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知っとく!勤怠管理!

テレワークや在宅勤務の導入には勤怠管理が必須!課題や方法、ポイントを解説

働き方改革

テレワークを正しく導入することで、企業は以下のメリットを得ることができます。

  • オフィスに出勤できない緊急時に備えられる
  • 多様な働き方を実現できる
  • 業務効率を上げることができる
  • 優秀な人材の獲得・定着率の向上が期待できる
  • 通勤手当やオフィス代の経費節約

テレワークならなんらかの理由でオフィスに出勤ができないときでも、自宅などの離れた場所からでも通常通り業務を行えるようになります。

従業員は通勤にかかる時間が減るため、プライベートな時間を作りやすくなり、ワークライフバランスを取りやすくなります。また、仕事とプライベートの両立をしやすくなるため、育児や介護をしている優秀な人材を獲得しやすくなり、既存の従業員の定着率の向上も期待できます。

さらに、企業側はテレワークを導入することで、通勤手当の負担が減ったり、広いオフィスが不要になったりするため経費の節約にも繋がる可能性もあり、新しい働き方として期待されています。

しかし、テレワークを導入するには解決すべき課題があります。

そこで、この記事ではテレワークの課題や解決方法を紹介していきます。自社へのテレワークの導入を成功させたい人事・総務の担当の方や経営者の方は、ぜひ参考にしてください。

テレワーク・在宅勤務の導入課題

テレワーク・在宅勤務の導入課題

テレワークや在宅勤務を導入する場合、以下の課題があります。

  • 労務・勤怠の管理
  • 円滑なコミュニケーション
  • 人事評価
  • セキュリティ

この課題を把握しておかないと、「テレワークや在宅勤務を導入したけど、うまく回らない…」「テレワークや在宅勤務を導入する前より仕事が大変になった…」という事態に陥るかも知れません。

どの課題も解決方法がありますので、ご安心してください。先に課題を説明していきます。

労務・勤怠の管理

テレワークの導入には、労務・勤怠の管理に、さまざまな課題があります。

テレワークは従業員がオフィスに出勤している場合と異なり、労務や勤怠の管理が難しくなります。

たとえば、「出勤ボタン」を押しただけで従業員が仕事をしていないケース。逆に、「退勤ボタン」を押したのにその後従業員が残業したケース。もあるかもしれません。

円滑なコミュニケーション

テレワークに慣れていないと、オフィスに出勤したときのような円滑なコミュニケーションが取りづらくなります。

テレワークに慣れるまでは、従業員同士の連携がうまくいかないケースがあります。なかには、コミュニケーションがうまく取れず孤立してしまう従業員が出てくるリスクもあります。

人事評価

テレワークは気軽にコミュニケーションを取る機会が減るため、人事評価が難しいという課題もあります。

勤務態度や誰が何をしているのか把握しづらく、人事評価が難しくなります。人事評価が正しく行われないと従業員が不平不満を感じたり、生産性が下がったりするリスクがあります

セキュリティ

テレワークでは、セキュリティも課題となります。

たとえば、セキュリティに問題があると、ハッキングなどの被害に遭い、個人情報や会社の機密情報が漏洩するリスクがあります。

ハッキングだけでなく、社外の人がいるカフェやホテルで仕事をした場合も、画面を第三者に見られて機密情報が漏洩する危険性があります。

万が一、機密情報が漏洩してしまうと企業全体の利益や信用を損なってしまいます。

テレワーク・在宅勤務の導入課題の解決方法

テレワーク・在宅勤務の導入課題 解決方法

それでは、課題別の解決方法をお伝えしていきます。

これらの解決方法を把握しておくと、テレワークの導入がスムーズになります。

労務・勤怠の管理

労務・勤怠の管理は、テレワークに対応した新しいルールを定めて、浸透させるのが有効です。

たとえば、従業員に始業・終業時刻にメールで報告してもらいます。「今から業務を始めます」「本日の業務が終了しました。お疲れ様でした」というようにメールを送ってもらいましょう。メールを送ってもらうことで、テレワークでも労務の管理を把握しやすくなりす。

