勤怠管理でタイムカードを廃止すべき？勤怠管理システム導入のメリット・デメリットも解説

タイムカードでの勤怠管理における課題

手軽に導入できるタイムカードですが、アナログな管理方法ならではの、以下のような課題があります。

不正打刻や改ざんが起こりやすい

タイムカードは手書きで修正できるため、誰がいつ変更したか不明でデータ改ざんの危険性があります。また、本人確認ができない仕組みのため、遅刻を隠す目的で同僚へ代理打刻を依頼するといった不正打刻も起こりやすく、正確な勤怠管理がしにくいのが課題です。

集計・給与計算に手間がかかる

タイムカードの勤怠データは、Excelなどに手作業で転記するため集計に手間がかかります。また、目視での入力はミスが発生しやすく、給与計算の誤りにもつながるでしょう。さらに、雇用形態が多様だと計算は一層複雑になり、確認や修正作業が管理者の生産性を大きく低下させます。

保管コストが発生する

労働基準法により、タイムカードは最長5年間の保管が義務付けられています。全従業員分を長期間保管するには、従業員数によっては広い保管スペースやキャビネットが必要となり、コストが発生します。また、必要な記録を探し出す手間といった人的コストも無視できません。
参考：労働基準法 | e-Gov 法令検索

勤怠状況をリアルタイムで把握できない

タイムカードでは、月末集計まで正確な残業時間がわからず、長時間労働の発見が遅れがちです。また、義務化された有給休暇の取得状況もリアルタイムで確認できないため、別途管理が必要になります。このように、従業員の勤怠状況を即座に把握できない点が大きな課題です。

打刻場所が限定される

タイムカードは、タイムレコーダーが設置された特定の場所でしか打刻できません。そのため、直行直帰や外出先、テレワークといったオフィス外での勤務には対応できず、打刻漏れが発生しやすくなります。出社時にタイムレコーダー前で行列ができるなど、運用面でも非効率が生じやすく、多様な働き方に対応した正確な勤怠管理が難しくなります。

タイムカードを廃止して勤怠管理システムを導入するメリット

タイムカードの運用をやめ、勤怠管理システムを導入することで、企業はさまざまなメリットを享受できます。

不正打刻・改ざんの防止ができる

勤怠管理システムでは、ICカードや生体認証で本人しか打刻できない方法があるため、代理打刻を防止できます。また、打刻データの修正には上長の承認と履歴の記録が必須となるため、タイムカードのような手書きによる改ざんも防ぎやすいです。

データ集計の効率化につながる

勤怠管理システムは出退勤や残業時間を自動で集計するため、計算や手作業での転記に伴う誤りを防止できます。また、給与計算システムと連携することで、残業代計算も自動化され、精度が高まります。さらに、データはCSV形式などで簡単に出力できるため、他システムとの連携もスムーズになり、集計業務の効率化につながるでしょう。

重要な業務への集中ができる

勤怠管理は法令遵守として必須の業務である一方、直接的に企業に利益をもたらす業務ではありません。だからこそ、システム導入で有給管理や各種申請を効率化することで、担当者の作業時間を大幅に削減することには大きな意義があります。
システム導入により、勤怠管理に費やしていた時間を企業の利益に直結する重要な業務へ振り分け、企画立案や人材育成といった、より付加価値の高い業務に集中できるでしょう。

人件費・管理費用の削減につながる

勤怠集計の手作業が自動化されるため、担当者の人件費を大幅に削減できます。また、紙のタイムカードや関連備品の購入費用も不要となります。クラウド型（SaaS型）システムならサーバー維持・更新といった管理費用も抑えられ、長期的なコスト削減につながるでしょう。

コンプライアンス強化につながる

勤怠管理システムは、企業のコンプライアンス強化に大きく貢献します。たとえば、働き方改革により定められた残業時間の上限規制にも対応しているため、適正な労働時間の管理が可能になります。また、頻繁に行われる法改正にもシステムが自動で対応するため、常に最新の法令に沿った労務管理が実現でき、コンプライアンス違反のリスクも大幅に軽減されます。
参考：時間外労働の上限規制｜厚生労働省

多様な働き方への対応ができる

出社が前提のタイムカードと異なり、勤怠管理システムはパソコンやスマートフォンで場所を問わず打刻できます。そのため、在宅勤務やテレワーク、直行直帰といった多様な働き方に柔軟に対応可能です。GPS機能を使うことで打刻場所も記録でき、より正確な勤怠管理が実現します。

