新型コロナウイルス禍 テレワーク中の勤怠管理のポイントと助成金の知識

新型コロナウイルス禍 テレワーク中の勤怠管理のポイントと助成金の知識

新型コロナウイルスの影響で、テレワークや在宅勤務をはじめて導入した、という会社は多いのではないでしょうか?
突然ですが、テレワークや在宅勤務中の勤怠管理には、ポイントがあるのをご存知でしょうか?逆に、テレワーク中だからといって勤怠の管理を怠っていると、最悪の場合は法に抵触する可能性もあるため注意が必要です。

そこでこの記事では、テレワークにおける勤怠管理のポイントやテレワークのメリットをお伝えします。

また、新型コロナウイルス渦でのテレワークに関する助成金についても、あわせてご紹介します。

テレワーク中の勤怠管理がうまくいかないと起こる2つのトラブル

従業員や従業員の家族の健康を守るためにもテレワークは積極的に取り入れたいものです。とはいえ、テレワーク中の勤怠管理はポイントを押さえておかないと、管理しづらいです。特に、従来の出退勤打刻をタイムカードで管理していた場合、テレワーク導入によって、勤怠の管理方法を変更する必要が出てきたのではないでしょうか?

そもそも勤怠管理は、労働基準法などにより適切な管理・保管が義務付けられています。テレワークが推奨されている状況下といえど、当座しのぎで曖昧な勤怠管理を行うのは、法に抵触するだけでなく、下記のようなトラブルに見舞われる可能性も出てきます。

  1. 1.給料に関する金銭トラブル
  2. 2.従業員の生産性の低下

1.給料に関する金銭トラブル

テレワーク中といえど正確に勤怠を管理しておかないと、正しい給与計算が行えず、金銭トラブルが発生するリスクがあります。
また、場合によっては「従業員が実際よりも長く勤務時間を申告してきた」というケースが発生するかもしれません。そのため、テレワーク期間中といえどしっかりとした勤怠管理は重要です。

2.従業員の生産性の低下

テレワーク期間中によくある心配事の一つが、従業員の生産性が低下するのではないか、という点です。「上司が近くにいないため、気が緩んでしまう」「自宅だと集中しづらい」という問題が発生して、従業員の生産性が下がってしまう可能性は否定できません。

このような場合、業務が終わっていないからといって、従業員が独断で残業したりすると、予測していない人件費が発生してしまう恐れがあります。

そのため、テレワーク期間中といえど勤怠管理はしっかりと行い、トラブルを防ぐ必要があります。

そこでテレワークでの勤怠管理のポイントを2つご紹介します。

テレワークにおける勤怠管理 2つのポイント

テレワークにおけるの勤怠管理の2つのポイントは以下のとおりです。

  1. 1.自宅にいてもタイムカードの打刻を行う
  2. 2.残業や休日出勤の適正な管理

1.自宅にいてもタイムカードの打刻を行う

従業員が自宅にいても、オンラインでタイムカード打刻をしてもらいましょう。携帯電話やWebブラウザを利用してオンライン出退勤打刻ができるサービスが多数あるため、そのようなサービスを利用するのがオススメです。

自宅にいてもタイムカードを打刻してもらうことで、従業員の労働時間をデータで把握できるので、給料計算や人事評価が正しく行えます。

また紙のタイムカードと違い、オンラインでの打刻なら勤務時間情報をを他のシステムに入力する手間が省けます。紙のタイムカード管理の場合、労働時間をデータ化する際、入力間違いが起こってしまうリスクがあります。しかし、オンラインでのタイムカードの打刻なら、従業員が打刻ミスをしない限りは、データの入力ミスは起きません。

なお、労働時間の管理については、厚生労働省も以下のように定めています。

2 労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置 (1)始業・終業時刻の確認及び記録 使用者は、労働時間を適正に管理するため、労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、これを 記録すること。 (2)始業・終業時刻の確認及び記録の原則的な方法 使用者が始業・終業時刻を確認し、記録する方法としては、原則として次のいずれかの方法によること。 ア 使用者が、自ら現認することにより確認し、記録すること。 イ タイムカード、ICカード等の客観的な記録を基礎として確認し、記録すること。 労働時間の適正な把握のために - 厚生労働省 https://www.mhlw.go.jp/new-info/kobetu/roudou/gyousei/kantoku/dl/070614-2.pdf

テレワークや在宅勤務期間中であっても、労働時間はきちんと把握しておいたほうが賢明ですね。

2.残業や休日出勤の把握

テレワークの勤怠管理で大切なポイントとして、残業や休日出勤の適切な管理・把握もあげられます。

テレワーク/在宅勤務で問題になりがちなのが「だらだら勤務」です。通勤に時間がかからないからいつもよりも仕事をしてしまった、キリが悪いからついやってしまった、オンオフの切替えがうまくできない、などの理由で、所定の時間を超えて残業してしまったり、休日に仕事をしてしまうケースをよく耳にします。