また、後の章でも詳しく解説する勤怠管理システムを導入するのも効果的です。労務・勤怠の管理は、他にも課題が多いため、次の章でより詳しくお伝えします。

円滑なコミュニケーション

円滑なコミュニケーションは、メールやチャットといったテキスト情報だけではなく、ビデオ通話や電話を使った口頭での連絡を取り入れることが重要です。

テキスト情報だけだと伝わりづらいニュアンスも、口頭で説明すれば伝わりやすくなります。

「この後、5分ほど通話できますか?」と聞いて口頭でコミュニケーションを取るのが解決方法のひとつになります。

慣れてくれば、職場で出勤していたときと変わらないコミュニケーションを取ることができます。

なお、コミュニケーションに関して負担を感じている従業員を減らすために、定期的に従業員にアンケートやヒアリングを行い状況を確認するのが効果的です。

人事評価

人事評価もテレワークに合わせて新しい基準を定めて、従業員に浸透させるのが有効です。

「テレワークにおいては、この部分を評価する」と定め、従業員に浸透させておけば従業員も評価の基準がわかるため、行動しやすくなります。

たとえば、営業職であれば「新規の契約を週に3件以上は受注する」というように評価基準を明確しておきましょう。評価項目を明確になれば、人事評価を受ける側もする方も行動基準を把握しやすくなります。

セキュリティ

セキュリティに関してもルールを設けておくことが重要です。「重要なデータは自分のパソコンやUSBメモリーに保存しない」「重要なデータの閲覧には、パスワードをかけておく」というようにセキュリティに関しての研修を行うことが効果的です。

予算に余裕があれば、従業員に仕事用のパソコンを使ってもらって、仕事用のパソコンとプライベート用のパソコンを分けて業務をしてもらえると、パソコンのウィルス感染のリスクを軽減できるので、より安全性は高まります。

テレワーク・在宅勤務の勤怠管理面の課題

テレワーク・在宅勤務の勤怠管理面の課題

前項でもお伝えしましたが、テレワークには勤怠管理の面で課題があります。

  • 業務量が把握しにくい
  • 各種申請(残業申請・休暇申請)に書類が必要
  • 自己申告制

こちらも後の章で解決方法を詳しくお伝えするので、先に課題から解説します。

業務量が把握しにくい

オフィスに出勤している場合と違ってテレワークでは、誰がどれだけ仕事をしているのかという業務量を把握しにくいです。

業務を依頼しすぎたり、業務が特定の人員に偏ると、チームとしての生産性が上がりづらくなります。

各種申請(残業申請・休暇申請)が書類

また、テレワークを導入したのに、各種申請(残業申請・休暇申請)が紙の書類の場合も課題があります。

申請書類を提出するために出勤する必要がある。申請書が郵送されるので受け取るために出勤しなくてはいけない。ハンコを押すために上司がオフィスに出勤する必要がある、という事態になるかもしれません。

自己申告制

テレワークでは、打刻が自己申告制というのも課題です。自己申告なので、従業員のモラルが問われます。

「モラルが問われるのは、紙のタイムカードでも同じではないの?」と思うかもしれません。しかし、オフィスにある紙のタイムカードとは違い、リモートワークや在宅勤務の場合、従業員が出勤せず打刻するため、従業員のモラルがより要求されます。

「うちは紙のタイムカードではなく、Excelやスプレッドシートで勤務時間を記載してもらっている」という会社もあるかもしれません。しかし、Excelやスプレッドシートでの勤務管理は、入力ミスが起こるリスクがありまし、働き方改革関連法による法改正ではあまり推奨されていない管理方法です。
詳細:エクセルの無料テンプレートで簡単に効率よく勤怠管理をしよう

また、自宅のパソコンから自己申告をする場合、実際の労働時間と異なった申告をする「虚偽の自己申告」がしやすくなってしまいます。日本労働組合総連合会(連合)が2020年6月に発表した「テレワークに関する調査2020」調査では、以下のように実際の労働時間よりも短い労働時間を申告した人が6割以上いました。

・時間外・休日労働をしたにも関わらず申告していない回答者が 6 割超(65.1%)

未申告での業務が続くと、従業員の不平不満を生む原因になってしまいかねません。また、システムが整っていないと労働時間を実際より長く申告する従業員が出てくるリスクもあります。

テレワーク・在宅勤務の勤怠管理面の解決方法

テレワーク・在宅勤務の勤怠面の解決方法

テレワークの勤怠面の解決方法をお伝えしていきます。

少し手間はかかりますが、どの解決方法も実践しておくと従業員も会社側も働きやすい職場を作れるので、ぜひ参考にしてください。

業務量が把握しにくい⇒業務内容を適宜共有する

まずは部署やチーム全体の業務量をマネージャーなどが把握することが大前提となります。これらは業務管理ツールを活用すると良いでしょう。

さらに日々の業務量については従業員に始業時に「何をする予定か」、就業と共に「今日は何をしたのか」を報告してもらい上司が把握できるようにしましょう。

各人の業務量や業務内容を把握しておけば、仕事の配分もしやすくなり無駄を軽減できます。テレワークでは従業員からも積極的に、「何をする予定か」「何をしたのか」を申告することを協力してもらいましょう。

