知っとく!勤怠管理

未払いを防げ!労働基準法で決められた残業代の計算方法を理解しよう

仕事をするうえで煩雑な作業の一つに勤怠管理があります。しっかり働いている従業員の時間に見合った賃金を支給するためには、労働時間の把握が必須です。どのような状況で残業代が発生し、どれだけ支払わなければならないのかなど、残業代の未払いを防ぐためにも労働基準法で決められた計算方法をしっかり理解しておきましょう。

残業代が発生する仕組み【法定労働時間・時間外労働時間・法内残業】

残業代とは基本的に法定労働時間を超えて業務に従事した場合に、超過時間分の賃金を通常賃金より割り増しして支払われる賃金のことです。

「法定労働時間」とは、労働基準法で定められている労働時間のことで、会社は原則として1日8時間、1週間では40時間を超える労働をさせてはならないことになっています。

「時間外労働時間」とは、上記で説明した法定労働時間を超える業務、いわゆる残業のことです。残業や休日労働、午後10時から翌朝5時までの深夜労働をした場合には、通常賃金に対して一定割合を上乗せした割増賃金が支給されます。

「法内残業」とは、就業規則で定めた所定労働時間を超えて働いても法定労働時間内を超えていない残業のことです。法内残業に対しては、残業代を支払う必要はありません

残業代が発生するケース

労働時間には「所定労働時間」と「法定労働時間」があります。

「所定労働時間」とは企業における就業規則や雇用契約などで決められた個々の勤務時間のことをいいます。会社ごとに、勤務時間が「9:00~17:00」である場合や、「10:00~19:00」である場合など様々あると思います。

「法定労働時間」は前述した通り、労働基準法で定められている労働時間のことです。

所定労働時間を超えて業務を行うことは残業となり、その残業時間も「法定内残業」と「法定外残業」の2つに分けられます。


・法定内残業

法定内残業とは、所定労働時間が6時間のパート従業員が、2時間延長して業務を行ったとしても法定労働時間8時間内に収まっている場合、それは法定内残業という扱いになります。そのため支払う残業代は通常時間単価で支払うことになります。


・法定外残業

法定外残業とは、法定労働時間8時間を超えて業務を行った場合、法定外残業となります。その場合、残業代は労働基準法で決められた割増率を通常賃金に上乗せ支給します。労働基準上の休日に勤務すると、休日労働として休日割増率を上乗せし支払う必要があります。

土日休みの勤務で土曜日に出勤しても、一週間の休日日数に当てはめると休日労働にはなりません。しかし、月~金にかけて40時間の勤務をしていた場合は、土曜日に出勤すると1週間の法定労働時間を超えるため割増賃金が発生。他にも、午後10時から翌朝5時までの時間で勤務をした場合、深夜労働とみなされ割増賃金が適用されます。

残業代の基本的な計算方法

労働基準法で定められている割増率は時間外労働時25%増し、深夜労働時25%増し、休日労働時35%となっています。基本的な残業代の計算方法は以下の通りです。

・基本給の1時間単価×1.25(時間外労働時)、または 1.35(休日労働時)×時間外または休日労働時間数

勤務時間によっては、時間外労働と深夜労働の割増率を合算できます。

・基本給の1時間単価×(時間外1.25+深夜1.25)×時間外労働時間

残業代を計算する際に発生した端数は、50銭未満を切り捨てて50銭以上1円未満を切り上げて計算しましょう。また、事務処理を簡易化するために、1ヵ月の時間外労働時間が30分未満の場合は切り捨て、30分以上の場合は1時間に切り上げて計算することが可能です。

残業代未払いの会社がやっているケース

残業代の基本的な計算方法が分かった次は、どうして残業代未払いが起こってしまうのかケースごとに見ていきましょう。


管理職社員が勤務実態を把握していない

勤怠管理ができない管理職社員が業務を指示しているケースです。管理職についている社員には、「労働条件の決定や労務管理について、会社経営者と一体的な立場」という責任が発生します。この責任を果たさず、名ばかりの管理社員が勤怠管理をした場合、従業員の労働状況が把握できず、残業代などの賃金未払いが発生する可能性が高くなるでしょう。管理職にはしっかりと勤怠管理ができる人を任命することが大切です。


タイムカードを定時で打刻させた後に残業の指示を出している

記録に残るものを先に作り上げて、記録に残らない状態で残業をするケースです。社員の中にはサービス残業という気持ちを持って働いている方も多いでしょうが、通常の業務に変わりはありません。退社時にタイムカードを打刻する習慣づけが必要です。


自宅に仕事を持ち帰らせている

膨大な仕事量を職場で処理させず、自宅へ持ち帰らせて残業代を節約するケースです。定時に退社できたとしても、自宅で仕事をする場合は、残業が発生していることと変わりありません。残業代なしにならないように、職場で仕事ができる環境づくりを心がけましょう。


労働時間の端数が切り捨てられている

分単位の時間外労働時間を切り捨てて、残業代を少なく見積もるケースです。タイムカードなど勤怠管理システムがある場合は、どれだけ端数の時間外が何分あるかチェックするようにしましょう。1ヵ月分の端数を合算すれば2~3時間分の残業代になり、残業代未払いになっているケースもあります。

労働基準法に違反した場合の会社側の影響

では、残業代未払いなど、労働基準法に違反した場合はどのようなことが起こってしまうのか見ていきましょう。


是正勧告

是正勧告とは、労働基準監督官が対象企業へ行き、企業側の管理が労働基準法に違反していると認めた場合に、正しく管理するように注意・喚起をすることです。もし法令違反があったとしても直ちに罰金などの罰則が科せられるわけではありませんが、是正勧告を受けた企業側は、指摘された部分を速やかに改善する必要があります。


訴訟にまで連鎖する恐れがある

法令違反だと労働基準監督署から指摘されたにも関わらず繰り返し是正をしない場合や、悪質だと判断された場合は検察庁に書類送検される可能性があります。金銭的なダメージだけでなくて、公表された場合は会社としてマイナスなイメージを持たれてしまいます。労働基準法に違反した場合は、会社として様々なリスクがあることを認識した上で、対策する必要があります。

管理の行き届いた勤怠チェックをするように心がけましょう

残業代の未払いは、会社の信頼を失くすうえに従業員の意欲まで低減させてしまい人材の離職の原因にもなります。さらに、労働者の労働基準監督署へのリークのリスクもあり、是正勧告される可能性も増えます。特に管理職についている社員は、他人任せにせず、自分で管理する能力が必要です。労働基準監督署の監査が入っても困らないように、社内の管理システムや体制、給与算出方法を見直して、支払い漏れのないように気をつけましょう。

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