そこで企業として気をつけるべきは、いわゆるサービス残業や休日出勤をしていないか?逆に不要な残業をしていないかどうかを、正しく管理・把握することです。
このようなケースは、残業や休日出勤を事前申請にすると、未然に防ぐことが可能になります。

新型コロナウイルス感染症対策のためにテレワークを導入した企業が活用できる助成金のご紹介

新型コロナウイルスの影響で、急遽テレワーク制度を導入することにした会社は多いのではないでしょうか?そういった会社が活用できる「働き方改革推進支援助成金(新型コロナウイルス感染症対策のためのテレワークコース)」について概要をご紹介します。

1.対象事業

新型コロナウイルス感染症対策としてテレワークを新規で導入する中小企業事業主が対象です。また試験的にテレワークを導入していた中小企業事業主も対象です。

また、労働者災害補償保険の適用中小企業事業主であることも必要です。

対象となる事業規模は以下の通りです。

業種 A資本金または出資額 常時雇用する労働者
小売業(飲食店を含む) 5,000万円以下 50人以下
サービス業 5,000万円以下 100人以下
卸売業 卸売業 100人以下
その他の業種 3億円以下 300人以下

2.助成対象の取組

助成対象となる取組は以下のとおりです。

  • テレワーク用通信機器(パソコン、タブレット、スマートフォン)の導入・運用
  • 就業規則・労使協定等の作成・変更
  • 労務管理担当者に対する研修
  • 労働者に対する研修、周知・啓発
  • 外部専門家(社会保険労務士など)によるコンサルティング 等

3.主な要件

令和2年2月17日~令和2年5月31日中に以下の条件を満たすことです。

  • 助成対象の取組を行うこと
  • テレワークを実施した労働者が1人以上いること

4.支給額

支給額は最大、取組にかかった費用の1/2です。また、1企業当たりの上限額は100万円です。

5.お問い合わせ先

お問い合わせ先は、以下のとおりです。

テレワーク相談センター:0120-91-6479

なお、ご紹介した要件には諸条件がありますので、厚生労働省のWebサイトで自社が条件に当てはまるか確認することをオススメします。
働き方改革推進支援助成金(新型コロナウイルス感染症対策のためのテレワークコース)

こちらで紹介した「働き方改革推進支援助成金(新型コロナウイルス感染症対策のためのテレワークコース)」は交付申請が令和2年5月29日までとなっていますが、働き方改革対策のためのテレワーク導入支援に対する助成金は引き続き交付申請が可能です。詳細は厚生労働省のWebサイトをご覧ください。
働き方改革推進支援助成金(テレワークコース)

厚生年金保険料納付猶予の制度も利用しよう

新型コロナウイルスによって、事業の経営状態が悪くなった場合、一時的に厚生年金保険料納付猶予が認めれる制度が2つあります。

厚生年金保険料納付猶予の制度を利用しても、猶予期間中の厚生年金保険料の延滞料は一部無料です。新型コロナウイルスで資金繰りが心配になった企業は、この制度の利用を検討してはいかがでしょうか?

  • 1.納付の猶予
  • 2.換価の猶予

なお、猶予であって、免除ではないので、支払いの義務は残ります。

1.納付の猶予

納付の猶予は、災害、病気、事業の廃業で事業の収入が相当減った事業者が対象です。

事実発生から速やかに年金事務所に申請をする必要があります。また、担保が必要となります。納付の猶予を年金事務所に申請して、条件を満たすと以下の猶予が認められます。

  • ①猶予された保険料を猶予期間中(原則1年〜やむおえない場合は2年)の各月に分割して納付できる
  • ②延滞金が全額免除される
  • ③財産の差押や換価(売却等現金化)が猶予される

なお、新型コロナウイルスで事業の収入が減った人を対象に担保が不要で、猶予を受けられる「特定制度」が施行予定です。

2.換価の猶予

換価の猶予は、一時的に厚生年金保険を納付するのが難しくなった事業者が対象の制度です。

換価の猶予を年金事務所に申請して、条件を満たすと以下の猶予が認められます。

  • ①猶予された保険料を猶予期間中(原則1年〜やむおえない場合は2年)の各月に分割して納付できる
  • ②延滞金が一部免除される
  • ③財産の差押や換価(売却等現金化)が猶予される

厚生年金保険料等の納付期限から6か月以内に年金事務所に申請する必要があります。また、猶予を受ける金額に相当する担保が必要です。とはいえ、厚生年金保険料は高額になることもあるので、利用したい制度です。

厚生年金保険料納付猶予相談窓口や年金事務所に相談をしよう

厚生年金保険料の納付猶予相談窓口もありますので、気になる方は制度の利用について質問してみましょう。

厚生年金保険料納付猶予相談窓口

電話番号:0570-666-228(ナビダイヤル)
受付時間:月~金曜日(祝日を除く) 午前9時から午後5時まで

年金事務所でも厚生年金保険料納付猶予の相談は可能です。

厚生年金保険料納付が未納になってしまうと、督促状が届きます。督促状に書かれている期間をすぎると延滞金が発生してしまうので、資金繰りが心配な場合は早めに猶予制度の利用を検討してはいかがでしょうか。