各種申請(残業申請・休暇申請)が書類⇒勤怠管理システムを活用する

各種申請に関しては、ペーパーレスで行えるようにしましょう。申請をペーパーレスにすると捺印が不要になり部下も上司もオフィスに出勤せずに、申請作業が完了できます。

こちらに関しては、後の章でお伝えする勤怠管理システムを使うと便利です。

自己申告制⇒勤怠管理システムを活用する

自己申告制の解決策は、出退勤を正確に記録できる仕組みが必要です。この課題の解決策も、勤怠管理システムを使うのが効果的です。

詳しくは、後の章で詳しくお伝えします。

テレワークには勤怠管理システムの導入が効果的

テレワークには勤怠管理システムの導入が効果的

テレワークをスムーズに導入したい場合は、勤怠管理システムの導入がオススメです。

勤怠管理システムには、テレワーク・在宅勤務を行う上で役に立つ機能が満載です。

ただし、勤怠管理システムは種類が多いです。いい加減に勤怠管理システムを選んでしまうと「ほしい機能がなかった…」「使いづらくて従業員たちに負担がかかってしまう…」ということになるリスクがあります。

ですので、次の章からは勤怠管理システムを選ぶ際のポイントをお伝えしていきます。

これから、勤怠管理システムを導入したい人事・総務の担当の方や経営者の方はぜひ参考にしてください。

勤怠管理システムを選ぶ際のポイント

勤怠管理システムを選ぶ際のポイント

勤怠管理システムを選ぶ際のポイントは以下のとおりです。

  • 正しい労働時間を把握・管理・指導してくれる
  • ペーパーレスで残業や休暇申請ができる
  • 給与システムと連携できる

それぞれ順番に説明してきます。

正しい労働時間を把握・管理・指導してくれる

労働時間は、目には見えないため超過しやすく管理しづらいです。また、働き方改革関連法によって、時間外労働の上限が大企業は2019年4月より、中小企業は2020年から定められました。

時間外労働時間は原則として、次の表が上限と定められました。

年間労働時間 360時間以内
複数月平均労働時間 45時間以内(休日労働を含む)

出典:時間外労働の上限規制 | 働き方改革特設サイト | 厚生労働省

※上記に違反した場合には、罰則(6か月以下の懲役または30万円以下の罰金)が科される恐れがあります。

他にも、「月60時間超割増賃金率引上げ」や「年次有給休暇5日以上取得義務」など、会社に課せられた義務は多いです。

そのため、正しい労働時間の把握・管理ができるシステムの導入はテレワークにおける勤怠管理を楽にするだけでなく、法改正対応にも繋がるのです。

ペーパーレスで残業や休暇申請や承認ができる

勤怠管理システムの多くは、残業申請や休暇申請などのワークフロー機能が備わっているものが多いため、簡単にペーパーレス化が実現できます。申請をする側も承認する側も手間を省けます。

「申請書類を提出するために会社に行く必要がある」「申請承認のために、ハンコを押しに会社に行く必要がある」という事態を回避できます。

打刻忘れや各種休暇等の申請や時間外労働は給料と関係するため、重要なものです。

そのため、ペーパーレスで手続きができる勤怠システムは便利です。

給与システムと連携できる

給与システムと連携しているシステムを選ぶと、給料計算業務も負担軽減できます。

打刻した労働時間を自動集計機能付きのシステムを選ぶと、勤務集計の負担が減ります。集計業務は正確性が求められる上、毎月必ず発生する業務なので、自動集計機能付きのシステムはとても便利です。従業員が日々の出退勤打刻を繰り返しているだけで、月末には集計済みのデータが完成しています。

万が一、給料の計算間違いをしてしまうと、トラブルの原因になるだけでなく従業員のモチベーションが下がる原因にもなりかねません。こういった理由からも給与システムと連携している勤怠管理システムを選ぶことがオススメです。

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まとめ

テレワーク導入のメリットまとめ

冒頭でもお伝えさせていただきましたが、テレワークを導入すれば、 以下のメリットを得ることができます。

  • オフィスに出勤できない緊急時に備えられる
  • 多様な働き方を実現できる
  • 業務効率を上げることができる
  • 優秀な人材の獲得・定着率の向上が期待できる
  • 通勤手当やオフィス代の経費節約

日本は労働力人口が減少しており、優秀な人材の確保や定着がますます重要となっています。

今後はテレワークが可能な会社かどうかで、従業員が会社を選ぶ時代になる可能性があります。時代に取り残されないためにもテレワークの導入を進めることをオススメします。

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