勤怠管理アプリ・勤怠管理システムとは？導入のメリットや選ぶ際の注意点まで解説｜タッチオンタイム

勤怠管理アプリとは？

勤怠管理アプリとは従業員の出勤や退勤時間、残業などの勤怠情報を、スマートフォンやタブレットなどデジタル端末にインストールしたアプリで実施するものです。「出退勤アプリ」や「打刻アプリ」などと呼ばれることもあります。場所を選ばず、かつ正確に記録できるため、オフィスはもちろん外出先やリモートワークでも勤怠管理が容易になるでしょう。

また、勤怠管理アプリを導入すると正確な残業時間を把握できます。従業員の高精度の勤怠情報を知ることで現状を把握でき、業務効率化にもつながるでしょう。

勤怠管理アプリの種類

勤怠管理アプリは大きく3つの種類に分けられます。以下でそれぞれの特徴を解説します。

タイムレコーダー型

タイムレコーダー型とは出退勤の打刻や申請・承認など、勤怠データの集計に特化したものです。タブレット端末を打刻機としてオフィスに設置するケースもあり、その場合はオフィスへの出社を前提とした企業に適しているといえます。

多機能型

多機能型とは、勤怠管理に関連する多様な機能を搭載したものです。搭載された機能を活用することで勤怠情報を自動的に集計するだけでなく、勤怠業務全般の効率化が期待できます。

他業務連動型

他業務連動型とは勤怠管理だけでなく、給与計算をはじめ勤怠管理と関連性のある他の業務の効率化まで見込めるものです。バックオフィス業務の効率化に役立つため、使い方次第では大幅な業務効率化が期待できるでしょう。

勤怠管理ができるアプリサービス4選

数ある勤怠管理システムやアプリの中から4つ厳選してご紹介します。

freee for チーム：アプリで勤怠入力・給与明細閲覧

勤怠管理、給料明細・従業員の情報が閲覧できる、スマホ専用アプリです。出勤や退勤のときにアプリを開き、記録ボタンをタップするだけで打刻することができます。休憩時間や遅刻時間もしっかりと管理できるのが特徴です。

タイムマネジメント型勤怠管理システム シュキーン

従業員の勤怠データをリアルタイムで確認できる、勤怠管理システムです。アプリを活用すれば、スマホからでも打刻できます。個人の勤怠管理だけでなく、チーム単位での勤怠管理も可能です。

jinjer勤怠マネージャー

ICカードを使った打刻やカメラ撮影の打刻などさまざまな打刻方法があるのが「jinjer勤怠マネージャー」で、AI分析を利用した勤怠管理ができます。AI分析では、モチベーションが下降している傾向のある従業員を導き出すことが可能です。

CLOUZAタイムレコーダー

屋外で打刻することが可能な勤怠管理システムです。従業員が屋外で打刻した場合、打刻した場所の位置情報が確認できます。給料計算ソフトも複数対応しているので、給料計算もスムーズにできます。

勤怠管理アプリを導入するメリット

勤怠管理アプリの導入メリット4つをご紹介します。

勤怠管理を効率化できる

勤怠管理アプリの導入により、勤怠管理を効率化できます。スマートフォンやタブレットから打刻できるため、従業員は勤怠管理においてストレスを溜めずに済むでしょう。また、申請や承認も従来と比べてスムーズに進められます。管理する側にもメリットがあり、勤怠状況の管理や給与計算システムとの連動などによって業務の効率化が見込めます。

外出先からの打刻が可能

営業などの外回りの業務がある会社では、アプリでの打刻が非常に便利です。

例えば、外出先の会社への訪問の際にわざわざ会社に行ってから、あるいは帰って打刻をしなくても、外出先での打刻が可能になります。そのため直行直帰が可能になり、後日の打刻も必要がありません。

パソコンがなくても打刻ができる

パソコンで打刻が出来ない環境でもスマホを持っていれば打刻ができます。事務所に打刻用のパソコンが無い、パソコンを用意するのにコストがかかる、と言った場合には助かります。

新たなタイムカードやICカード発行のコストが削減できる

従業員が新しく入社した時に発行するタイムカードやICカードにかかるコストを削減することができます。スマホやタブレットでの打刻をすることでペーパーレス・カードレスな打刻が可能になります。

