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そもそもクラウドサービスって?

タッチオンタイムの紹介

ナレッジ

タッチオンタイムは「クラウド」の勤怠管理システムです。

最近、テレビや雑誌などでよく目にする 「クラウドサービス」 や 「クラウド」 という言葉。 そもそもどんなサービスなのか。 ご存知の方ももちろん多いとは思いますが、今回は「クラウド」の基本や、よく寄せられるご質問を簡単にご紹介します。

「クラウドサービス」って、どういうサービス?

「クラウドサービス」 とは、利用者が手元のコンピュータで、 利用していたアプリケーションやデータをインターネットを通じて、必要に応じて利用できるサービスです。

これまで利用者はコンピュータのアプリケーションやデータなどを手元のコンピュータ内、 またはメディアなどを使い、 自身で保有 ・管理していました。しかし、「クラウドサービス」 を活用することで、 今までかかっていた、例えばデータの保存や処理など、さまざまな手間や時間、コストなどの削減が図れます。

イメージが付かない方は、GmailRを想像してください。スマホでも、タブレットでも、パソコンでも、IDとパスワードを入力すれば、いつでも受信メールがリアルタイム確認できる。これが「クラウドサービス」なのです。

下記に、 「クラウドサービス」 を活用する一般的なメリットをご紹介します。

初期コストが低い!

クラウドは、「所有」するものではなく「利用」するものです。サーバーやソフトの購入の必要がなく、初期費用も軽減されます。

短期間で導入できる!

クラウドは既に完成しているシステム(サービス)を利用するので、開発期間をかけることなく短時間で導入できます。

手間いらず!

クラウドは、常に最新バージョンのシステム(サービス)を自社でメンテナンスをすることなく使用できます。

「クラウド」って危険じゃないの?

クラウドサービスは、サーバー上で構築された「サービス」をインターネット接続を介して、「多くの他者と共有して使用するサービス」です。

そのため、セキュリティ面に不安をもたれる方は多く、クラウドサービスの導入見送り理由として上位にあがるのが「セキュリティ面が不安」という声です。 その認識は間違いではありません。クラウドサービスを利用する前に、利用しようとしているサービスのセキュリティレベルについて確認するのがよいでしょう。それには、闇雲に「セキュリティ対策はどうなっているのか?」と確認するのではなく、ポイントを抑えて確認することが大切です。総務省からは下記の項目を確認するように推奨されています。

クラウドサービス事業者が行うべき主要な情報セキュリティ対策

  • データセンターの物理的な情報セキュリティ対策(災害対策や侵入対策など)
  • ハードウェア機器の障害対策
  • 不正アクセスの防止
  • 通信の暗号化の有無
    • データのバックアップ
    • 仮想サーバ等のホスト側のOS、ソフトウェア、アプリケーションにおける脆弱性の判定と対策
    • アクセスログの管理

    引用:総務省「クラウドサービスを利用する際の情報セキュリティ対策」より

    サービスによっては、上記の項目に加えて個人情報の取扱方針などを明確にしているサービスをオススメいたします。

    クラウドサービスはとても便利なものです。サービス内容によっては、劇的な業務改善が見込めるようなものもあるため、闇雲に怖がるのではなく正しい知識を身につけ、適切な使い方を習得しましょう!

    クラウドサービスの普及率は?

    以前は「ASP」や「SaaS」と呼ばれていたクラウドサービス。そんなクラウドサービスの普及率はどれくらいなのでしょうか?総務省が公表している情報通信白書によると、平成25年末のクラウドサービスの利用状況は下記のグラフの通り、既にクラウドサービスを導入・運用している企業は30%強、導入予定を含めると約50%の企業がクラウドサービスの導入について前向きである、ということがわかります。

    勤怠管理システムが「クラウドサービス」であるメリットは?

