飲食店のシフト管理を効率化するには？よくある課題と解決方法を解説

飲食店のシフト管理の必要性

飲食店の安定した店舗運営と利益確保のために、適切なシフト管理が必要な理由を解説します。

オペレーションの質を左右する

飲食店において、時間帯ごとに適切な人数のスタッフ配置は、サービスの質を左右します。混雑時に人員が不足すると、料理の提供遅れや接客の質の低下を招き、顧客満足度が下がりかねません。適切なシフト管理によって過不足ない配置を行い、スムーズな店舗運営が実現すれば、リピーターの獲得や売上向上につながります。

人件費を最適化し利益を出す

人件費は飲食店経営の利益に関わる重要なコストの一部です。顧客数予測に基づいた無駄のないシフトを組めば、過剰な人員配置による人件費の膨らみを防げます。売上に見合った労働力の投入は、店舗の利益率を最大化するために不可欠です。無駄なコストを削減して経営の安定化を図るための基盤となります。

スタッフの定着率を高める

スタッフの希望を反映した公平なシフト作成は、職場への満足度を高め、離職防止に役立ちます。特定のスタッフに過度な負担が偏ったり、休みが取れなかったりすると、不満が溜まり早期離職が生じかねません。ライフスタイルに寄り添ったシフト管理を行えば、信頼関係が築かれ定着率の向上や採用コストの削減につながります。

飲食店特有のシフトの特徴

飲食店特有の複雑な勤務形態や課題について詳しくまとめます。

パート・アルバイト従業員中心の複雑な運営

飲食店は学生や主婦、フリーターなど、多様な雇用形態のパート従業員を中心に運営されるケースが大半です。「週3日、1日4時間」「土日のみ」「夕方以降」など、勤務希望や働ける時間帯がバラバラであるため、パズルのように組み合わせる必要があります。1か月分のシフト作成は、複雑で時間のかかる作業です。

曜日や時間帯による激しい繁閑

飲食店の顧客数は、平日と土日祝日、ランチタイムとディナータイムといった時間帯によって変動します。一律の時間固定シフトではなく、繁閑の波に合わせた柔軟な人員配置が必要です。忙しい時間帯には手厚く人員を配置し、アイドルタイムには最少人数で回すといった、細かなスケジュール調整が店舗運営の成功の鍵です。

人手不足と急な欠員への対応

人手不足に悩む飲食店では、シフトに余裕がありません。スタッフの急な体調不良や家庭の事情による突発的な欠員が発生した場合、穴埋めを誰がするのかという調整に店長は追われます。限られた人員の中で、他店舗からのヘルプ要請や出勤要請を迅速に行い、いかに店舗運営に穴を開けないようにするかが課題です。

法令や就業規則の遵守

シフト作成時には、労働基準法などの法令や、自社の就業規則を守る必要があります。1日8時間・週40時間の労働時間制限や、適切な休憩時間の付与、18歳未満の深夜労働禁止といったルールへの対応が必要です。これらを無視すると、違法労働となり企業の信頼を失いかねません。

飲食店でのおもなシフト管理方法

飲食店でよく用いられる、アナログとデジタルの2つの管理方法を比較します。

紙やExcelでのアナログ管理

多くの飲食店で根強く残っているのが、紙のシフト表やExcelを使ったアナログな管理方法です。スタッフから手書きのメモやSNSで提出された希望を、店長が手作業で転記してExcelなどで調整します。転記ミスの発生や変更内容の周知漏れが起きやすく、管理者の作業負担が大きい点がデメリットです。

システムでのデジタル管理

シフト管理システムや勤怠管理システムを用いたデジタル管理を利用している飲食店もあります。スタッフはスマートフォンから手軽に希望を提出でき、システムが自動で集計や重複チェックを行うため、シフト作成時間を削減可能です。インターネットを通じてシフトをリアルタイムで共有でき、業務を効率化できます。

※関連記事：勤怠管理システムのおすすめ26選｜導入メリットや選び方を解説

アナログなシフト管理のリスク

紙やExcelによる管理が店舗運営に及ぼすリスクについて解説します。

紙やExcelでの集計タイムラグ

アナログ管理では、シフト希望を手作業で集計するため、確定まで時間が必要です。希望変更や急な調整が反映されるまでにタイムラグが生じるため、店長が気付かないまま古いデータでシフトを組んでしまう場合もあります。リアルタイムに情報が更新されないため、二度手間や確認作業が発生する点が課題です。

連絡ミスによるシフトの穴

紙のシフト表や個別のやり取りに頼っていると、聞き間違いや転記漏れなどの連絡ミスが発生します。スタッフが「休みを伝えたはず」と思っている日に店長がシフトを入れてしまい、当日になって欠員が発覚するリスクが避けられません。他スタッフへの負担増やサービス品質の低下をもたらしてしまいます。