法令遵守に役立つ

勤怠管理アプリを用いることで正確な残業時間を把握でき、超過を防ぐと同時に法令遵守に役立ちます。残業時間が超過すると警告する機能を備えたアプリもあり、コンプライアンスの意識向上や企業としての信頼性向上が期待できるでしょう。また、労働基準法の改正に応じて自動で対応してくれるアプリもあり、最新の法令に準拠した労務管理が可能になります。

勤怠管理アプリの費用

勤怠管理アプリを実際に利用する際には、いくらの費用がかかるのでしょうか？

勤怠管理アプリの導入には、初期費用がないところがほとんどで、月額料金が事業所や使用する従業員の数で決まります。

導入するシステムによって違いはありますが、勤怠管理アプリの費用をみてみると、従業員が100人以上の場合1人あたり200円～と比較的安い金額で利用することが可能です。

勤怠管理アプリの導入事例

実際に勤怠管理アプリを導入した企業の事例を見てみましょう。

IT企業での事例

直行直帰が多く、労働時間の管理と報告を従業員に委ねていたが、勤怠報告の精度が人によってバラつきが出てしまった。そこで勤怠管理アプリを導入すると、スマホでの打刻が可能になり、従業員がいつどこで業務を行なっているのかを把握することができるようになった。

レストランでの事例

アルバイトの打刻管理は、タイムカード式の出勤簿を使い締め日に提出させていた。しかし、締日の出勤簿の提出を忘れてしまったり、記入漏れや記入内容が読み取れないということが起きてしまった。勤怠管理アプリの導入によって、従業員の出勤時間の集計作業が楽になった。

スポーツ関連会社での事例

以前まではタイムカードによる勤怠管理をしていた。しかし従業員が増加し、地方での営業が増加し勤怠状況の管理が難しくなってきた。使いやすくわかりやすい勤怠管理アプリを導入することによって、勤怠状況の管理が楽になった。

勤怠管理アプリ選びの注意点・選び方

勤怠管理アプリの選びの際には、従業員の実状にあったものを選ぶ必要があります。勤怠管理アプリを選ぶ時の注意点を説明いたします。

従業員のITリテラシー、状況に合ったものを選ぶ

スマートフォンの普及によってITリテラシーがある程度あるという人は増えてきましたが、従業員全員がアプリを使いこなせるとは限りません。また、スマートフォンではないという従業員がいるということもあり得ますので、十分に注意が必要です。

導入・運用コストが予算内か確認する

勤怠管理アプリの導入・運用には一定の費用がかかります。初期費用に加えて利用者数に応じた月額料金が必要な場合となる場合が多く、自社の予算内に収まるかの確認が必要です。さまざまな機能が搭載されていて大きなコストが必要となるケースもあり、自社に必要な機能と費用のバランスを考えましょう。

アプリと端末を併用する場合、人事担当者の運用範囲が広くなる

勤怠管理にアプリと打刻端末の2つを併用する場合、アプリと端末の管理を人事担当者がしなければいけません。アプリだけを使う場合に比べ、管理コストがかかります。

アプリならではのエラーが発生

アプリケーションの使用は操作中のエラーが心配です。打刻したのに反映されない、申請ができない、操作中に強制終了してしまう、など。またスマートフォン自体のアップデートにより一部機能が使えなくなることも想定されます。

アプリにこだわると管理、運用ができないことも

勤怠管理アプリにだけこだわって選んでしまうと、システム全体を見て選ぶことができなくなってしまいます。また、本来必要としていた管理機能を見落としてしまうことになります。システム全体を見てからアプリを見るようにしましょう。

勤怠管理システムやアプリを活用して効率的に

勤怠管理システムやアプリの中には、お試しプランがあるものもあります。勤怠管理システムやアプリは利用料金もそれぞれ異なるので、お試しプランなどを活用してみてはいかがでしょうか。自社に合った勤怠管理システムやアプリを導入するだけで、従業員の勤怠管理が少し楽になるかもしれません。勤怠管理をもっと効率よくしたいと考えている方は、ぜひ勤怠管理システムやアプリの導入を検討してみてください。