    大きく分けると、下記の3つのメリットがあります。

    • 多くのユーザーが使用している稼働実績
    • システムアップデートが無料で行われる
    • 導入前に「お試し」できる

    それぞれを簡単に説明します。

    多くのユーザーが使用している稼働実績

    まず大きなメリットとしてあげられるのは、既に多くのユーザーが利用している稼働実績がある点です。

    というのも「勤怠管理システム」は、利用者が多岐にわたるため、全員が使いやすいシステムを作るのが難しいのです。

    例えば、会計システムであれば、基本的には経理部が使いやすいシステムを選択すれば問題ありません。顧客管理システムなら営業部が使いやすい、便利なシステムを選べばよいでしょう。

    しかし、勤怠管理システムはそうもいきません。使用する立場が、打刻をする「利用者」、承認を行う「管理者」、最終的に取りまとめを行う「人事・総務部」という、3つの立場が登場するため、それら全員が使える仕組みである必要があります。それには、システムだけでなくタイムレコーダーのことも考慮する必要あるため、勤怠管理システムの構築は難しいと考えられているのです。

    そのため、既にそれなりの評判のあるクラウドサービスは、これら3つの立場で問題なく使用できるシステムだと考えられます。

    システムアップデートが無料で行われる

    大抵の場合、クラウドサービスは定期的にシステムアップデートが行われます。その費用は運営会社がサービス向上のために行われることが多いので、基本的に利用者が追加で費用を支払うことはありません。

    逆に、パッケージ版や自社開発型(オンプレ型)の場合は、勝手にシステムアップデートはされません。 パッケージ版の場合、多くの場合は追加パッケージを購入する必要がでてきます。 自社開発型の場合は、「システム改修」の名目で追加のシステム開発を依頼することになります。

    ここでネックになるのが、『法改正』です。

    使い勝手が悪いくらいならシステムアップデートの必要なし、と考えていても、法改正の場合は対応せざるをえません。
    このような場合、クラウド型のサービスなら通常のシステムアップデートと同様に「法改正対応」が実施されますが、 パッケージ版・自社開発型の場合はそうもいかず、追加の購入・システム改修を行うことになり、結果的にコストが割高になることはままあるようです。

    導入前に「お試し」できる

    前述のとおり、クラウドサービスは既に完成品があり、それを「利用」するものです。そのため、多くのクラウドサービスでは、期間や機能に制限をかけた上で、実際に稼働しているクラウドサービスを「お試し」することができるのです。

    システム導入を検討する際に、必要要件などをまとめた「要件定義書」を作成して、ある程度サービスを絞りこんだら、次は必ず「無料お試し」を実施してください。要件定義書では見えてこなかった意外な「穴」が見つかったりします。

    特に、企業独自の就業ルールが存在する勤怠を管理するシステムでは、無料お試しは必須です。しっかりと実運用さながらのお試し体験をオススメします。

    タッチオンタイムでも、30日間の無料お試し期間を設けていますので、ぜひご検討ください。
    タッチオンタイム30日間無料お試し 申込みフォーム

    なお、サービスによっては無料お試し後に解約申請しないと自動課金されるようなビジネスモデルもありますので、事前に無料お試し終了後のことも調べておきましょう。

    クラウドサービスのデメリットは?

    クラウドサービスの良い点を紹介しましたが、その逆、デメリットとなる面はないのでしょうか?残念ながら、決してデメリットがないわけではありません。

    例えば、クラウドサービスは既にサービスとして完成しているため、自社用にカスタマイズ(いわゆる特注)を行うことが難しい場合が少なくありません。

    他には、クラウドサービスは突然サービスが終了してしまうことが稀にある、という点もデメリットとして上げられます。というのも、クラウドサービスは個人でも簡単に作成・運営することが可能なため、事業としての参入障壁は非常に低いものです。そのため、クラウドサービスの提供を開始したものの維持するのが難しくなってしまい、サービスを終了させてしまうことは割とよくある話のようです。

    こういったデメリットも把握した上で、本当に最適なクラウドサービスを選びたいですね。

    クラウドサービスはとても便利で時代に則した仕組みといえます。満足のいくクラウドサービスを探すには、デメリットやセキュリティ面のリスクを正しく把握して、本当に自社で利用できるかどうかをお試ししてみる、というところにありそうです。

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