なんとかしたい打刻忘れ!改善するためにできることとは? | 勤怠管理システム『タッチオンタイム』
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なんとかしたい打刻忘れ!改善するためにできることとは?

従業員がどうしてもやってしまう打刻忘れ。どうすれば改善できるのかと、頭を抱えている人もいるかもしれません。勤怠打刻は、従業員の出退勤や休暇などの出勤状況が把握でき、給与にも関係してくる重要なものです。

ですが、打刻忘れがあると労働時間や残業時間が締められない、そのことで給与計算ができない、給与支払日までに間に合わせるのが大変になるなどの悪影響があります。

この記事では、度々起こってしまう打刻忘れの原因や防止策、改善するためのポイントについてご紹介します。

打刻忘れ防止術の紹介

打刻忘れ防止術をご紹介する前に、打刻忘れの原因について考えてみましょう。打刻忘れの原因としては、2つのことが考えられます。


打刻を忘れる理由

1つ目は、打刻が習慣化されていないということです。出勤をしたら打刻し、退勤をする時に打刻するという習慣がないと、ついつい忘れてしまったということが起こりやすくなるでしょう。


2つ目は、打刻に手間がかかる端末であるということです。例えば、打刻完了までいくつかステップがあったり、処理完了までに時間がかかるということが挙げられます。こうした状況であると、毎回の打刻が面倒になり怠ってしまう原因になります。

こうした原因に対して、どんなことをすれば打刻忘れ防止をすることができるのでしょうか。解決策を紹介いたします。


声掛けで打刻忘れを防止する方法

従業員も人間なので気をつけていても忘れることはあります。そこで、タイムカードの押し忘れがないか、周りの社員同士で打刻の声掛けをする環境を整えてみましょう。例えば、部署単位で担当者を決めて打刻管理責任者とすることは効果的でしょう。


社内に貼り紙

オフィスの入り口やロッカー、デスクの目につきやすいところなどに「必ず打刻すること!」など、少し強めのメッセージを書いて貼る方法も有効です。しかし、時間が経つと慣れてしまうこともあるので、定期的に文章を変えるなどの対策が必要となります。


打刻機を出入り口に設置する

打刻機が事業所や会社の業務スペースにあると、打刻忘れをしてしまう可能性があります。出勤をしてそのまま業務スペースに行ってしまったり、業務を終えてそのまま退勤をしてしまうということが起こりえます。

なので、事業所や会社の出入り口に打刻機を設置することで打刻忘れを大きく抑止できます。 従業員は出勤時・退勤時ともに絶対に出入り口を通ります。そこに打刻機を設置すれば、打刻忘れを減らすことができるでしょう。


従業員が簡単に打刻できる方法を使う

先ほど紹介したように、打刻をするのに面倒なことが必要な場合、打刻忘れが起こる原因となります。 そこで、従業員が簡単に利用できる方法や打刻機を利用することでこの原因を解消することができます。 例えば、ICカードなどを端末にかざすだけの端末を導入することで、打刻の手間は随分楽になります。

勤怠管理システム導入による打刻忘れ防止のメリット

適正な給与計算や労働管理をするうえで、勤怠打刻は重要な役割を担っています。その重要性は、雇用する側とされる側の双方にあり、さまざまなトラブルを避けるためにも打刻忘れは無くさなくてはいけません。

従業員の打刻忘れがなくなることには、労働時間・残業時間の締めにかかる時間や給与計算にかかる時間を削減できるというメリットがあります。そのために、システムを変えてしまうのもひとつの方法です。

その1つであるタイムカードでの打刻方法は、出退勤が明確にわかる一方で、打刻ミスや集計の手間、直行直帰をする人がタイムカードを押せないという点を見逃すことができません。このような理由から、クラウド型の勤怠管理システムを導入し、ICカードや指紋認証、スマホのアプリなどで管理を行う企業が増えているようです。

打刻忘れを防止すると同時にコストを削減できるという点が、勤怠管理システム導入のメリットと言えます。そして、現在社会的に拡大している労働問題解消・変形労働制導入などの働き方改革をいずれ導入するのであれば、一緒に解決することができます。

「タッチオンタイム」の機能紹介

クラウド型勤怠管理システム「タッチオンタイム」についてご紹介します。


選べるタイムレコーダーの種類

タッチオンタイムでは、さまざまなシーンで利用できる便利なタイムレコーダーがいくつかあります。


タッチオンタイムレコーダー(PC不要タイプ)

独自開発されたタッチオンタイムレコーダーは、「指紋認証」「ICカード認証」「ID+パスワード認証」の3種類の打刻方法を選ぶことができ、パソコン接続が不要な手軽さが魅力な商品です。

壁掛けができ、サイズもコンパクトなため、事業所や会社の出入り口に設置することが可能になります。また、従業員が簡単に打刻をできるというメリットもあります。


指静脈認証

指紋ではなく、近赤外線を通して得られる指の静脈パターンによって個人認証を行う指静脈認証は、高いセキュリティが必要な場所で導入されることが多いタイムレコーダーです。皮膚の状態や怪我に左右されない認証性の高さが人気となっています。


ICカード認証(PaSoRi パソリ)

各種交通系のICカードや、国内で流通している電子マネー系のICカード、社員証などに使用されている「Mifare(マイフェア)」規格のICカードでも打刻可能なタイムレコーダーです。

使い慣れたICカードをかざすだけで簡単に勤怠管理ができるので、出退勤時の混雑する時間でもスムーズに打刻できます。


指ハイブリット認証

指紋と指静脈を同時に読み取る高精度なタイムレコーダーです。ICカードの紛失や登録などの手間がなく、業務負担を軽減。なりすましによる不正打刻の防止に効果的で、高セキュリティな本人認証ができます。


パソコンやスマートフォンでのWeb打刻

タッチオンタイムでは、営業職や直行直帰の多い企業に最適な携帯電話やスマホで打刻する方法や、パソコンやタブレットのWEBページでクリックするだけの打刻方法もあります。


数ある勤怠管理システムの中から自社に合ったものを見つけるのは大変かもしれませんが、従業員にとって使いやすいシステムを選定するとよいでしょう。

勤怠管理状況を振り返る機会

打刻作業は毎日行うため、必要性や重要性を軽視されがちですが、法律上で認められている公的な出退勤管理記録です。

まずは、打刻忘れがないよう朝礼や会議で伝え、社員の意識を変えていくことが大切です。また、就業規則に関するルールを明確にし、打刻忘れを防ぐ環境や仕組みを整えることも重要となります。

そのために、勤怠管理システムの導入も適切な労働状況を把握する方法のひとつではないでしょうか。

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