参考 日本年金機構HP

https://www.nenkin.go.jp/oshirase/taisetu/2020/202003/20200304.html

https://www.nenkin.go.jp/service/kounen/jigyonushi/sonota/kankayuyo.files/10.pdf

覚えておきたいテレワークを取り入れる5つのメリット

「オフィスに出社して仕事をしたほうが生産性が高まる」という考えもありますが、テレワークには以下のようなメリットもあります。そのため新型コロナウイルス収束後でも、テレワークを継続する価値はあるかもしれません。

  1. 1.Web会議活用による生産性の向上とコストの削減
  2. 2.通勤時間短縮による余暇の増加
  3. 3.オフィス代・通勤手当の削減
  4. 4.従業員の離職率の低下/多様な人材の確保
  5. 5.非常事態の際の事業継続

1.Web会議活用による生産性の向上とコストの削減

テレワークの導入と同時に、Web会議システムを利用した方は少なくないのではないでしょうか?
Web会議システムを利用すれば、自宅にいながら遠方の方と打ち合わせをすることができます。これにより、本来かかるはずだった交通費が不要になります。さらに移動時間が削減できるので、一日に可能な商談件数が増加し、生産性が向上するメリットが生まれます。

2.通勤時間短縮による余暇の増加

テレワークを取り入れることで、通勤時間の大幅な削減が期待できます。通勤時間が片道1時間を超える従業員なら、往復2時間の通勤時間がなくなります。1ヶ月20日間勤務の場合なら、2時間×20日間=40時間分もの余暇が生まれます。
余暇の過ごし方は従業員によってさまざまです。家族とゆっくり過ごす時間を作ったり、自己研鑽に励んだり、趣味に勤しむなど、いろいろな時間の使い方が考えられます。
このように生活を充実させて心身ともにリフレッシュすることで、仕事に対する意欲が向上し、業務の効率化・パフォーマンス向上が期待されるといった好循環がうまれると考えられています。

3.オフィス代・通勤手当の削減

さらに、テレワークを導入するといろいろなコストを削減できます。

たとえば、出社するスタッフが減れば、現在よりも小規模なオフィスに移転して家賃を抑えられるかもしれません。もしくは現状の家賃同等で利便性の高い立地に移転するなど、さまざまな可能性が考えられます。
また、基本的に在宅勤務で日によって出社するようなケースでは、出社日数に応じて通勤費を支給することが可能になります。これにより、固定でかかっていた通勤費が変動的になり、大抵の場合は従来以下のコストしか発生しなくなります。

4.従業員の離職率低下 / 多様な人材の確保

テレワーク制度の利用によって、離職率の低下や多様な人材の確保が可能になるかもしれません。
たとえば、育児や介護をしながら働きたい従業員にとっては、自宅で勤務できるテレワークはありがたいものです。

仕事と同時に育児や介護をこなす従業員は、テレワークの環境が整っている職場からテレワークの環境がない職場へ転職することは稀です。逆に、テレワークの環境が整っていないと環境が整った会社へ転職してしまうリスクがあります。
上記の背景から、短期的に考えると、このようなプロフィールを持つ求職者の採用がしやすくなり、長期的に考えると、在職中の従業員のライフステージの変化に柔軟に対応出来るようになるため、離職率の低下が期待できます。

5.非常事態の際の事業継続

テレワークでも事業が回るような仕組みができていれば、非常事態の際の事業継続にも役に立ちます。

災害でオフィスが被災した場合や、ウイルスの影響で出社ができない状態でも、在宅勤務やテレワークで業務ができれば、事業を継続することができます。

テレワークのポイントを押さえて生産性を高めよう

新型コロナウイルスの影響で、急遽テレワークの導入を迫られた会社も多いでしょう。

報道では、多くの企業がテレワーク制度を導入したために、働き方が大きく変わったと伝えています。そのため、環境の変化に慣れるまでは生産性が落ちやすくなっていると考えて間違いないでしょう

テレワークができる環境を整えておけば、新型コロナウイルスの影響が収束したあとも、従業員が働きやすい職場環境になります。

なお、「テレワーク制度の期間中でも勤怠管理をしっかりしたい」と思っている方には、クラウド勤怠管理システムでシェアNo.1を誇るタッチオンタイムを活用するのがオススメです。

クラウド勤怠管理システム タッチオンタイム

勤怠管理システム「タッチオンタイム」は、市場シェアNo.1の実績を持ち、ほとんどの企業の就業ルールに対応できる柔軟性を持っています。そのため、在宅勤務/テレワーク期間中の勤怠をしっかり管理することができます。

新型コロナウイルスや自然災害などにより、従業員がオフィスに出勤できないときに備えて、事業のためにも、従業員のためにも、いつでも在宅勤務やテレワークを利用できる環境を作り、そのような状況下でも平時同様の勤怠管理が行えるように取り組むのが賢明でしょう。

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