打刻実績とのズレ

予定していたシフトと、打刻実績が連動していない場合、そのズレを月末に手動でチェックしなければなりません。シフト時間より早く出勤して打刻していたり、勝手に残業していたりしても店長が把握しづらくなります。意図しない余分な人件費が発生したり、給与計算の際に1件ずつ手作業で確認する時間が発生したりします。

現場にパソコンがないことによる弊害

飲食店では、事務所にしかパソコンがなかったり、パソコン自体がなかったりする現場も珍しくありません。パソコンを使ったシフト確認や申請ができないため、操作への苦手意識がいつまでも解消されず、紙や口頭でのやり取りが残ります。店長が代行してデータ入力する羽目になり、店舗全体のデジタル化や効率化は進みません。

シフトと打刻を連携するメリット

シフトデータと日々の打刻実績を連動させることで得られるメリットを紹介します。

突き合わせ作業の時間を短縮できる

シフト管理と打刻システムを連携させれば、月末の給与計算や労働時間の集計作業に要する時間を短縮できます。予定されたシフトと実際の打刻データが自動的に突き合わせされるため、1枚ずつタイムカードを見ながらExcelに手入力するような作業は不要です。複雑な事務作業から解放され、本来のコア業務に集中できます。

予定と実績の連動で不正を防ぐ

予定されたシフト時間と打刻実績をシステム上で連動させれば、不正な打刻や意図しない労働を防止可能です。シフト開始の30分前に勝手に打刻して早出をしたり、シフト終了後も無駄に残業したりする行為は自動で検知されます。あらかじめ設定したルールに沿って適正な時間のみを計算できるため、不要な人件費の膨らみを抑えます。

労働時間をリアルタイムで把握できる

シフトと打刻が連携していると、スタッフの当月分の累積労働時間をリアルタイムで確認可能です。特定のスタッフが法定労働時間を超えそうになっていないか、扶養控除の範囲内を超えてしまいそうにないかを月の中で察知できます。手遅れになる前にシフトを調整して別の人員を配置するなどの手が打てるため、労務リスクを回避できます。

他店舗からのヘルプ調整を簡略化できる

複数店舗を運営している場合、他店舗からのヘルプ調整が簡単になります。ヘルプ先のシフト登録ができです。ヘルプ先の店舗での打刻データも自社のシステムに直接反映されるため、店舗をまたいだ勤怠集計の処理も可能です。

飲食店のシフト管理に求められる機能

現場の課題を解決するために、システム導入時に重視すべき機能を解説します。

シフト希望の回収機能

飲食店のシフト管理に必要なのが、スタッフからの希望回収機能です。スマートフォンから専用アプリやWeb画面を通じて、いつでもどこでも簡単にシフト希望を提出できる仕組みが求められます。店長が手書きの紙メモを集めたり、SNSのメッセージを1件ずつ確認して転記したりする手間がなくなるため、シフト作成を効率化できます。

予定と実績をつなぐ打刻連携機能

シフト管理の効果を最大化するには、確定したシフト表と日々の打刻実績を自動でつなぐ連携機能が不可欠です。あらかじめ登録されたシフト時間と、実際の出退勤の打刻データがシステム上で統合されることで、時間外労働の自動計算やシフトどおりに出勤しているかのチェックが容易になります。月末の給与計算にかかる手間も削減可能です。

操作に迷わない物理的な打刻方法

飲食店の現場ではITが苦手なスタッフも多く、パソコン自体がない場合もあります。そのため、機械に不慣れな高齢のパートや学生でも迷わず使える、ボタンを押すだけの物理的なタイムレコーダーが効果的です。タイムカードのようにガチャンと押す、あるいはICカードをかざすだけの直感的な操作感があれば、現場に混乱を与えずスムーズに導入できます。

複数店舗に対応するヘルプ機能

多店舗展開している飲食店では、店舗間でスタッフを貸し借りするヘルプ機能が欠かせません。ヘルプ先での勤務時間を自動的に集計・連動され、店舗ごとの人件費配分や給与計算がスムーズに行えます。シフト作成システムであれば、自店舗のシフトに穴が空いた際、他店舗の空き状況を確認してシステム上で簡単にヘルプ要請が出せる機能は便利です。

まとめ

飲食店のシフト管理や打刻管理をシステム化して効率化したいと思っても、「現場にパソコンがない」「ITリテラシーの低いスタッフが多く、操作に迷ってしまいそう」という点が一番のハードルになりがちです。

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