長時間労働などの過重労働を防ぐ、労務リスク軽減策のポイントとは? | 勤怠管理システム『タッチオンタイム』
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長時間労働などの過重労働を防ぐ、
労務リスク軽減策のポイントとは?

労務リスク軽減に役立つ勤怠管理とは何か、そのポイントについて考えます。

過重労働などの労務リスク対策、最初の一歩は「正確な勤怠管理」

経営者は、さまざまな労務リスクを抱えています。特に近年は、過重労働による過労死や健康被害、あるいは残業代の未払い問題などが次々と社会問題化し、注目を集めています。労務問題に対応することは経営者にとって喫緊の課題の一つです。

とはいえ、一人ひとりの労働時間を正確に把握するのは、想像以上に困難です。出退勤時刻の記録を自己申告に頼っているケースにおいては、総務人事部でも実際の労働状況を正確に把握できているとはいえません。みなし残業制度を導入しているところにいたっては、そもそも残業時間そのものを把握していないケースすらあります。

このような状況では、自社にどのような労務リスクがあるかがつかめず、対策を立てることもできません。労務リスクに対応するためには、まず、できるかぎり正確に全社員の労働時間を把握する必要があるのです。

タイムカード導入だけでは、労務リスクを軽減できない

タイムカード導入だけでは、労務リスクを軽減できない

労働時間を把握するためには、一般的にはタイムカードが使われます。しかし、タイムカードを使ったとしても、正確に労働時間を把握できるとは限りません。

タイムカードは普通、月の締め日過ぎに初めて集計されます。これは、締め日にならないと誰がどれだけ働いたかが把握できないということを意味しています。

締め日を迎えて集計してみたら、労働時間が規定を超えていたという可能性もあるわけです。これでは、労働時間の把握が後手に回ってしまい、労務リスクに対する十分な対応が取れません。

タイムカードの問題点はほかにもあります。第一には、代理打刻(なりすまし打刻)、つまり本人以外の第三者が代わりに不正打刻してしまうという問題です。本人はまだ残業しているのに同僚や上司などの第三者が退勤時刻を打刻してしまうようなことがあれば、実際の労働時間と記録上の労働時間にズレが出てしまいます。

それから、職種によってはタイムカードがなじまないという問題もあります。内勤の職種であれば、オフィスへの出退勤時刻を打刻すればいいので特に問題はありません。

しかし、営業職のように直行直帰が多い職種であれば、タイムカードの打刻と実際の労働時間との間にズレが発生することもあります。また、社員がテレワークをしている場合も、タイムカードに打刻することは不可能です。こういった働き方の社員が多い企業では、タイムカードの運用自体が困難でしょう。

つまり、長時間労働という労務リスクに対応するためには、ただタイムカードを導入するだけでは不十分なことが多いのです。自社の就業規則に合わせた勤怠管理システムを導入し、適切に運用する必要があります。

労務リスクを軽減する正しい勤怠管理のポイント

では、いったいどうしたら正確に労働時間を記録し、勤怠管理ができるのでしょうか。そのポイントは、タイムレコーダーの選び方とシステムの運用方法にあります。

まずは、不正打刻を防止できるシステムを導入すること。最新のタイムレコーダーは、指紋や指静脈などの生体認証を使って打刻できるものがあります。これを使えば、第三者による不正打刻を防止できます。

幅広い働き方に対応できるシステムを選ぶことも必要です。たとえば、外勤が多い企業であれば、PCやスマートフォンを使って打刻できるものを導入するといいでしょう。内勤者やテレワーカーはPCで、外回りが多い営業職はスマートフォンでというように、一人ひとりの状況に合わせた打刻方法を選べるので、より適切に出退勤時刻を記録できます。

労務リスクに素早く対応するには、リアルタイムで集計できるシステムは必須

次に、リアルタイムで集計ができ、その結果を確認できるようなシステムを選ぶこと。一人ひとりの労働時間をリアルタイムで確認できれば、残業時間などから過重労働にもすぐ気づくことができます。

そうすれば業務量をマネジメントする、有給休暇をとらせる、ヘルプの人員を増やすなどの対応が可能です。労務リスクに素早く気づき対応するためには、リアルタイムで集計できるシステムは必須といっていいでしょう。

さらに、集計時に総務・人事に負担がかからないシステムを選ぶことも大切です。どんなにいいシステムでも、実際に運用する人に負担がかかってしまうのであれば意味がありません。業務担当者にも簡単に使いこなせて、自動的にさまざまな処理をしてくれるシステムを選びたいものです。

労務リスク管理の最初の一歩は、正しい勤怠管理から。まずは、勤怠管理を正確に行い、社員の労働時間の状態を確認することが重要です。その際、それぞれの企業の労働環境に合った、社員にもなじみやすい勤怠管理システムを選ぶことが要となります。