知っとく!勤怠管理

効率よく管理したい!シフト管理がしやすい表作りの方法

働くスタッフの希望スケジュールを上手に組み入れて、わかりやすいシフト表を作りたい管理者はたくさんいます。

しかし、毎月必要以上に工数をかけて作成したり、時間をかけたもののシフトミスが起きていたり、中には課題を解消できぬまま人力で何とかやりくりしている人もいます。契約社員やパート等で働く人口が増える中、シフト管理はできるだけ簡単に短時間で行いたいものです。

そこで、今回はシフト管理にまつわるポイントや使ってみたいツールについてご紹介します。

シフト管理がしやすいテンプレートを紹介

シフトを管理するために、1から表を作成するのは手間暇かかることです。そこで取り入れたいのが表のテンプレート。例えば、エクセルを使い、シフト管理をするために用意されているテンプレートは、気軽に導入しやすいもののひとつです。

日別のシフト表は各時間帯に何人、何時間稼働するかを一目で確認でき、人員配分もスムーズに行えます。シフト状況をグラフ化することもでき、見やすくて使いやすいガントチャート式のシフト表や、人件費や労働時間を自動計算できるものもあるため、管理しやすいテンプレートを選択しましょう。

こちらはシフト管理がしやすいエクセルのテンプレートになります。

使いやすい表の特徴

雇用形態・業務が分かるようにしておく

働く人の雇用形態は、一様ではありません。正社員もいれば、派遣やパート、アルバイトなど複数の働き方があります。彼らの職務の違いも明らかにすることで、特定の業務に何人配置しているかが分かり、仕事全体がはかどります。

そのため、雇用形態および職務がシフト管理表において一目で把握できるようにしておくことで、人員配置しやすくなります。同じ業務の人がある時間帯のみに偏っていないか、アルバイトのみの運営にならないようにシフトが組めているかどうかなど、視覚で確認できるように表の形態が整っている必要があるのです。


時間帯や特別時給の定義・条件

シフト表は、それぞれのスタッフが働く時間をわかりやすく表せているかどうかも、重要なポイントです。運営上問題なくスタッフが早番から遅番まで組めているか、シフトに穴がないか、スタッフの急な欠勤の際に誰が空いているかなどを、簡単に把握できるようにしておくことをおすすめします。

また、夜間や休日など、通常の時給よりも高い給料が見込まれる時間帯にシフトが入っていることを、明確に読み取れることも大切。特別時給の定義や条件をはっきりとさせることで、従業員の働く意欲を高めることにつながります。

シフト表作成で押さえておきたいポイント

シフト表を作成するときは、日々作りやすいものになっているかどうかが重要です。作り辛いシフト表だと手間が増え、シフト管理を怠る要因のひとつになることもあります。後任に引き継ぎやすいと感じるかどうかが、使いやすいシフト管理表になっているかどうかのひとつの目安です。

簡単に入力できる表は、見る側にとっても見やすいものになっていることが多いため、使用する文字数をできる限り減らし、記号で置き換えるなどの工夫も、取り入れるといいかもしれません。できるだけシンプルになるようレイアウトを整え、シフト間違いなどが生じないようにしましょう。

おすすめシフト表作成ツール

シフト表を作成するためのツールとしては、アプリやフリーソフトなどがあります。アルバイトが専用の用紙に希望の勤務日を記入し、正社員が全て取りまとめてシフトを作成する方法では、工数がかかりすぎる上にミスも発生しやすいという問題点がありました。

そのため、シフトの希望をインターネット経由で入力し、自動的にまとめるツールが重宝されています。シフト申請のために出勤する必要もなく、シフト変更も自宅でできるため、多くの人にとって使いやすいツールです。

例えば、シフト作成と管理をオンライン上でできるのが、「Airシフト」。スタッフはシフトボードというアプリを使い、パソコンやタブレット、スマートフォンからシフトを入力し、管理者は簡単にシフトの作成と管理を行えます。いつでもどこでもシフトを管理・確認できるのが大きなメリットです。シフトの提出期限が近づいたら、スタッフへ自動でリマインドされる機能も搭載済みで、スタッフ数が希薄な時間帯が出てきたら一括して出勤要請連絡ができるヘルプ機能もあり、管理者も便利です。

シフト管理もできる勤怠管理システムの紹介

シフトを管理でき、さらに勤怠の管理を総合的に行えるシステムを導入することで、より作業数を減らすことができます。例えば、株式会社デジジャパンが提供する「タッチオンタイム」は、導入実績を豊富に持つ勤怠管理システムで、シフトを作成・管理する機能が標準で搭載されています。

タッチオンタイムでは、曜日別、月別、従業員別にシフト管理ができるのはもちろん、決まったシフトパターンの設定やスタッフからの勤務希望時間を編集できる機能などがあります。また、設定はマウスを使う直感的な操作と数値入力による設定で、誰でも簡単にシフト作成が可能です。さらに、シフトの予実管理も行えるため、人件費の把握や予算編成の点でも便利です。

ツールを導入して簡単に作業

テンプレートやツールの導入、勤怠管理システムの採用などを検討することで、今までよりも時間をかけることなく、見やすくてかつ使いやすいシフト表を作成できます。手間をできる限り省いて正確に従業員のシフト管理ができるように、作成担当者もしくは会社に合うツールを探し、しっかりと活用していきましょう。

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