知っとく!勤怠管理

エクセルの無料テンプレートで簡単に効率よく勤怠管理をしよう

勤怠管理とは出勤時間や退勤時間をはじめ、休憩時間、早退、残業など従業員の勤務状況を把握するものです。勤怠管理の方法は企業によってさまざまですが、エクセルを使って管理を行っているところもあります。

勤怠管理は使いやすいシステムを導入することで作業効率のアップがかないます。今回はエクセルで簡単にできる勤怠管理の方法や無料テンプレート、エクセル管理での注意点などをご紹介します。

勤怠管理で使える無料エクセルテンプレート

テンプレートを使用することで勤怠管理を効率的に行うことが可能です。ここでは無料でダウンロードできる勤怠管理のエクセルテンプレートをご紹介します。使いやすさや機能など参考にしてください。


bizocean(ビズオーシャン)

エクエルテンプレートの王道といわれている「bizocean(ビズオーシャン)」はシンプルな勤怠管理表や給与計算をはじめ請求書や契約書など、多くのエクセルテンプレートが掲載されています。勤怠管理表だけでも種類が豊富で、出勤・退勤時間を入力するだけのスタンダードなものや、アルバイトや派遣スタッフなど時間勤務向けのものなど多種多様です。さらには残業計算機能が付いていたり、給与明細の出力ができたりなど、多様な場面で活用できます。


勤怠管理表エクセルテンプレート

コンビニやスーパー、飲食店などの店舗向けに作られたテンプレートが「勤怠管理表エクセルテンプレート」です。店舗業務に特化しているテンプレートなので、企業で使用する場合は様式が異なります。勤怠管理表には、飲食店でよく見られる、土日祝日で時給が異なる場合に対応できる、曜日割増機能が付いたテンプレートがあります。また、8時間以上の勤務を超えた場合に残業手当が自動的に割増されるテンプレートもあります。


EXCEL勤怠テンプレート

EXCEL勤怠テンプレート」には夜勤、深夜残業、休日残業、休日深夜残業など分けて集計することができるテンプレートが搭載されています。休日出勤や残業時間なども自動計算してくれるため、手間を省くことができるのも特徴です。英語のエクセルテンプレートもあります。またEXCEL勤怠テンプレートは社員用、アルバイト用それぞれシートがあるため、分けて管理することができるので便利です。

使いやすい勤怠管理表の作り方

テンプレートを使用せず、エクセルで勤怠管理表を作る方法をご紹介します。


自動的に勤務時間を表示させる方法


勤怠管理表には勤務時間を表示させる必要がありますが、毎回手入力するには作業効率が悪くなってしまいます。1日の実労働時間は「出勤時間」、「退勤時間」、「休憩時間」で算出することが可能です。

例えば、出勤時間をB2セルに、退勤時間をC2セル、休憩時間をD2セル、そして求めたい実労働時間をE2セルとします。E2セル内に「=C2-B2-D2」と入力しエンターキーを押すと実労働時間が表示され、翌日以降はE2セルをコピーして貼り付けをするだけで簡単に入力が可能です。


SUM関数による1カ月の勤務時間表示の方法


sumでの合計勤務時間

1カ月勤務時間を表示させるためにはSUM関数が便利です。初日の実労働時間をE2セル、最終日の実労働時間をE30セル、合計勤務時間をE31セルにした場合の方法を説明します。

まずはE31を選択してください。選択した状態でエクセルの上段にあるタブの中から「数式」を選択し「オートSUM」のアイコンをクリックします。そしてオートSUM内の「合計」を押すとE2からE30までが範囲選択されるので、エンターキーで確定すると合計勤務時間が表示されます。


セルの表示形式の違いと変換方法

SUM関数で合計時間を表示させたときに、「6:30」や「4:00」などと表示されるのが一般的ですが、「15354」というように時間表記とは異なる形式で表示される場合があります。これは表示形式が正しく選択されていないだけのものです。

対象のセルを右クリックし、「セルの書式設定」から変更することができます。セルの書式設定を開くと「分類」の中にいくつか項目があるので「ユーザー定義」を選択してから「[h]:mm」と入力すると時間表示に変更可能です。


合計勤務時間から給与計算を行う方法


給与計算

エクセルでは合計勤務時間を算出してから給与計算をすることも可能です。給与額の枠を追加し、時給金額の入力も忘れずに行いましょう。

給与額をE33セルに表示させるとし、時給金額をD33セル、合計勤務時間をE32セルとした場合、給与額の算出方法は「=E32*D33*24」です。1時間の単位を24時間表記にするために24も掛けます。これまでは時間表記でしたが給与額の単位は金額です。そのためE33セルを右クリックして表示形式を「通貨」に変更する必要があります。


「オートSUM」は合計を出すときに便利な機能です。「+」を使って計算式を入力し、セルをコピー、ペーストしても合計金額を出すことは可能ですが、オートSUMならデータ範囲を選択するだけで瞬時に算出できます。

エクセルで勤怠管理を行うときの注意点

エクセルを使って勤怠管理を行う場合は、全従業員がエクセルに毎朝毎晩入力する必要があります。漏れがあると集計作業が滞り、締め日に集計作業が止まってしまいます。サービス業の場合、他店舗応援に行きそのまま帰宅したり、パートの方だとエクセル入力自体苦手な方もいらっしゃいます。営業マンの出張の際は入力自体が困難です。

社員によって出勤・退社の時刻は異なり、一度退社したのに再び戻ってきたり、休憩返上で勤務していたりというケースも少なくありません。そのような場合、エクセルの計算式も複雑化するため高度なスキルや知識も必要となります。

また、社員全員が同じシートを使用しているため、1人がミスをすると計算式が崩れてしまうでしょう。また、エクセルはデータがたまるにつれファイル破損が発生しやすくなりデータが全て消えてしまうリスクもあります。

勤怠管理システムを導入するという方法も

エクセルでの勤怠管理よりも複雑な管理が必要な場合、勤怠管理システムの導入による効率化も考えられます。

例えば、専用端末でワンタッチの打刻が可能。エクセルを操作する必要がなくなり、普段パソコンを使い慣れない職業の方でも簡単に打刻ができます。

また、遠隔地からもスマホで打刻ができるので出張管理も可能です。これらにより打刻漏れが減ることで、集計作業も効率的に行うことができます。

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タッチオンタイム レコーダー アンド

勤怠管理テンプレートやエクセル関数を使って効率よく作業しよう

勤怠管理をエクセルで管理と聞くと難しいイメージがありますが、実際はシンプルなので誰でも取り入れることができます。

簡単な数式を入れたり、関数を使うことで勤怠管理表の作成が可能です。無料でダウンロードできる勤怠管理のテンプレートもバリエーション豊富なので、用途に合わせて使いやすいものを選ぶことで業務効率がアップするでしょう。

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