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知っとく!勤怠管理!

クラウドを活用する勤怠管理システム6選!特徴・価格・注意点で比較

勤怠管理システム

タッチオンタイムの紹介

タイムカードによる打刻から、勤怠管理システムの導入に踏み切る会社や組織も年々増えています。アナログな勤怠管理から解放されて集計の短時間化や様々な就業規則に対応できることは大きなメリットですが、近頃は勤怠管理システムもさまざまな種類や機能があり、一体どれを選べばよいか迷ってしまうでしょう。

  • 勤怠管理システムはどれがいいのか知りたい
  • 勤怠管理システムの比較ポイントが知りたい

などの悩みに対して、今回は、勤怠管理システムの比較ポイント、選ぶ基準や注意点、おすすめの勤怠管理システムについてご紹介します。

勤怠管理システムを比較するポイント

システム形態の違い

まずシステムの形態には2種類あります。

クラウド型

打刻した勤怠データはどこかに貯めておく必要がありますが、いずれもサーバー内に入れることになります。クラウド型は自社でサーバーを持たずサービス提供元が用意するので初期費用がおさえられます。すでに初期設定も用意されてあるので、あとは会社ごとの就業規則に沿って設定すれば手軽に始められる点がメリットです。

オンプレミス型

自社でサーバーを持つため初期費用はかかりますが、機能を自由に実装させられることがメリットです。管理や運用にあたっては、社内に情報システムのための人材が必要になるので人件費が必要となります。また初期構築も設定も全て自社で行う必要があるため構築までには相当な時間が必要です。

機能の種類

勤怠管理システムごとに、実装されている機能は異なります。自社の就業規則や働き方が実現可能かどうか、必要な機能を見極めましょう。

  • 打刻機能:就業/始業/休憩/外出などの時刻を記録
  • 残業管理:日別/週別/月別の残業管理
  • シフト管理:シフトの自動作成など
  • 各種申請管理:休暇/残業の申請や、有給休暇の残日数の確認
  • 集計機能:残業時間を含めた各種勤務時間の集計
  • グループスタッフ機能:グループや個人ごとの勤怠管理
  • 通知機能:残業超過アラート機能や周知など
  • 従業員区分:パート/アルバイト/時短勤務者や正社員との区分設定

打刻方法

ICカードやスマホ・Webで打刻するほか、指紋・静脈などの生体認証や顔認証による打刻の方法もあります。打刻漏れを防ぎやすい、従業員が楽に打刻しやすいものを選ぶと良いでしょう。

他サービスとの連携で選ぶ

現行の給与計算や会計用のソフトと連携したり、IC定期券で打刻して交通費精算も同時にできたりする勤怠管理システムもあります。

勤怠管理システムの内容以外で確認すべきポイント

価格

勤怠管理システムによってさまざまですがおおむね以下のような価格です。

  • 初期費用:無料~数十万円
  • 月額費用:従業員の人数やライセンス数あたり、または1社あたりなどで計算

サポート体制の充実さで選ぶ

社内に情報システム人材がいなかったり、ITが苦手だったりした場合は、サポートが手厚い勤怠管理システムを選ぶことがおすすめです。設置の際は社内の通信インフラへの接続が必要であったり、初めて使うシステムの場合運用に慣れるまでに苦労するケースもあります。

サーバーのエラーが少ないもので選ぶ

打刻する時間は集中しやすく、サーバーが止まってしまうこともあります。そうなると打刻漏れの多発につながります。サーバー環境が整っているサービス提供会社を選びましょう。

勤怠管理システム導入時の注意点

勤怠管理システムを導入すると得られるメリットはたくさんありますが、同時に落とし穴もありますので、注意が必要です。

打刻の端末はどこにでも置けるか?

これは意外な点ですが、従業員が打刻しやすいところに設置できるかは1つのポイントです。打刻がしやすく習慣になると打刻漏れが無くなります。端末によってはPCに常時接続が必要なものもありますのでスペースを取ります、一度確認しておきましょう。

集中する打刻に耐えうるサーバーかどうか?

クラウド型のシステムだと打刻データは提供元企業のサーバーに入りますが、打刻が集中する朝にサーバーが耐えられずエラーが頻発し打刻できず、などは実はよく聞く話です。提供元企業の基盤がしっかりしているか確認してみましょう。

全国対応しているか?

電話やメールで全国対応は今ではどの企業でも行っていますが、導入前は実際に訪問してもらい対面で説明してほしいものです。実際に見て初めて分かることもたくさんあります。訪問してもらえるか確認しましょう。

おすすめの勤怠管理システム6選

それではおすすめのものや珍しい機能を持った勤怠管理システムを6つご紹介いたします。

Touch on Time(タッチオンタイム)

クラウド型の勤怠管理システムで市場シェアNo,1を獲得している勤怠システム。初期費用無料、月額300円(1人)の低価格で利用できます。勤怠管理システムだけでなく、煩雑なシフト管理を簡略化するシフト管理機能や休暇管理機能も300円で利用できます。導入から運用までのサポート体制も万全です。創業80年を超える寺岡精工グループなので安心して導入できます。

ジョブカン勤怠管理

一般的なオフィスから飲食店まで幅広くサポート。導入企業数が多いのもポイント。初期費用・サポート費用は無料で、1ユーザーにつき出勤管理は月額200円、シフト管理・休暇、申請管理、工数管理はオプション(各機能 1ユーザー100円/月 追加)です。

勤之助ver.2

中小企業のほか、勤怠管理システムの導入が初めての場合にもおすすめです。英語表示にも切り替えられるので、外資系企業にも適しています。料金はユーザー数に応じ、勤怠管理の基本サービスは日本語版のみ月額300円、日本語版+英語版月額400円で、オプションサービスも選択可能です。

MINAGINE就業管理システム

人事のプロが開発した勤怠管理システムで、メンタルヘルスのストレス度チェック機能もついています。初期費用200,000円、基本料金月額30,000円、ユーザー数に応じて変わる月額使用料金は150円~300円です。

kincone

IC定期券で打刻をすると、同時に交通機関の利用情報を読み取って清算も行える勤怠管理システムです。シンプルな2つの機能なので、月額利用料は1ユーザーあたり200円と低コストにおさえることができます。

TIME CARD

勤怠管理機能のみであれば、30名まで無料で使用できる勤怠管理システム。給与計算・シフト作成ができるプランは10名まで月額2,000円、全ての機能が使える最上位プランは10名まで月額6,000円です。

適した勤怠管理システムを導入しよう

勤怠管理を比較するポイントは、導入形態・機能・打刻のしやすさと置きやすさ・価格などが挙げられますが、サーバートラブルなどの使って初めて分かる点もあります。サポート内容や他のサービスとの連携があるかも、判断基準となります。判断する上では実際に対面で確認点を聞き、端末も実際に見てから自社の就業規則に合うものを決めましょう。

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