タイムカード集計に時間がかかる原因とは？計算方法や注意点、効率的な管理システムを解説

タイムカードの集計作業で人事・総務部の残業が発生する原因

タイムカードで勤怠管理を行っている企業は、まだまだ多くあります。そんな企業が抱えている課題のひとつに、タイムカードの手集計にかかる負担があります。紙のタイムカードの場合、集計には人の手による作業が不可欠です。人事部や総務部など、集計担当者のところには月初になると各部門からタイムカードが集まってきます。担当者はそれを処理するわけですが、この負担は決して軽いものではありません。

打刻漏れや打刻ミスの確認に時間がかかる

タイムカードに、打刻漏れや打刻ミスがあった場合、人事担当者は従業員が何時に帰ったのか、本人や上司に事実確認をしなければなりません。時間がたっていると記憶があいまいになり、より正誤の確認に時間がかかります。

月末に作業が集中する

タイムカード集計は、給与の締め日や月末に作業が集中するという特徴があります。通常の業務と並行して進める必要も出てきます。そのため、業務が集中したり、残業が増えたりして担当者の負担が大きくなります。タイムカードを使った勤怠管理は、一般的に月末にまとめて集計するもので、リアルタイムでの労働時間の把握が困難である点も、負担が集中する原因です。

計算ミスの修正に時間がかかる

タイムカードに記載された数値を手作業で集計する場合、ミスは完全にはなくせません。計算ミスが発生すれば、その確認、修正作業に時間を要します。手計算の過程では、入力ミス、計算ミスのリスクが上がります。エクセルで集計する場合も、転記ミスが発生しかねません。

タイムカード集計で注意すべき点

タイムカード集計では、休憩時間や残業時間などに注意が必要です。注意すべき4つの点について解説します。

休憩時間は労働時間に含めない

労働基準法第34条で、労働時間が6時間を超える場合は45分以上、労働時間が8時間を超える場合は1時間以上の休憩を労働者に与えることが義務付けられています。休憩時間は、使用者の指揮命令下にないため、労働時間に含まれません。出勤と退勤のみタイムカードで打刻している場合は、忘れずに休憩時間を差し引きましょう。

※参考：労働時間・休日 ｜厚生労働省
※参考：労働基準法第34条

残業や深夜・休日の労働時間を集計する

時間外労働については、労働基準法第32条で法定労働時間を超えた分に対し、割増賃金を支払わなければならないとしています。1日8時間、週40時間を超える法定外残業、深夜労働、法定休日労働については、以下の割増賃金を払う必要があります。

タイムカード集計では、総労働時間とは別にそれぞれの労働時間を集計して、割増賃金を正確に計算しなければなりません。

※参考：月60時間を超える時間外労働の 割増賃金率が引き上げられます
※参考：労働基準法第32条

1分単位で労働時間を計算する

15分単位や30分単位といった独自ルールで労働時間を切り捨てることは、労働基準法に反する可能性があります。法律に「労働時間は1分単位で計算しなければならない」と明記されているわけではありません。ただし、労働基準法第24条の「賃金全額支払いの原則」にあるように、労働の対価としての賃金は、1分単位で計算した額を支払わなければなりません。。

※参考：労働基準法第24条1項

1か月の総残業時間は端数処理してよい

時間外労働や深夜・休日の労働時間を1か月単位で算出している場合は、30分未満を切り捨て、30分を超過した分を切り上げる端数処理が可能です。端数処理は月単位での計算に限られ、日単位での端数処理は認められていません。また、企業内の独自のルールで端数を切り捨てたり、従業員が不利になる処理をしたりしてはなりません。
あくまでも、30分未満を切り捨てるのであれば、30分以上の端数は1時間に切り上げる必要があります。

※参考：時間外労働・休日労働・深夜労働 Q10｜鹿児島労働局

タイムカードは5年保存する

労働基準法第109条により、タイムカードの原本は、5年間保存しなければならないと定められています。2020年4月1日に労働基準法が改正され、保存期間が3年から5年に延長されました。また、勤怠情報は、労働基準監督署などが提示を求めた場合、それに速やかに従わなければなりません。

※参考労働基準法第109条

タイムカード集計を誤った際の罰則

計算ミスや転記ミスなどで集計を誤り、給与が適切に支払われていないと、未払い賃金と見なされる場合があります。その場合、労働基準法第24条、第120条により30万円以下の罰金刑に処されることがあります。

また、割増賃金分が少なく支払われる同第37条・第119条の定めにより、6カ月以下の懲役刑か30万円以下の罰金刑となることがあります。従業員の出退勤時刻や労働時間などの改ざんも違法です。企業の社会的信頼の低下を招くばかりでなく、労働基準監督署から是正勧告を受けることも考えられます。

※参考：労働基準法第24条
※参考：労働基準法第37条
※参考：労働基準法第119条第1号
※参考：労働基準法第120条第1号

タイムカードの計算方法

タイムカードの計算方法として、Excel（エクセル）、電卓、勤怠管理システム、集計機能付きタイムレコーダーがあります。それぞれの特徴について解説します。

Excel（エクセル）

エクセルを利用する方法は、タイムカードの集計方法として最も一般的です。出勤時刻と退勤時刻を入力するだけで労働時間を導き出せるシンプルさが特徴です。テンプレートを利用すれば、関数を入力する必要もありません。集計シートをまとめるだけで、従業員の労働時間や残業時間が把握できます。

