチオンタイム」には『失効前通知機能』が備えられており、有給休暇の失効日が近づいたことをメールで従業員に通知できます。通知するタイミングは最大3パターンまで登録可能で、たとえば、「180日前」「90日前」「60日前」など、あらかじめ送信するタイミングを設定しておくことで、自動的にメールが送信されるのです。こうした機能を利用することで、有給休暇の取得を手間なく促すことができます。慌ただしい年度末になって、有給休暇を取得しそびれた従業員が、まとめて消化するような事態も回避できます。

タッチオンタイムの失効前通知機能については、こちらのページで詳しく説明しています。

これからは、有給休暇は「取らなくてはいけないもの」になりました。従業員の有給休暇を管理し、取得させることが企業の責任になるのです。このことを踏まえて、適切な管理体制を作っておかなければなりません。勤怠システムの利用も含めて検討することで、有休管理や取得の促進を効率よく行うことができるでしょう。

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