タイムカードを廃止して勤怠管理システムを導入するデメリット

タイムカードを廃止してシステムを導入する際には、おもに以下のようなデメリットが考えられます。

システム運用に慣れるまでの時間が必要

新しい勤怠管理システムの導入後は、従業員・管理者ともに操作に慣れるための期間が必要です。これまでと運用が異なるため、業務効率が一時的に低下する恐れもあります。システムが組織に定着するまでには、一定の時間と労力がかかることを理解しておきましょう。

システム導入にコストや工数がかかる

勤怠管理システムの導入には、月額費用や初期費用などのコストが発生します。また、全従業員が利用するため、操作説明やマニュアル整備、個別対応などの周知活動も欠かせません。導入後しばらくは、管理部門や現場の負担が大きくなりやすく、運用が安定するまでには一定の時間と労力が必要です。

回線トラブルが起こる可能性がある

勤怠管理システムの多くはインターネット経由で動作するため、回線状況によっては不具合が発生することがあります。通信速度が遅いと、打刻画面の表示が遅れたり、申請処理に時間がかかったりするなど、業務に支障が出る可能性もあります。特に、通信環境が不安定な場所では注意が必要です。

勤怠管理システム導入時の選定ポイント

自社に合ったシステムを選ぶには、多角的な視点での比較検討が重要です。以下のポイントを確認しましょう。

従業員が簡単に使えるか

従業員が毎日行う打刻は、簡単でストレスのない操作性が重要です。ICカードや生体認証、Web打刻など多様な方法があるため、自社の業務や働き方に合ったものを選びましょう。「誰でも直感的に使えるシステムか？」を確認することが重要です。

セキュリティ機能は十分か

勤怠管理システムは従業員の個人情報など機密性の高いデータを扱うため、不正アクセスや情報漏えいを防ぐ強固な対策が求められます。アクセス制限、ログ管理といった機能が搭載され、自社のセキュリティ要件を十分に満たせるか、選定時に確認することが重要です。

自社の就業規則に合うか

シフト管理や変形労働時間制など、自社独自の就業規則に無理なく対応できるかが重要です。また、就業規則の根拠となる労働関連法は頻繁に改正されるため、システムが法改正に迅速に対応できるかも見極めのポイントになります。自社のルールと法律の両面から適合性を確認しましょう。

サポート体制は充実しているか

システムの導入時や運用中のトラブルはつきものです。サポートが充実していれば、不明点を迅速に解決でき、社内担当者の負担を大幅に軽減できます。多くの従業員がストレスなく利用するためにも、無償・有償のサポート範囲や対応時間などを事前に比較し、自社に合ったものを選ぶことが重要です。

給与計算システムと連携できるか

利用している給与計算システムと連携できるかを確認しましょう。勤怠データを直接取り込めれば、手入力の手間や誤りが削減され、給与計算業務が大幅に効率化します。API連携やCSV出力など、多様な方法に対応しているシステムなら、将来的な拡張にも柔軟に対応できるため安心です。

費用対効果が合うか

勤怠管理システムは直接利益を生まないため、費用対効果の判断が難しい側面があります。そのため、導入を検討する際は業務効率化による人件費削減や、導入前後のコスト差を算出することが重要です。会社や従業員のメリットを明確にし、それらが投資額に見合う価値があるかを総合的に見極めましょう。
関連記事：勤怠管理システムのおすすめ26選｜導入メリットや選び方を解説

タイムカード廃止で勤怠管理システムを導入するなら「タッチオンタイム（Touch On Time）」

タイムカードを廃止してシステム導入を進めるなら、「タッチオンタイム」がおすすめです。
タイムカードの課題であった代理打刻や押し忘れは、指紋認証ができる「タッチオンタイムレコーダー」や、顔認証打刻オプションのFacee（フェイシー）で防止できます。

タイムカードの管理では手作業だった集計業務も自動化され、シフト制や変形労働時間制といった複雑な勤務形態にも標準機能で対応することが可能です。初期費用無料、1人月額300円で全機能が使え、専属担当による手厚い無料サポートも付くため、初めてのシステム導入でも安心してタイムカードからの移行を進められます。

まとめ

タイムカードの不正や集計の手間といった課題は、勤怠管理システムの導入で解決できます。業務効率化やコンプライアンス強化といったメリットがある一方、コストや運用定着の課題もあります。
これらを考慮し、タイムカードからの移行を成功させるためには、クラウド勤怠管理システム市場シェアNo.1※のタッチオンタイムの導入がおすすめです。

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