※関連コラム：Excelで勤怠管理をする方法は？メリットや注意点について解説

電卓

電卓を使った集計は手計算のポピュラーな方法です。手作業のため、時間はかかるもののツールやソフトなどの操作方法を覚える必要がないという特徴があります。

勤怠管理システム

勤怠管理システムは、勤怠業務を効率化・自動化するシステムです。従業員の出勤、退勤、時間外労働などの勤務時間を正確に把握し、記録できるデジタルツールで、有給休暇、欠勤、休日なども一元管理が可能です。管理者は、データを自動で集計・確認でき、出勤状況や休暇の申請、承認もシステム上で完結できます。

勤怠管理に特化したシステムツールのため、紙の出勤簿やスプレッドシートによる勤怠管理と違い、日々の出退勤記録を、手入力の他、パソコンやスマホ上でのクリック打刻、専用リーダーを使用して生体認証やICカード認証で打刻することができるので、手間をかけずに勤怠実績の入力ができます。

さらに、従業員の勤怠状況をリアルタイムで確認することも可能であり、シフト作成や勤怠管理に含まれる有給休暇の管理、残業申請などができる便利な機能が多く搭載されているので、勤怠管理業務を大幅に効率化することができます。

集計機能付きタイムレコーダー

集計機能付きタイムレコーダーとは、従業員の勤務状況を把握できる機能が付いたタイムレコーダーのことです。打刻すれば、自動で労働時間を計算してくれるため、担当者の負担も軽減します。給与計算ソフトと連動したタイプなら、給与計算まで自動で可能です。

負担もミスもない集計作業には、勤怠システムがおすすめ

タイムカードの集計にかかる負担軽減に役立つのが、勤怠管理システムの導入です。勤怠管理システムは、従来のアナログのタイムカードではなく、ICカードや生体認証、パソコンやスマートフォンなどのデジタルな手段を使用して打刻し、出勤時間と退勤時間を記録します。

勤怠管理システムのメリット

クラウド型勤怠管理システムは、インターネット環境があればどこからでもアクセスできるため、テレワークや外出先での打刻・確認もスムーズに行えます。これは、管理者が手作業で集計や確認を行う必要があるスプレッドシートでの運用と比べて、大きなメリットがあります。

また、法改正時には、提供会社によって自動でシステムがアップデートされるため、自社で仕組みを見直す必要がありません。スプレッドシートでは法改正ごとに手動対応が必要になり、対応ミスのリスクも高まります。

さらに、多くの勤怠管理システムでは、給与計算ソフトや人事システムとの連携機能が用意されており、データの一元管理や自動反映が可能です。一方でスプレッドシートの場合、別システムへの転記作業が発生するため、手間やミスが発生しやすいのが課題です。このように、勤怠管理システムを導入するメリットは数多くあります。出勤・退勤時間の記録はもちろん、勤務時間の集計も自動で行われるため、人事部や総務部に集計作業の負担がかかることもなく、人の手による集計ミスも発生しません。

給与システムなど、他のシステムとの連携も可能に

勤怠管理システムは、タイムカードの集計にかかる負担を軽減し効率化を実現するだけではありません。ほかにも大きく2つ、業務を効率化するのに役立つ機能があります。

予実管理機能

ひとつめは、予実管理機能です。勤怠管理システムは、勤怠状況を毎日自動的に集計します。そのため、従来は締め日になるまでわからなかった勤怠状況を月ごとはもちろん、週ごと、日ごとと細かく、いつでも確認することが可能です。残業が多くなっていないか、人件費が多くなりすぎていないかをこまめにチェックできるので、予実管理が簡単かつ効率的に行えるようになります。

給与システムとのデータ連携

ふたつめは、給与システムとのデータ連携機能です。勤怠管理システムには、給与システムと相性がよくデータの共有を簡単にできるという特徴があります。データの入力が簡単にできる上に、なかには、給与システムとデータを連携して使うことができるものもあります。データ連携が可能なシステムを導入すれば、月初、勤怠管理データを確定させればすぐに給与計算もできるため、給与計算を行う経理部門の負担も軽減できます。

人事部や総務部の負担を軽減し、残業を減らすのに効果的な勤怠管理システムは、導入と活用次第で会社全体の効率や生産性アップにつなげられるシステムです。せっかく導入するのであれば、どのような活用法があるかも意識して選ぶことが大切です。

タイムカード集計には勤怠管理システムタッチオンタイムがおすすめ

タッチオンタイム（Touch On Time）は、勤怠管理に特化したシステムで、独自に開発したタイムレコーダーと、専属担当による電話サポートが特徴です。

初期費用は無料で、月額は1人あたり300円と低コストですが、追加費用なしですべての機能が利用できるので、各種申請や休暇管理などの勤怠管理業務をまるごと効率化できます。
また、電話によるサポートや専属のサポート担当制といった、一般的には追加費用が発生するサポートメニューも無料で利用できるので、忙しい中小企業の総務人事担当者におすすめです。

通常のパソコンやスマートフォン打刻のほか、さまざまな労働環境でも打刻環境を整えられるよう、タイムレコーダーを自社開発しており、指紋とICカード打刻が可能な独立型端末「タッチオンタイムレコーダー」やお手持ちの端末で利用できる顔認証打刻「Facee(フェイシ―)」があります。
テレワークはもちろん、シフト制や三交代、変形労働時間制、裁量労働制などの複雑な勤務形態にも標準機能で対応できる高機能なシステムです。

まとめ

タイムカード集計は、打刻漏れや計算ミス、エクセルへの転記ミスなどにより担当者に大きな負担がかかります。
タイムカード集計にかかる負担を軽減するなら勤怠管理システムの導入が有効です。勤怠管理システムを導入することで、業務効率化やヒューマンエラーの防止などさまざまなメリットが期待できます。

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