無料エクセルテンプレートでタイムカード集計！エクセル勤怠管理の注意点や課題を紹介！

勤怠管理システム

ナレッジ

勤怠管理とは、出勤時間や退勤時間をはじめ、休憩時間、早退、残業など従業員の勤務状況を把握するものです。勤怠管理の方法は、企業によってさまざまですが、エクセルを使って管理を行っている会社もあります。

勤怠管理は使いやすいシステムを導入することで、作業効率のアップを実現します。今回は勤怠管理のプロの立場から、エクセルで簡単にできる勤怠管理の方法や無料テンプレート、エクセル管理での注意点や課題、などをご紹介します。

勤怠管理を効率的に行いたい方は、ぜひ参考にしてください。

タイムカード集計で使える無料エクセルテンプレート
エクセルでのタイムカードの作り方
エクセル勤怠管理の課題
勤怠管理システムの導入でもっと簡単な勤怠管理

2019年4月に働き方改革関連法の一部である改正労働安全衛生法に
『従業員の労働時間の「客観的な把握」が使用者の義務』と明記されました。
これによると表計算ソフトでの勤怠管理は非推奨の管理方法と考えられています。

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タイムカード集計で使える無料エクセルテンプレート

勤怠管理は毎月必ず発生する業務の上に、給料や人事評価に影響するため正確性や効率性が求められる重要な業務です。

エクセルテンプレートを使用することで勤怠管理を正確かつ効率的に行うことが可能です。ここでは無料でダウンロードできるタイムカードのエクセルテンプレートをご紹介します。使いやすさや機能など参考にしてください。

bizocean（ビズオーシャン）
勤怠管理表エクセルテンプレート
EXCEL勤怠テンプレート

それぞれ順番に解説していきます。

bizocean（ビズオーシャン）

「bizocean（ビズオーシャン）」は、「エクエルテンプレートの王道」といわれています。

シンプルな勤怠管理表や給与計算をはじめ請求書や契約書など、多くのエクセルテンプレートが掲載されています。勤怠管理表だけでも種類が豊富で、出勤・退勤時間を入力するだけのスタンダードなものや、アルバイトや派遣スタッフなど時間勤務向けのものなど多種多様です。

さらには残業計算機能が付いていたり、給与明細の出力ができたりなど、多様な場面で活用できます。

勤怠管理表エクセルテンプレート

コンビニやスーパー、飲食店などの店舗向けに作られたテンプレートが「勤怠管理表エクセルテンプレート」です。

店舗業務に特化しているテンプレートなので、企業で使用する場合は様式が異なります。勤怠管理表には、飲食店でよく見られる土日祝日で時給が異なる場合に対応できる、「曜日割増機能」が付いたテンプレートがあります。また、8時間以上の勤務を超えた場合に残業手当が自動的に割増されるテンプレートもあります。

EXCEL勤怠テンプレート

「EXCEL勤怠テンプレート」には夜勤、深夜残業、休日残業、休日深夜残業など分けて集計することができるテンプレートが搭載されています。

休日出勤や残業時間なども自動計算してくれるため、手間を省くことができるのも特徴です。英語のエクセルテンプレートもあります。

またEXCEL勤怠テンプレートは社員用、アルバイト用それぞれシートがあるため、雇用形態にごとに分けて勤怠管理をすることができるので、便利です。

エクセルでのタイムカードの作り方

テンプレートを使用せず、エクセルでタイムカードを作る方法をご紹介します。

自動的に勤務時間を表示させる方法

勤怠管理表には勤務時間を表示させる必要があります。しかし、毎回手入力するには作業効率が悪くなってしまいます。

そこで、1日の実労働時間は「出勤時間」、「退勤時間」、「休憩時間」で算出することが可能です。「出勤時間ー退勤時間ー休憩時間」という計算式になります。

例えば、出勤時間をB2セルに、退勤時間をC2セル、休憩時間をD2セル、そして求めたい実労働時間をE2セルとします。E2セル内に「＝C2－B2－D2」と入力しエンターキーを押すと実労働時間が表示され、翌日以降はE2セルをコピーして貼り付けをするだけで簡単に入力が可能です。

