知っとく!勤怠管理

自社の社員が残業過多になっている理由は?人事部の側面から解決

働く人にとって、大きな問題となっている日々の残業。様々な理由で残業したい人もいますが、休息時間も減り心身ともに大きな負担となっているケースもあります。管理者側からすると、自社の社員に効率よく仕事を進めてもらい残業時間を減らしたいと考えるでしょう。そこで今回は、自社の社員が残業してしまう理由とその改善方法を見てみましょう。

サラリーマンが残業する本当の理由 

サラリーマンが残業する理由は、単に仕事が立て込んでいるからというだけではありません。いくつか理由があるようです。


残業時間で上司の評価を得たい

ひとつが、残業時間で上司の評価を得たいからということです。内閣府が調査したワークライフバランスに関する意識調査によると、残業するのが当たり前で、定時で帰る人のほうが悪い印象があるという声が多く聞かれました。家庭の事情なども影響して、家に居づらいと感じることが残業の理由となっているケースもあります。これらは業種に限らず、日本の社会全体に根付いている風潮が大きな要因と考えられています。


仕事を抱え込んでしまう・分担できない

仕事の分担ができないことで残業が多くなることもあります。優秀な社員にだけ仕事が集中していて、他に仕事を任せられないのが大きな要因です。中小企業に多くあるケースですが、教育システムを確立し社員全体の能力を底上げすることで解決することもあります。優秀な社員に仕事が集中しないよう、サポートできる人材もしくは優秀な社員と同等の人材を育成する仕組みを作ることがポイントです。


残業代が欲しい

さらに意外と多いのが、残業代欲しさに残業に取り組んでいる人です。基本給が安いために残業代で生活費を稼がざるを得ないという人も一定数存在しています。


クライアントの要望に振り回される

クライアントの都合に振り回されたり、コロコロと変わる上司の指示に合わせて残業が必要になったりと、その場の状況によって残業が必要になることもあります。


日本人に残業が多い理由

サラリーマンが残業をしてしまう理由を紹介いたしましたが、ここからは残業を日本人の国民性という観点から説明いたします。


仕事内容が明確に決まっていない

日本の会社においては、仕事内容が明確でないことが多いでです。例えば、総務部から営業部に異動するということが挙げられます。

欧米のように決まった職種の中で仕事内容が限定されているわけではないため、専門性よりもいろいろな仕事に対処できる能力が求められるようになっています。 また一つの仕事を何人かで分担して行うということがあるため、自分の仕事の範囲が明確ではないという状況になっています。

参考:「なぜ、日本人は残業時間が多いのか」


顧客満足度を必要以上に重要視してしまう

顧客満足度100%を目指す日本人の性格も欧米人と違い残業が多くなる点です。欧米企業の多くは、100%ではなく、90%を目指したサービスや商品作りをしています。日本人の元々の性格や風土などによるものも大きく影響していると考えられています。

残業申請時によく使われる理由

サラリーマンの残業理由を説明してきましたが、実際に会社に申請する際はどのように説明しているのでしょうか?残業する理由は業種や人によってさまざまですが、会社に認められる理由で申請されているようです。会社の規定にもよりますが、申請の承認は上司が行うことが多いでしょうから、きちんとした理由で申請する必要があるためです。

社員が残業申請時に使う主な理由

  • 急な案件が発生し締め切りが迫っている
  • 他メンバーのお休みによりリカバリーが必要になるため
  • 急なトラブル対応が必要なため

【サラリーマンが残業している本当の理由】の内容を見てもわかる通り、残業申請にて上げられる残業理由と実際の理由とでは少しずれた内容になっている場合があります。

その為、実態を知るために詳しく調査をしてみるのも一つの手です。無料かつ匿名で行えるWEBアンケートシステムを活用してみるのも良いでしょう。

人事の側面から会社全体の残業をいかに減らすか

残業を減らすためには、まず、根本的な原因を突き止めることが必要です。残業の理由・原因を明確にすることで、適切な対策もはっきりと見えてきます。企業によっては日々の残業を減らすために、さまざまな取り組みが行われています。

そのひとつが多くの会社で取り入れられているノー残業デーです。週に1度会社が定めた曜日は、社員が定時で一斉に退社する取り組みで、作業の効率化やモチベーションを上げるために有効な方法となっています。

しかし、別の日に残業が多くなってしまったり、家に仕事を持ち帰らなければならなかったりと弊害が生じてしまうこともあります。そうなってしまっては、本末転倒となるため自社に適したやり方なのか、注意してみることが大事です。

また、一定の社員にばかり負担がかからないように、業務内容をローテンション化するのもよいでしょう。わかる範囲でフォローができるようになり、社員間のコミュニケーションにもつながります。協調性やチームワークが向上することで生産性も上がるでしょう。

他にも、会議は立ったままで行うなど、ひとつひとつの作業を見直して、結果的に残業を減らすことに成功した例もあります。

また、勤怠管理システムを使って部署ごとの残業時間を明確にし、それぞれの部署の責任者にそれをあきらかにし、削減への取り組みを依頼するという手もあります。

残業削減は仕組づくりと意識の変化が大切

残業は、働く人にとって切っても切れないことですが、仕事の仕方や会社の仕組みで削減させることができます。そのためには、会社の取り組みはもちろんですが、社員ひとりひとりの意識を変えていく動きも大切になってきます。

また、諸外国の働き方や制度を見てみるのも有効な手段なのかもしれません。残業を減らすことは、会社にとっても社員にとっても大きなメリットが得られると考えられます。また、以下の記事にも残業の削減についてご紹介していますので参考にしてください。

→「どうしたら工夫できる?残業時間を削減するための方法とは

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