勤怠管理システムと給与計算のシステムを連携させるメリットとは？

勤怠管理と給与計算を連携させるメリット

勤怠管理と給与計算を連携させることで、どのようなメリットを享受できるかについて解説します。

業務効率の改善

昨今は労働人口の減少や人的リソースの価格高騰などの影響もあり、効率的な業務の実現を重視する企業も増えています。システム間で連携ができれば、集計された従業員の勤怠情報はシステム内で一元的に管理することが可能です。一元化したデータはそのまま給与計算に反映されるため、データ入力の手間を削減できます。

ヒューマンエラーの防止

手作業によるデータ入力は、ヒューマンエラーにつながりやすいです。ヒューマンエラーが発生すると、正しい給与計算ができません。作業のやり直しにも時間がかかってしまい、効率的な業務を行えなくなるほか、最悪の場合従業員とのトラブルに発展する恐れもあります。システムの連携ができれば、手作業でデータを移し替える際に発生しやすい各種ミスの防止が可能です。

属人化の防止

属人化とは、特定の担当者しか業務内容を把握できない状況を指します。属人化が進むと、その人が不在、または退職した際に業務が停止したり、品質が著しく低下したりしかねません。とくに給与計算業務は、税制度や法律に関する専門知識が求められるため、属人化しやすいです。システムの連携によってある程度自動で処理できるようになれば、誰でもスムーズに作業を進められるようになります。

就業管理への発展

就業管理とは従業員の出退勤、労働時間などを適正に把握、管理することで、法令遵守や法的義務、従業員の安全管理などが目的です。システムの連携によって、就業管理はより正確かつ効率的に実施できるようになり、法的なトラブルや労使紛争などの回避にもつながります。

勤怠管理と給与計算を連携させるデメリット

勤怠管理と給与計算の連携には、メリットのみならずデメリットもあります。以下では、具体的な両者を連携するデメリットについて解説します。

導入コストが必要

システムを連携させるにあたって、以下のようなコストがかかることがあります。

• システム利用料
• サーバー保守費
• 導入初期のデータ設定・移行コスト

オンプレミス型（カスタマイズ型）の場合は、数百万円かかるケースもあります。そのため、事前に予算計画を立てる、既存のハードウェアを活用するなどして、コストを抑える工夫をしましょう。

従業員からの反発

従業員の反発を招くリスクがある点も、勤怠管理と給与計算を連携させるデメリットの1つです。連携させた勤怠管理と給与計算システムを使用するのは、従業員です。もし会社の働き方に合わないシステムを導入してしまうと、従業員が慣れるまでに時間がかかってしまい、作業効率が低下します。最悪の場合、不信感を抱かれる可能性もあります。

そのため、操作方法の研修の実施、教育が不要なほどシンプルなものを選ぶなどの対策が必要です。

トラブル発生時の影響範囲

システム障害をはじめとするトラブルが発生すると、連携しているシステムすべての作業工程がストップします。その場合、作業が止まった分だけ業務に深刻な影響が出かねません。特にクラウド型のシステムは、自社の外に重要な個人情報を預けることになります。提供事業者のセキュリティ対策が不十分だと、サイバー攻撃による情報漏洩のリスクが高まります。

自動連携対応の勤怠管理および給与計算システムのタイプ

自動連携対応の勤怠管理、および給与計算システムにはどのようなタイプがあるのか、以下で詳しく解説します。

クラウド型

インターネットを介してベンダーのサーバーにアクセスし、運用する形式のシステムです。サーバー購入やインストールが不要なため、導入のハードルが低い点が魅力です。その特徴から、小規模から大規模まで幅広い企業におすすめできます。インターネット環境さえ整っていれば、自宅や社外からでも安全にアクセスできるため、在宅勤務にも対応可能です。
また、自社管理より強固な場合が多く、データバックアップも自動で行えます。

オンプレミス型（カスタマイズ型）

自社の業務プロセスに合わせて、ゼロからまたはパッケージをベースに大幅な変更を加えて構築するタイプです。自社の要望に合わせて、システムを細かく作り込める点がメリットです。既存の業務フローを変える必要がないため、高い競争力も生み出せます。これらの特徴から、大企業や特有の業務プロセスを持つ企業に適しています。
なお、構築コストが高く、環境の構築において専門的なスキルが求められる点に注意が必要です。

オンプレミス型（インストール型）

すでに完成しているパッケージソフトウェアを購入し、社内サーバーやローカルPCにインストールして利用するタイプです。一度インストールしてしまえば、オフライン環境でも運用できるのが強みとしてあげられます。また、ソフトの購入費用以外のランニングコストがかからない点も魅力です。

そのため、ソフトを適宜カスタマイズする必要がない、小企業に適しているタイプといえます。なお、機能の追加、変更については、ベンダーが提供する範囲内に限られる点に注意してください。

勤怠管理と給与計算の連携はTouch On Timeがおすすめ

Touch On Timeは、以下のようにさまざまな給与システムとの連携実績があります。

• MFクラウド給与（クラウド型会計システム）
• 給与奉行（勘定奉行のOBC）
• 弥生給与、やよいの給与計算など（弥生）
• JDL IBEX給与など（JDL）
• TKCのFXシリーズ
• PCA会計

上記以外のシステムについても、CSV形式でのデータ読み込みに対応していれば連携は可能です。

自動で勤務時間を集計しそのデータを給与計算システムと連携させることで、タイムカードの集計と給与計算にかける時間や手間を大幅に短縮できます。タッチオンタイムなどの勤怠管理システムには、このように、従来のタイムカード式の勤怠管理にはない大きなメリットがあります。

外部サービス連携（API・CSV連携）