SUM関数による1カ月の勤務時間表示の方法

1カ月間の合計勤務時間を表示させるためには、SUM関数を使うのが便利です。初日の実労働時間をE2セル、最終日の実労働時間をE30セル、合計勤務時間をE31セルにした場合の方法を説明します。

まずは、E31を選択してください。選択した状態でエクセルの上段にあるタブの中から「数式」を選択し「オートSUM」のアイコンをクリックします。そしてオートSUM内の「合計」を押すとE2からE30までが範囲選択されるので、エンターキーで確定すると合計勤務時間が表示されます。

上の画像では、合計勤務時間は「168時間」となります。

セルの表示形式の違いと変換方法

SUM関数で合計時間を表示させたときに、「6:30」や「4:00」などと表示されるのが一般的です。しかし、「15354」というように時間表記とは異なる形式で表示される場合があります。これは表示形式が正しく選択されていないだけのものです。

対象のセルを右クリックし、「セルの書式設定」から変更することができます。画像のように、セルの書式設定を開くと「分類」の中にいくつか項目があるので「ユーザー定義」を選択してから「［h］:ｍｍ」と入力すると時間表示に変更可能です。

合計勤務時間から給与計算を行う方法

エクセルでは、合計勤務時間を算出してから給与計算をすることも可能です。

給与額の枠を追加し、時給金額の入力も忘れずに行いましょう。

給与額をE33セルに表示させるとし、時給金額をD33セル、合計勤務時間をE32セルとした場合、給与額の算出方法は「＝E32＊D33＊24」です。1時間の単位を24時間表記にするために24も掛けます。

これまでは時間表記でしたが給与額の単位は金額です。そのためE33セルを右クリックして表示形式を「通貨」に変更する必要があります。

「オートSUM」は合計を出すときに便利な機能です。

「＋」を使って計算式を入力し、セルをコピー、ペーストしても合計金額を出すことは可能です。ですが、オートSUMならデータ範囲を選択するだけで瞬時に算出できます。

エクセルで勤怠管理を行うときの注意点

先に結論をお伝えしますと、2019年以降はエクセルのような表計算ソフトによる勤怠管理はお勧めできません。長文になりますが、その理由を働き方改革関連法を絡めてご紹介します。

2019年4月から働き方改革関連法が順次施行されはじめました。

これにより改正労働安全衛生法が一部改正され『従業員の労働時間の「客観的な把握」が使用者の義務』と明記されました。この客観的管理は下記（要約）のように定義されています。

使用者は、労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、適正に記録すること

原則的な方法

使用者が、自ら現認することにより確認すること
タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を行うこと

やむを得ず自己申告制で労働時間を把握する場合

労働者や管理者に対して自己申告制の適正な運用の十分な説明を行う
自己申告の労働時間と入退場記録等から把握した在社時間との間に著しい乖離がある場合には実態調査を実施し、所要の労働時間の補正をすること
使用者は労働者が適正な自己申告を阻害する措置を設けてはならないこと。
さらに実際には36協定の延長できる時間数を超えて労働しているにも関わらず、自己申告の記録上ではこれを守っているようにすることが労働者において慣習的に行われていないか確認すること

労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン

これによるとエクセルのような表計算ソフトによる勤怠管理は原則的な管理方法ではなく、自己申告制に当たると考えられています。

そのため、もし現在の管理方法で使用者（管理者）が月に1度だけ勤務表を確認するルーチンの場合、毎日の出退勤時間に承認者の確認を行うルーチンへの変更が必要と考えられています。

エクセルのような表計算ソフトによる勤怠の管理は、絶対にやってはいけないわけではありません。しかし、可能であれば変更するのが望ましいようです。まずは社会保険労務士などに現状を相談してみましょう。

また働き方改革関連法は時間外労働の上限規制、年次有給休暇5日の取得義務化などが盛り込まれており、表計算ソフトによる管理だけでは限界があります。これらに適切に対応するためにも、勤怠管理システムの導入検討を強くお勧めします。

なお、勤怠システムの必要に関しては、以下の記事で詳しく解説しています。